Вопрос 2. Общие правила составления и оформления документов.

Несмотря на различия в назначении и содержании документов, создаваемых в органах внутренних дел, их составление и оформление подчиняются некоторым общим требованиям (правилам), содержащимся в ГОСТах, других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой. Эти требования (правила) касаются содержания различных частей текстов документов, качества и формата бумаги, лент для пишущих машин и пр. В совокупности перечисленных и других требований можно выделить: юридические требования или требования правовой культуры; требования информационной культуры; требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов; требования технической эстетики.

Юридические требования, предъявляемые к документам органов внутренних дел. Их соблюдение обеспечивает юридическую силу документа, т.е. основанную на законе бесспорность, авторитетность, достоверность содержащихся в документе сведений, а, следовательно, обязательность документа для определенной категории лиц. Юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного должностного лица (органа) и строго соответствующий его компетенции. Так, постановление о наложении административного взыскания, вынесенное с учетом обстоятельств правонарушения, с соблюдением установленной законом формы, имеет юридическую силу при условии, что оно исходит от должностного лица, имеющего соответствующие административно-юрисдикционные полномочия для издания подобного рода документов. Кроме того, юридическая сила документа обеспечивается соблюдением установленного порядка его подготовки, принятия и утверждения. Несоблюдение этих правил ведет к признанию такого документа недействительным постановление о наложении административного взыскания, вынесенное административной комиссией, имеет юридическую силу лишь при условии, если оно принято простым большинством голосов членов комиссии, присутствовавших на заседании, и подписано председательствующим и секретарем.

Помимо правил, соблюдение которых обеспечивает юридическую силу документов (рассматриваемой группе следует отнести правила, обеспечивающие их правовую культуру. Они касаются, прежде всего, правильного, с юридической точки зрения, употребления в документах различных терминов. Не всегда правильно употребляются при составлении документов такие чисто юридические термины, как «доставление», «задержание», «арест», «обыск», «досмотр», «осмотр» и др. Каждый из этих терминов означает строго определенное законом административно-процессуальное или уголовно-процессуальное действие. Употребление этих терминов должно соответствовать юридическому характеру именно тех процессуальных действий, которые фиксируются (указываются) в документах. Следует признать ущербными, с точки зрения правовой культуры, документы, в которых употребляются такие выражения, как «карманные кражи», «квартирные кражи», «государственные кражи» и т.п.

Требование правовой культуры документов предполагает, что при их составлении в ряде случаев нужно ссылаться на акт, в соответствии с которым они составлены. Выполнение этого правила не только отражает уровень правовой культуры документа, но и обеспечивает на стадии его подготовки проверку соответствия составляемого документа закону (другим правовым актам), а на стадии исполнения документа формирует у исполнителя более ответственное отношение к выполнению содержавшихся в нем предложений.

Требования информационной культуры документов предполагают, что документ должен быть предельно кратким и информационно емким, т.е. при минимуме текста в документе должно содержаться максимум информации] Документ должен излагаться ясным, убедительным, понятным для адресата языком.

Выполнению этих требований служит применение при составлении документов документально-делового стиля, языка. Для документально-делового стиля характерен прямой порядок слов в предложениях (подлежащее предшествует сказуемому). Подлежащее должно стоять ближе к началу предложения, сказуемое − возможно ближе к подлежащему. Не рекомендуется построение фраз с применением большого числа сложноподчиненных предложений. Длинные сложные предложения заменяются несколькими простыми. Для этого стиля характерна замена местоимений существительными, сведение к минимуму личного момента.

Документально-деловой стиль не допускает употребления в документах метафор, эпитетов, характерных для художественно-беллетристических стилей, терминов и выражений, допускающих двусмысленное толкование информации.

Краткость документа достигается исключением из письменной речи слов, не несущих смысловой нагрузки. Так, деловой стиль характеризуется весьма широким употреблением отглагольных существительных (разъяснение, задержание, соревнование и т.п.), которое призвано сократить количество слов в предложениях. Однако их чрезмерное употребление с другими глаголами лишь засоряет письменную речь, удлиняет предложения, делая документы громоздкими и малоинформационными. Например, не следует писать: «произвести внедрение», «произвести задержание», «обращаться с просьбой», если можно написать: «внедрить», «задержать», «просить» и т.п.

