-
Необходимые реквизиты
При оформлении документации применяются требования ГОСТ Р 6.30-2003, где поименованы 30 реквизитов документа. Шаблонный набор и размещение реквизитов, а также отметок для них составляют форму типового документа, при переносе шаблона на бумагу получаем бланк – заготовку для оформления текста документа.
Бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на такой вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на качественном уровне.
Особо выделяют бланки документов строгой отчетности - квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы или другие документы, приравненные к кассовым чекам. Бланки строгой отчетности, утвержденные Минфином, являются официальными государственными документами и распространяются на организации и индивидуальных предпринимателей, занимающихся соответствующими видами деятельности.
Унифицированные формы учетной документации, обязательные к использованию в делопроизводстве, доступны в системе КонсультантПлюс.
|
Реквизиты, необходимые для придания документу юридической силы |
|
|
Наименование организации |
Строго в соответствии с учредительными документами указывается:
|
|
Дата
|
Датой признается момент: подписания документа утверждения документа события, по поводу которого создан документ |
|
Подпись |
Проставляется после основного текста. В многостраничных документах (например, в договорах) подписи целесообразно проставлять внизу каждой страницы во избежание фальсификации текста.
Целесообразно издать инструкцию о порядке использования факсимиле подписи. Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ соглашением сторон (как отдельным, так и в составе договора) можно предусмотреть признание юридической силы за документом (копией документа), подписанным посредством проставления т.н. факсимильной или отсканированной подписи уполномоченного лица. Большинство документов рискованно заверять проставлением факсимиле. Какие документы можно подписывать, используя факсимиле // Главная книга", 2009, Специальный выпуск
В отдельных случаях подпись на документах может быть признана не обязательной: например, российское законодательство не требует заверять выставленные счета собственноручными подписями и печатью, но лучше не рисковать. Путеводитель по налогам. Энциклопедия спорных ситуаций по НДС (с. 428) Чем грозит отсутствие подписи поставщика в накладной // Главная книга", 2010, N 10 |
|
Гриф утверждения |
Выполняет удостоверяющие функции подписи |
|
Оттиск печати |
Заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Наслаивается на расшифровку должности, но не на саму подпись – иначе документ может быть признан недействительным. В ряде случаев печать не является обязательным реквизитом – например, при оформлении гражданско-правовых договоров (ст. 160 Ч.1. Гражданский кодекс Российской ФедерациИ) Судакова А. Л. Когда нужна печать на документах // Главная книга. 2010. N 9. |
|
Регистрационный номер |
Соответствует буквенно-цифровому обозначению, присвоенному документу при внесении в регистр. Доказывает существование документа, его направление или получение. |
Для первичной учетной документации вышеприведенный список дополняет
-
наименование хозяйственной операции;
-
измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.
Если в перечне унифицированных форм, обязательных к применению, нет необходимого документа, организации могут разрабатывать свои формы, с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003, Федерального закона N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (если речь идет об учетной документации), а также «Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» (при необходимости разработать БСО). Как правило, самостоятельно разрабатывают общий бланк и бланк письма (схемы бланков см. в ГОСТ Р 6.30-2003).
Образцы форм, бланков, разработанных и принятых к обороту в организации (альбом корпоративных форм документов), утверждают в составе «Инструкции по делопроизводству». Если речь идет о первичных учетных документах, разработанные формы следует сначала утвердить приложением к учетной политике.