2.2 Порядок работы с документом и контроль его исполнения

Главным документом, обеспечивающими своевременное исполнение управленческих решений является график документооборота, с прописанными сроками исполнения по каждому документу. В подразделения направляются выдержки из общего графика документооборота по тем документам, которыми приходится оперировать сотрудникам. Под исполнением понимается осуществление управленческого решения, либо подготовка необходимых сведений. Исполнением может быть составление необходимого документа.

При установлении срока исполнения документов можно руководствоваться Перечнем типовых сроков исполнения документов, приведенным в составе «Государственной системы документационного обеспечения управления» (утв. Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33). Индивидуальные сроки устанавливаются и могут быть изменены только руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В практике делопроизводства по управленческим документам закрепились сроки в 1, 3, 5 и 10 дней.

Постановка на контроль - элемент регистрационной обработки: в графу о контроле регистратором вносится дата получения документа исполнителем, на самом документе в правом верхнем углу проставляется штамп с надписью «Контроль». Впоследствии итоги исполнения сообщаются в делопроизводственную службу. В журнале и на документе проставляется отметка об исполнении. Исполненный документ подлежит либо возврату (тогда на нем изначально должна быть проставлена отметка «подлежит возврату»), либо направляется на хранение (на документе проставляется индекс дела, в которое он должен быть подшит).

Анализ сроков исполнения документов позволяет оптимизировать управленческие процессы.

2.3 Работа с особой документацией

2.3.1 Конфиденциальные документы

В любой организации есть сведения, требующие защиты от несанкционированного доступа и огласки. Ценностью обладают результаты интеллектуального труда, коммерчески ценная идея, базы данных, и информация, защиту которой необходимо обеспечить в силу требований закона.

Конфиденциальные сведения (от лат. confidentia - доверие) - сведения, составляющие коммерческую, производственную тайну, не подлежащие широкому оглашению.

ценная информация (защищена информационным правом: авторское право, патентное право, смежные права)
открытая	ограниченного доступа (доступ регламентирован законом и иными правовыми актами)
	несекретная (конфиденциальная)			секретная (государственная тайна) Закон РФ N 5485-1 "О государственной тайне"
	служебного пользования локальные нормативные акты	персональные данные Федеральный закон N 152-ФЗ "О персональных данных"	коммерческая тайна Федеральный закон N 98-ФЗ "О коммерческой тайне"

Меры по обеспечению охраны конфиденциальной информации при организации документооборота

действия	примечание	результаты
утверждение Перечня конфиденциальных сведений	утверждается руководителем организации, целесообразно дробление массива конфиденциальных сведений с разрешением доступа разных сотрудников к разным секторам конфиденциальной информации	предупреждение непредумышленного разглашения сотрудниками информации, подлежащей защите; обеспечение привлечения к ответственности сотрудника, допустившего несанкционированное разглашение конфиденциальной информации
утверждение Перечня конфиденциальных документов и письменное ознакомление ответственных сотрудников	утверждается руководителем организации на основе Перечня конфиденциальных сведений
грифование документов	не допускается на конфиденциальной документации ставить гриф «Секретно» некорректно для обозначения конфиденциальности ставить гриф «Коммерческая тайна» гриф конфиденциальности может быть снят только руководителем организации	выделение конфиденциальных документов из общего документопотока маркировка уровня конфиденциальности обозначение периода конфиденциальности
определение порядка работы с конфиденциальными документами и включение соответствующих положений в должностные инструкции работников	закрепляется в инструкции по делопроизводству организации	снижение рисков утраты комплекса конфиденциальной информации

Конфиденциальные документы создаются на носителях, защищенных от изъятия информации (бумажные носители, в т.ч. черновые, прошиваются, опечатываются), хранятся отдельно от общего массива, строго контролируются на предмет перемещения – выдаются из хранилища исполнителю на время работы и подлежат возврату в конце рабочего дня, не допускается вынос конфиденциальных документов за пределы здания.

В системе КонсультантПлюс доступна систематизированная информация п

2. Кадровая документация

Специфика работы с документами по личному составу обусловлена высокой социальной значимостью их содержания. Как следствие – законодательная регламентация документирования информации, связанной с трудовой деятельностью работника, и, соответственно, проверка исполнения требований закона работодателем.

(См. Путеводитель по кадровым вопросам «проверки организации»)