Встречи, назначенные для г-жи г.Белая

Пятница 13 июня 2003 г.

08:30	Посещение Церкви Петра и Павла
10:00	Консультации с Главным менеджером фирмы «Октава» И.Шестеркиным Главный офис фирмы, комн. 13
12:40	Теннис-Клуб, «Отрада» (Частные аппартаменты) Прием представителей (0613) 483544
15:00	Компания “Прилив” 40 Зеленая (0613) 483413 Управитель: Г-н В. Рашпиль

Бронирование мест

Всегда проверяйте билеты, часы полетов, подробности относительно гостиниц и т.д. для того, чтобы гарантировать, что они именно такие, какие вам нужны. А если намечена заграничная поездка, всегда проверяйте срок действия паспорта Вашего начальника, визы, там где они необходимы, необходимы ли прививки каков курс обмена валюты и т.д.

Транспорт

Иногда нет возможности выбора транспортного средства. Факторы расстояния и времени могут решить, чем воспользуется Ваш начальник - поедет ли на машине, сядет ли в самолет или отправится поездом. Решающим фактором может оказаться цена билета.

Однако, если ценовая и организационная политика не являются решающими факторами, нужно принимать во внимание то, что обычно для бизнесмена время - деньги, и тратить время часто означает тратить деньги.

Поезд

Полезным является хорошо ознакомиться с существующими расписаниями поездов. В целях составления программы, Вы сможете также оценить ожидаемую продолжительность поездки.

Воздушный транспорт

Билеты можно забронировать либо непосредственно у самой авиакомпании, либо с помощью Вашего туристического агента. Обычно, Ваш туристический агент связан с системой видеоданных, называемой TRAVICOM осуществляя доступ к множеству меню, и они могут дать Вам немедленную информацию о часах полетов и о наличии билетов.

Так как они имеют прямую связь с бюро предварительной продажи билетов основных авиакомпаний, то могут сразу же забронировать места.

Кроме того, Вашему начальнику необходимо знать, прямой ли этот рейс или он должен делать пересадку по маршруту, таким образом, он будет знать, есть ли остановка в промежуточном аэропорту. Следует обеспечить, чтобы Ваш руководитель был в состоянии соблюсти все ограничения, накладываемые на допустимый вес багажа и, чтобы он знал, к какой билетной стойке ему следует подойти, чтобы зарегистрироваться.

Машина

Если Ваш начальник любит ездить на машине, убедитесь, что в предварительной программе предусмотрено много времени на дорогу, закуски и на другие перерывы.

Если поездка осуществляется заграницу, он может предпочесть в месте назначения взять машину напрокат, и если это так, то следует заранее узнать местные требования относительно типа водительских прав, оплаты и т.д.

Морской транспорт

Морское путешествие обычно длится относительно долго по сравнению с путешествиями другими видами транспорта, так что если Ваш руководитель не в состоянии воспользоваться никаким другим транспорт, чтобы добраться до такого отдаленного места назначения, то он вряд ли решится на этот вид поездки.

Во время пиковых периодов путешествий - Рождества, Пасхи, каникул, праздников и пр. - наверное, необходимо будет забронировать место на пароме заранее.

Бронирование мест

Когда бронируете номер в гостинице, необходимо принять во внимание предпочтения Вашего начальника - одиночный номер или номер-люкс, ванную или душ, телефон в номере и т. д.

Если гостиница делает бронь по телефону, она обычно будет требовать подтверждения. Это делается обычно письмом, телексом или факсом. Если есть время, для Вас было бы полезным запросить у гостиницы подтверждение Вашей брони в письменном виде. Если это так, следует убедиться, что начальник имеет копию Вашей брони в письменном виде.

Документы на поездку

Ваш контрольный список должен идентифицировать все документы, которые Ваш начальник постоянно должен брать с собой в поездки. Кроме этого, может потребоваться конкретная документация для данной поездки - визы или сертификаты; протоколы и другая документация, имеющая отношение к совещаниям. Может быть полезным поместить их все вместе в папку для документов, так чтобы держать их вместе.

В эту папку также должны войти экземпляры всех речей, которые он намерен произнести, а также и экземпляры собственной торговой литературы и т.д. Сюда должны войти и материалы, представляющие фирму, диапозитивы и пр., защищенные соответствующим образом от повреждений.

Полезным было бы добавить в эту папку разговорники, иностранные словари, справочники и карты, а также запас визитных карточек.

Паспорт

Следует убедиться, что вы оба (Вы и Ваш руководитель) записали себе в блокнот номер паспорта вместе с датой и местом его выдачи. Это ускорит процедуру в случае, если во время пребывания заграницей он потеряет свой паспорт или у него украдут.

Вам следует гарантировать, что в паспорте Вашего начальника нет никакой нежелательной информации, например, печати въезда в страны, находящиеся в состоянии войны со страной, куда он отправляется.

Виза

Виза указывает на то, что Ваш визит в конкретную страну одобрен властями этой страны.

При подаче заявления на визу следует предусмотреть дополнительное время. Так как на рассмотрение представляется и сам паспорт. Вот почему заявление на визу следует делать намного раньше самого визита.