Краткость и информационная емкость документов достигаются также применением устойчивых стандартизированных словесных оборотов, обладающих высокой информационной емкостью. В деятельности органов внутренних дел встречается большое количество однотипных ситуаций, для описания которых могут применяться одни и те же тексты (выражения). Использование устойчивых стандартизированных словесных оборотов при составлении служебных документов не является свидетельством недостаточности словарного запаса у составителя документа, проявлением бедности его языка. Этот прием экономит время разработчика документа, освобождая его от поиска терминов и построения грамматических конструкций. Кроме того, стандартизированные информационно емкие обороты быстрее и легче воспринимаются специалистами, которые знакомятся с документами, исполняют их.

Устойчивые словесные обороты, используемые для описания тех или иных событий, действий, складываются в процессе многолетней практики органов внутренних дел, в управленческой практике других органов. Поэтому используемые в настоящее время в органах внутренних дел некоторые словесные штампы содержат архаизмы и канцеляризмы, которые должны быть исключены из употребления в деловой речи.

К архаизмам относятся устаревшие слова и словосочетания (доверительный, безотлагательно, оповещаем, надлежит, доношу, по поводу Вашей просьбы и т.п.).

Канцеляризмы − архаичные, устойчивые, считаемые нерушимыми предложения, характеризующиеся неизменяемым порядком слов, характерными союзами, громоздкостью фраз. И по сей день можно встретить документы, начинающиеся словами: «Мы, ниже подписавшиеся, в лице..., сего числа составили акт...», и заканчивающиеся словосочетаниями типа: «о чем и составлен настоящий акт», «о чем и докладываю (доношу) рапортом» и т.п.

Канцеляризмы − не только пережитки канцелярской практики коллежских учреждений Петровских времен, дошедшие до нашего времени, они рождаются и в сегодняшней делопроизводственной, управленческой практике, придавая сухость, казенность, формализм, невыразительность деловой речи. Например: «Имеет место рост количества зарегистрированных преступлений», «Возрастающее значение наиболее эффективного использования в деле борьбы с преступностью имеющейся в наличии криминалистической техники» и т.п. Поэтому при составлении документов следует употреблять лишь те устойчивые, стандартизированные обороты (словосочетания), которые действительно обладают высокой информативностью и не делают язык документа бюрократическим, казенным.

Требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов. При составлении документов следует учитывать, что после изготовления они, как правило, регистрируются, отправляются, по месту их получения обрабатываются и проходят другие стадии документооборота. Время прохождения этих стадий, затраты усилий на изготовление и обработку документов во многом зависят от соблюдения определенных правил составителями документов. Они должны учитывать, что с составленными ими документами будут работать многие сотрудники (машинистка, секретарь, делопроизводитель и др.). Причем, каждому из них требуется различная информация, содержащаяся в документе. Так, секретарю органа внутренних дел, отправляющему документ, необходима информация о том, куда адресован документ, о чем он составлен, кто является его исполнителем. Секретарю органа, получившему документ, важно знать, какой поступил документ, его краткое содержание, чтобы правильно определить направление его дальнейшего движения. Руководителю органа внутренних дел необходимо знать наименование и характер вопросов, освещаемых в документе, от кого он поступил, и лишь непосредственному исполнителю требуется вся содержащаяся в документе информация.

Каждый документ содержит оперативную и статистическую информацию. Оперативная информация отражает содержание документа и помещается в его текстуальной части. Она адресована, прежде всего, конкретному должностному лицу − исполнителю документа. (Статистическая информация − сведения о наименовании документа, адресате, месте и времени его составления и другие сведения, адресованные, главным образом, работникам делопроизводственных подразделений. Эта информация сдержится в реквизитах документа. Правильное выполнение реквизитов способствует оперативному, с наименьшими затратами усилий изготовлению, оформлению и обработке документов.

В соответствии с Типовой инструкцией документы в зависимости от их назначения могут иметь следующие основные реквизиты: наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения; индекс, почтовый и телеграфный адреса, номер телефона организации; наименование и заголовок документа; дату, место издания; адресат; грифы согласования, утверждения, секретности и др.; удостоверение документа, отметку о приложении; отметку об исполнителе документа и др.

Указанные и другие реквизиты располагаются на бланке (на стандартном листе) в порядке, определяемом ГОСТами. Следует, меть в виду, что ни один документ не содержит полный набор реквизитов в зависимости от назначения каждый документ; несет тот или иной состав реквизитов

Для большинства документов характерны следующие реквизиты: наименование документа (приказ, акт, справка и т.п.). Единственным документом, не требующим этого реквизита, является служебное письмо. Отсутствие наименования свидетельствует, что данный документ является служебным письмом, столовок документа − краткое (в 1−2 строки) изложение держания документа («о недостатках в хранении материальных ценностей», «о поощрении сотрудников районного отдела внутренних дел» и т.п.). Заголовок выполняется ниже наименования документа в левой верхней части бланка (листа). Заголовок тексту должен иметь все документы формата А 4 (стандартный лист). Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы на формате А5 (148*210мм). Удостоверение документа включает в себя следующие реквизиты: подпись, грифы утверждения, согласования и печать. Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки.

Если документ выполняется на бланке, имеющим полное наименование организации или оно содержится в оттиске, штампе организации, проставленном на документе, то указывается лишь наименование должности без указания полного наименования организации.

Расшифровка подписи в распорядительных документах может содержать только инициал имени и фамилию лица, подписавшего документ.

В некоторых случаях требуется утверждение документа вышестоящим по отношению к сотруднику, подписавшему этот документ, должностным лицом. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа и должен состоять из слова «Утверждаю», наименования должности лица, утвердившего документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

При утверждении документа постановлением, решением или приказом гриф утверждения оформляется по следующей форме:

Утверждено

(название вида документа в творительном падеже)

Документы, требующие согласования, должны иметь соответствующий гриф, располагаемый ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования. Он состоит из слова «Согласовано», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Наиболее важные документы после подписания удостоверяются печатью. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Копии документов заверяют проставлением ниже реквизита «подпись» завершительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи и даты заверения.

Отметка об исполнителе документа производится на лицевой стороне в нижней части первого или на оборотной стороне последнего листа документа указанием фамилии, инициалов и номера служебного телефона сотрудника, составившего документ.

Требования технической эстетики предполагают изготовление документа с таким расчетом, чтобы он был удобен для обработки, изучения и последующего хранения).

Документы должны выполняться на стандартной светлой бумаге. Для их составления применяется бумага формата А4 (210*297 мм) или А5 (148*210 мм). Для составления крупномасштабных схем, таблиц и некоторых других документов допускается применение бумаги формата A3 (297*420 мм). Использование нестандартной бумаги затрудняет, а иногда и делает невозможным печатание, размножение документов. Выполнение документов на нестандартных листах усложняет их формирование (подшивку) в дела, работу с такими делами.

Расположение текстов и всех реквизитов документов, за исключением отметок о контроле, об исполнении документа, направлении его в дело и резолюции производится на площади листа, ограниченного полями (левое поле − 35 мм, правое − не менее 8 мм, верхнее − 20 мм).

Документы могут выполняться рукописным, машинописным, а также смешанным способами. В любом случае должен использоваться краситель (черный, синий, фиолетовый). Текст должен печататься через полтора интервала (на формате А5). Тексты, подготавливаемые к типографскому изданию, печатаются через два интервала.

Документы, направляемые в другие организации, как правило, должны оформляться на бланках. Бланки разрабатываются организациями в соответствии с требованиями ГОСТа 6.38-90.

Обычно в организациях имеется два вида бланков: для писем и общий бланк. Бланк для писем содержит по сравнению с общим бланком большее число реквизитов (почтовый, телеграфный адрес, ссылка на индекс входящего документа и др.). Кроме того, в органах внутренних дел применяются специальные бланки протоколов, постановлений, объяснений и др. Их использование облегчает составление и последующую работу с документами.

Помимо указанных и иных содержащихся в ГОСТах и других нормативных актах общих правил и рекомендаций по составлению документов, существуют специальные правила составления и оформления отдельных видов управленческой документации. Базируясь на общих требованиях, предъявляемых к любым документам, соответствуя единым (общим) правилам их составления и оформления, они более конкретно регламентируют перечень и порядок выполнения реквизитов, детализируют требования к текстам конкретных документов.

Сотрудники большинства служб органов внутренних дел наиболее часто составляют такие виды управленческих документов, как служебное письмо, акт, справка.