МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

______________________

ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

А.В.Печерский, Г.М.Тростянский

Организация секретарского обслуживания

Методические указания

к выполнению лабораторных работ

ПЕНЗА 2003

ISBN 5-85572-133-7

О

Методические указания к выполнению лабораторных работ по учебному курсу «Основы секретарского обслуживания» предназначены для студентов специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

В ходе выполнения лабораторных заданий студенты приобретают необходимые практические навыки высококвалифицированного секретарского обслуживания по следующим видам работ: использование структурных схем предприятия в секретарской практике, работа секретаря по приему новых сотрудников, планирование работ секретаря, подготовка и проведение совещаний, организация поездок руководителя, обеспечение безопасных условий труда секретаря. Эффективный лабораторный практикум предусматривает его проведение в компьютерном классе с использованием Internet и приложений Microsoft Office бригадами студентов из 2-3 человек.

Методические указания также рекомендуются слушателям учебного центра ОЭС (Объединенный Экзаменационный Совет Великобритании), аккредитованного при кафедре «Информационное обеспечение управления и производства» (ИнОУП) пензенского государственного университета при изучении курса «Управление офисом».

Ил. 1 , табл. 2 , библиогр. 3 назв.

С о с т а в и т е л и: Печерский А.В., Тростянский Г.М. – доценты кафедры ИнОУП Пензенского государственного университета

Р е ц е н з е н т А.И.Савин, начальник Управления государственной службы и контроля Правительства Пензенской области

Лабораторная работа №1 «Организационные схемы» 4

Общие сведения 4

Выполнение и оформление лабораторной работы 5

Лабораторная работа №2 «Работа секретаря по приему новых сотрудников фирмы». 6

Методическое введение к работе 6

Выполнение работы и оформление отчета 9

Лабораторная работа №3 «Планирование работ секретаря» 10

Введение: 10

Методические указания по использованию Microsoft Outlook 13

Выполнение работы и оформление отчета 15

Лабораторная работа №4 «Организация и проведение совещаний» 16

Введение к лабораторной работе 16

Выполнение и оформление лабораторной работы 19

Лабораторная работа №5 «Организация поездок руководителя» 20

Введение к работе 20

Выполнение лабораторной работы и оформление отчета 28

Лабораторная работа №6 « Охрана труда в секретарской практике» 29

Вводная часть 29

Выполнение работы и оформление отчета 33

Литература 33

Лабораторная работа №1 «Организационные схемы»

Цель работы: Приобрести навыки составления и применения организационных схем в секретарской практике.

Общие сведения

1. Описание организации.

Любая организация состоит из законченных подразделений, связанных между собой функциями подчиненности.

Существует несколько видов схем организации. Наибольшее распространение получила, так называемая, вертикальная схема. Вертикальная схема является более наглядной и позволяет получить образное представление о структуре организации.

Преимущества организационных схем:

• наглядность представления структуры организации;

• наглядность распределения полномочий;

• возможность привязки организационной схемы к деятельности служб: финансовой, кадровой, производственной, транспортной, документационной, управленческой и др.

Так, например, организационные схемы незаменимы при планировании и реорганизации фирмы. В кадровой службе организационные схемы используют при введении новых сотрудников в должность. В плановых подразделениях схемы позволяют наглядно учитывать и анализировать эффективность работы подразделений. В кадровых службах организационные схемы используют для анализа и организации документопотоков.

Недостатки:

• излишняя детализация структуры при ее описании в схеме делает ее громоздкой и труднообозримой; при этом возможно неверное толкование полномочий и структурных связей;

• организационные схемы, как документы, представленные на бумажном или ином подобном носителе информации, трудно поддаются оперативной корректировке; в отношении таких схем говорят, что они консервативны и, в некотором смысле, тормозят оперативное управление фирмой;

• «жесткое» предписание полномочий, представленное на организационной схеме сковывает инициативу сотрудников по выполнению смежных работ.

Недостатки организационных схем, присущие тем, что графически изображены на бумажном носителе, во многом устраняются в случае, когда схемы представлены в электронном виде. Организационная схема как электронный документ оперативно может быть изменена руководителем. Она быстро доступна сотрудникам фирмы с использованием сетевых технологий обмена информации.

Разработка электронного варианта организационной схемы входит в задание данной лабораторной работы.

Властные полномочия в структурной схеме уменьшаются сверху в низ. В полном объеме они находятся у владельцев акции, либо у государства (правительства). В структуре органов государственного управления, например, полномочия восходят по вертикали власти к Президенту.

Рабочий предприятия имеет полномочия делать изделия в соответствии с требованиями качества и нормативами времени.

Главные обязанности руководителя:

1. инструктирование своих подчиненных;

2. обеспечение контроля над исполнением поручений;

3. обучение персонала;

4. поддержание отношений между людьми в организации (в коллективе поддержание морально-психологического климата).