Выполнение и оформление лабораторной работы

1. Отчет о работе содержит анализ специфики проводимых совещаний фирмы (используются результаты лабораторных работ 1,2,3).

2. Приводится комплект документации на планируемое совещание: повестка совещания, извещение, протокол.

3. Выводы по работе содержат ответ на вопрос: "Что способствует эффективному проведению совещания?"

Лабораторная работа №5 «Организация поездок руководителя»

Цель работы: Приобрести навыки анализа целей поездок руководителя, составления планов поездок и необходимых документов.

Введение к работе

Поездки

Лицо, осуществляющее подготовку к поездке, это секретарь, и обычно он это делает от имени своего начальника. Однако, следуете помнить, что можно было бы также попросить других людей выполнить эту функцию: туристического агента или отдел перевозок в рамках Вашей организации.

Для того, чтобы Ваш начальник приехал вовремя на совещание и имел бы с собой все необходимые, Вам следует сделать следующее:

• подготовить с Вашим начальником - обсудить планы и задачи;

• составить предварительную программу;

• убедиться, что есть человек, который будет в состоянии выполнять

работу Вашего начальника, пока он отсутствует.

Планирование поездок Вашего начальника

Обсуждение, проведенное с Вашим начальником, позволит Вам узнать точно:

• цель визита,

• сколько времени его не будет,

• куда он собирается ехать,

• какие брони Вам нужно будет сделать от его имени,

• в каких бумагах, в какой информации и др. он будет нуждаться - либо до поездки, либо во время поездки.

Независимо от типа Вашего начальника, если он регулярно ездит, неплохо было бы подготовить контрольный список, чтобы Вы могли отмечать галочкой отдельные элементы списка и гарантировать, что ничего из списка не пропущено.

Предварительные программы

Предварительные программы -это документ, который набрасывает план визита. В него входят:

• время (день, дата, отправление, прибытие, длительность поездки и т.п.),

• способ передвижения (на машине, паром, поездом и т.п.),

• все встречи,

• подробности относительно брони,

• места,

• отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (эта информация должна быть настолько подробной, насколько это возможно, с названиями, адресами, телефонными номерами и, если необходимо, с любой персональной информацией о тех лицах, которые могли бы оказаться полезными).

В зависимости от Вашего дела и размера компании, иногда Вам придется составить несколько экземпляров предварительной программы:

• один (или больше) для использования Вашим начальством во время его поездки,

• один для партнера (чтобы было известно, как установить связь с Вашим начальством в случае крайней необходимости),

• один для Вас лично, так чтобы Вы знали его передвижение и как осуществить связью с ним,

• директор или другие коллеги могли бы быть признательными, имея краткую программу, указывающую на время, место, телефонные номера и пр.

• При подготовке программы Вы начали бы с фиксированных или, так называемых, “критических” событий. Это события, время и место проведения которых уже назначены и в зависимости от которых следует планировать остальной график.

• Идеи, которые могли бы помочь Вам при подготовке предварительной

программы:

• Используйте 24 часовую систему отсчета, чтобы избежать неопределенности в обозначениях: до обеда или после обеда.

• Убедитесь, что время по Гринвичу и местное время правильно употреблены в соответствующих местах.

• Убедитесь в том, что Вы оставили дополнительный запас времени на часы пик, какие бывают на Рождество или на Пасхе.

• Дайте все подробности относительно броней на номера в гостиницах.

• Убедитесь, что точно определили все назначенные встречи, приводя подробности типа где, когда и с кем.

• Обеспечите список лиц и компаний, полезных для Вашего начальника (или для Вас лично), с которыми он может установить связь в случае какого-либо непредвиденного обстоятельства ( Британский консул и пр.).

• Оставьте некоторое свободное время в графике работы, чтобы предусмотреть отдых, опоздание транспорта. Это может оказаться особенно важным, если Ваш начальник нуждается в адаптации к различным климатическим условиям, или если он страдает от переутомления.

• Полезным для Вашего шефа было бы знать, совпадает ли во времени его поездка с какими- ни будь местными фестивалями, праздниками, днями, когда рано закрываются все магазины и объекты. Его могло бы расстроить то, что рестораны, магазины и пр. окажутся закрытыми из-за какого-нибудь местного праздника, или если в этот день банк не работает.

• Полезным было бы установить, подают ли еду во время поездки (в самолете, в поезде и т.д.), а если нет, то тогда, наверное, следует предусмотреть дополнительный промежуток времени в месте назначения, который позволил бы ему найти ресторан и поесть.

Примерная предварительная программа могла бы выглядеть следующим образом: