Выполнение работы и оформление отчета

1. Отчет должен содержать анализ организационной схемы предприятия (по результатам работы №1) с описанием специфики работы секретаря фирмы-легенды

2. Приводится разработанный план работы секретаря на один рабочий день (одна страница записной книжки секретаря на день).

3. Выводы по работе содержат ответы на вопрос: "Благодаря чему достигается повышение эффективности работы секретаря?"

Лабораторная работа №4 «Организация и проведение совещаний»

Цель работы: приобрести навыки в планировании совещаний и подготовке необходимой документации.

Введение к лабораторной работе

Секретарь играет большую роль в проведении и подготовке совещания.

К официальным совещаниям относятся:

• Совещания Совета Директоров, на которых присутствуют Председатель и Директора компании.

• Совещания акционеров, которыми руководит Председатель.

К неофициальным совещаниям относятся:

• Рабочие комиссии.

• Совещания групп

• Клубы и общества имеют организационные комитеты, которые обычно встречаются регулярно для того, чтобы распределять функции мужу своими членами. Такой комитет, состоящий из председателя, секретаря, кассира, служащих, выбирается членами клуба или общества на Общем годовом собрании.

Председатель (или ответственное лицо).

Председатель занимает свое место для того, чтобы гарантировать; что совещание соблюдает порядок, объявленный в повестке дня и, что комиссия придает к принятию решения, не теряя лишнего времени. Хотя и возможно, чтобы председатель имел решающий голос в процессе принятия решения, во время обсуждений он должен остаться беспристрастным и гарантировать выслушивание всех точек зрения, имеющих отношение к делу.

Председателю необходимо соблюдать определенные процедуры: например, он должен разрешать дискуссию, если не поставлен вопрос на обсуждение. Каждый, кто хочет высказаться на совещании, обращается к Председателю за разрешением - и, если Председатель вмешивается, этот человек должен сразу же перестать говорить.

Секретарь

Секретарь отвечает за извещение о проведении совещания, за извещение о повестке дня и за копии протокола предыдущего совещания. Секретарь отвечает за бронирование зала для совещания, за приготовление легкой закуски, если это необходимо, за подготовку опознавательных карточек для членов комиссии (если имеет смысл), за распечатку повестки дня для председателя и за подготовку присутственного журнала.

В его обязанности входит обеспечение надлежащей подготовки зала (есть записные книжки, запасные карандаши и др.); что на двери вывешана табличка, указывающая на то, что идет совещание; что во время совещания телефонные звонки переносятся в другое место, если только Председатель не дал какие-либо оперативные инструкции

Секретарь записывает принятые решения и имена людей, принимающих в них участие. Председателю следует предоставить черновой набросок с двойной разрядкой как можно быстрее, чтобы он проверил, нет ли ничего пропущенного.

После окончания совещания все это будет переписано полностью в протокол, и функция секретаря - разослать его всем членам Комиссии.

Секретарь должен обеспечить, чтобы после собрания зал остался в хорошем состоянии, чтобы табличка с двери была снята и что зал освобожден для следующего совещания.

Советы секретарю

На официальном совещании секретарь обычно сидит справа от председателя. Он должен обеспечить наличие бумаги для записей в случае проведения голосования.

Для совещаний держите при себе специальную записную книжку для стенографической записи - ставьте дату и определяйте линией каждое совещание.

Если необходимо срочно вызвать кого-нибудь из присутствующих на совещании, Вам следует написать краткую записку на листке бумаги и оставить ее перед членом комитета, к которому она относится - это позволит ему потихоньку выйти, не мешая остальным.

Повестка дня

Пункты в повестке дня идут в следующем порядке.

• Извинения за отсутствие.

• Протокол последнего совещания.

• Вопросы, вытекающие из протокола.

• Переписка (где это имеет место).

• Доклады подкомиссий (где это имеет место).

• Другие специфические вопросы, требующие обсуждения.

• Разное.

• Дата, час и место очередного совещания.

Примерная повестка дня