Водительские права

Следует проверить, действительны ли водительские права Вашего начальника – некоторые страны требуют Международные водительские права. Следует также проверить. Необходимо ли специальное страхование в странах, где Ваш начальник будет водить машину, например, в Испании водители должны иметь поручительство (Bailbond).

Медицинские карточки и меры предосторожности

Некоторые страны, в основном вне Европы, требуют свидетельства о прививках против определенных видов болезней (холеры, желтой лихорадки).

Если необходим курс уколов или прививок, его следовало бы начать заранее, до начала поездки, чтобы было достаточно времени.

Страхование

Несомненно, следовало бы проверить, есть ли у Вашего начальника подходящая страховка от несчастных случаев. Заболевания, потери денег или имущества, автомобильной аварии и против опоздания по дороге или прекращения поездки.

Финансовые приготовления

Наверное, большая часть стоимости поездки будет оплачена предварительно – билеты на самолет, страховки и т.д.

Однако, Вашему начальнику следует принять решение относительно различного вида оплат во время поездки – как платить в ресторанах, гостиницах, в поездках и т.п.

Следует проверить ограничения на импорт/экспорт валюты и комиссионные за обмен различных видов валюты.

Следует хранить в определенном месте подробную информацию (опись) о стоимости и других деталях дорожных чеков. А также иметь номера серий и другие подробности по всем кредитным карточкам на случай их потери, так, чтобы можно было бы подать заявление на аннулирование их действия.

Окончательный контрольный список перед отъездом

Вам следует проверить, что имеет при себе Ваш начальник:

• экземпляр своей программы, в том числе все подробности относительно своих гостиниц, полетов и т.п..;

• список всех документов, которые он везет с собой. Вместе с номерами для наведения справок, где это необходимо (паспорт, дорожные чеки и т.д.).

• узнайте, как обращаться с его бумагами, пока он отсутствует, и при каких обстоятельствах он хотел бы, чтобы Вы связались с ним;

• проверьте, имеет ли он при себе свою программу со всеми подробностями относительно гостиниц, полетов; его билеты; паспорт/визы; водительские права; иностранную валюту, дорожные чеки в случае необходимости; всякие личные бумаги; номера его документов для наведения справок в случае необходимости; карты, справочники и т.д.; его багаж – как личный, так и фирмы.

Часовые зоны

Рассмотрите карту, на которой показаны часовые зоны в мире в 12 часов дня по Гринвичу. Вы увидите, что те страны, которые находятся на востоке от Великобритании, опережают ее по времени. Те страны, которые находятся на запад от Великобритании, отстают от нее по времени.

Приложение

к инстр. и соц. вопросам и ВКСПО

от 15.02 30 № 30

штамп организации

"__" ________ 199__г.

№ __________

Печать

Командировочное удостоверение № _______________________

Выдано

фамилия, имя, отчество и должность

наименование органа, выдающего удостоверение

командированному в

пункты назначения, наименование

организации

Приказ № __________ от "____" _______________________ 199 __ г.

Срок коман. "____" дней

цель командировки

Действительно по предъявлении паспорта сер. №

Основание: Приказ (распоряжение)

от "____" _________________________ 199 __ г. №

Подпись руководителя

ОТМЕТКИ О ВЫБЫТИИ В КОМАНДИРОВКУ, ПРИБЫТИЯ В ПУНКТЫ НАЗНАЧЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ИЗ НИХ:

Выбыл из Прибыл в

"___" __________________ 199 __ г. "___" __________________ 199 __ г.

печать Подпись печать Подпись

Прибыл в Прибыл в

"___" __________________ 199 __ г. "___" __________________ 199 __ г.

печать Подпись печать Подпись

Выбыл из Выбыл из

"___" __________________ 199 __ г. "___" __________________ 199 __ г.

печать Подпись печать Подпись

На командировку выдан аванс

Руб.

"___" __________________ 199 __ г. Подпись

Отметки по возвращению из командировки

Командировка продлена с ______ по _______ 199 __ г. Подпись

прибывшего из командировки

Приступил к работе "___" _________________ 100 __ г. Табельщик

ПРИМЕЧАНИЕ: При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них.

продолжение ПРИЛОЖЕНИЯ

Задание по командировке

Содержание

Задание выдал ____________________ Задание принял

подпись подпись

Отчет о выполнении задания по командировке

Подпись командируемого

Задание принял нач. отдела

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Тов.

к командировочному удостоверению № ___________

от "___" ___________________ 199 __ г.

№№ п/п	Кому и за что и по какому документу уплачено	Предварит. расчет	Сумма по документам	Дебет счета
	Стоимость ж-дор. билетов
	Стоимость проезда иными средствами, согласно документам
	Суточные за время командир.
	Квартирные (искл. время пути)
	Оплата за работы при выполнении задания
	Почтово-телеграф. и телефон. расходы
	Прочие расходы
	Итого
	Страховой сбор исключен
	Всего

Подпись командированного

Расчет проверил бухгалтер

Получено в кассе с другими

Подлежит ______________________________ возврату ________________________

к получению

Отчет утверждаю в сумме

подпись

Руководитель Главный бухгалтер