Обязательный пакет документов по кадрам

наименование документа	условия необходимости документа
должностные инструкции	если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах
положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы	обязательно, если работодателем проводится аттестация
график сменности	при наличии сменной работы
положение о коммерческой тайне	обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять
списки несовершеннолетних работников, инвалидов, женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком	если в компании работают эти категории сотрудников
договоры о полной материальной ответственности	в случаях установления полной материальной ответственности для работников
ученические договоры	при оформлении ученичества

Важным пунктом ведения документации по личному составу является обязанность доводить информацию распорядительного характера до работника. Подтверждением исполнения этого требования служит подпись работника об ознакомлении с содержанием документа. Собственноручная подпись делает ведение бумажного документооборота в кадровой службе обязательным.

Камнем преткновения нередко становится вопрос о месте нахождения оригиналов распорядительных документов по личному составу, являющихся основой действия кадровиков и бухгалтеров. Компромиссное решение - хранить оригиналы в службе делопроизводства, но следует помнить, что кадровая документация содержит персональные данные сотрудников и может быть закрыта на конфиденциальность.

Работа с персональными данными регламентирована Федеральным законом N 152-ФЗ "О персональных данных", Постановлением Правительства Российской Федерации N 687 от 15.09.2008 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", а на уровне организации – Положением о персональных данных (гл. 14 ТК РФ). От всех сотрудников организации, имеющих отношение к получению, обработке, хранению персональных данных, должны быть получены расписки о неразглашении, и лучше эти расписки подшить к Положению.

Санкина Л. Положение о защите персональных данных // Кадровик.ру. 2010, №8

Вопрос об обязательности получения от работника согласия на обработку его персональных данных для нужд кадрового и бухгалтерского учета однозначно не урегулирован. Конституция требует получения такого согласия гражданина, но ч. 2 ст. 6 Закона "О персональных данных" позволяет обойтись без него, если: "обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных". Если же речь идет о персональных данных кадидата на замещение вакансии, то получить согласие необходимо.