Примерный рабочий план секретаря на день.

50. Начало рабочего дня,

проверка рабочих мест в офисе

10. Устранение недостатков:

• протереть пыль

• полить цветы

• собрать разбросанную бумагу

• убрать и вымыть посуду

40. Привести в порядок рабочее место руководителя.

50. Сварить кофе.

55. Встретить руководителя.

10. Предоставить список неотложных дел

(встречи, совещания, приемы и т.д.).

30. Получить от руководителя надлежащие инструкции

(о назначении встреч, звонков, о совершении покупок.)

50. Сделать ряд звонков, ответить на письма,

осуществить регистрацию входящей и выходящей

корреспонденции с последующим занесением ее в журнал (Приложение 1).

1. Собрать и подать документы на ознакомление

и подпись.

30. Подготовить конференц-зал к совещанию.

40. Собрать сотрудников в конференц-зале и раздать им

тезисы о результатах работы за истекший период.

45. Сообщить руководителю о начале совещания и

предоставить список основных вопросов.

50. Подготовить документацию для поставщиков.

20. Подготовить кабинет руководителя к приему

поставщиков:

• распланировать места для приглашенных членов;

• разложить чистые листы бумаги;

• положить карандаш или ручку в верхней части бумаги;

• расположить прохладительные напитки и стаканы в центре стола на бумажных салфетках;

• место слева от руководителя должно быть предназначено почетному гостю, справа – юристу.

55. Заказать обед для руководителя.

13. Обед.

10. Пригласить юриста.

15. Встретить и проводить поставщиков в кабинет.

руководителя

20. Прием посетителей, осуществить запись на прием к

руководителю.

20. Составить список деловых встреч на следующий

день (образцы – Приложения 2,3,4)

30. Привести в порядок кабинет руководителя.

45. Привести в порядок свое рабочее место

18. Конец рабочего дня

_

Методические указания по использованию Microsoft Outlook

Загрузить Microsoft Outlook возможно несколькими путями.

1.Путь

• Нажмите кнопку ПУСК в левом нижнем углу.

• Выберите пункт меню ПРОГРАММЫ.

• П ередвиньте указатель мыши на открывшуюся справа меню и выберите из него надпись Microsoft Outlook

2.Путь

На экране рабочего стола Вы можете видеть Панель Microsoft Office по правому краю вашего монитора или сверху в виде полосы состоящей из значков. Найдите значок «ЧАСЫ» и кликните по нему мышкой (значок используемый в 1-ом пункте):

После загрузки Outlook Вам необходимо выбрать КАЛЕНДАРЬ. Далее Вы увидите на экране календарь.

1. Теперь выберите день, на который Вы будете создавать расписание начальника, т.е. планировать события. Например, 23 Февраля 2003г.

Для этого Вам следует при помощи мыши найти месяц, год и день планирования (пользуйтесь стрелками прокрутки для нахождения месяца, дня и года).

2. После того как Вы нашли месяц и год необходимо выбрать день, для этого нажмите мышкой по нужному числу и в поле находящемся по левому краю от календаря появиться вверху выбранное вами ЧИСЛО и ДЕНЬ, и временной интервал в 1 час разделенный по 30 мин.

3. Теперь для планирования событий вашего начальника нужно выбрать время, с которого он начнет работать (начало рабочего дня), и какое событие по расписанию он должен выполнить (первым!).Для этого щелкните мышкой по нужному интервалу времени два раза.(например 8-00 начало рабочего дня и первое событие (поздравление друга с днем рождения в 8-30, причем, оповестить секретаря за 1 час до события (далее мы рассмотрим, каким образом можем выполнить оповещения Вас (например звуковым сигналом)).

4. В открывшемся окне Вы можете видеть закладки – это закладки: ВСТРЕЧА и ПЛАНИРОВШИК СОБРАНИЯ.

Закладка ВСТРЕЧА – здесь создается какое-либо событие или встреча.

Например, Событие – нужно отметить день рождения Начальника или ВСТРЕЧА – банкет в актовом зале.

Закладка ПЛАНИРОВАНИЕ СОБРАНИЯ – позволяет быстро организовать собрание с участием нескольких лиц. При выборе времени и места проведения собрания и определения списка участников планировщик показывает расписание каждого участника. Таким образом, Вы увидите, кто из них свободен в это время. Средство «Автовыбор» позволит быстро найти, если кто-либо из приглашенных членов находиться в другом часовом поясе. Для этого устанавливается второй часовой пояс (для сравнения с своим) в просмотре календаря по днем.

Определив время проведения собрания рассылайте приглашения, естественно, приглашения должны быть созданы в редакторе создания приглашений в том же Microsoft Outlook. Для этого выберите КАЛЕНДАРЬ из списка главного меню и запросите создание ПРИГЛАШЕНИЯ затем в появившемся меню заполните его и отошлите (отослать имеет смысл при наличии Интернета).

Чтобы оповестить начальника о предстоящей встречи или событии за некоторое время до его свершения Вам необходимо выбрать из окна ,где заполняются Данные о встречи или событие выбрать или точнее пометить ОПОВЕЩЕНИЕ и затем нажатием мыши по кнопке с значком “динамика” выбрать мелодию в формате *.WAV для оповещения Вас конкретно или Вашего начальника в частности о предстоящей встречи.