Вычисляемые поля

С любыми полями таблицы можно выполнять вычисления и сделать вычисляемое выражение новым полем в наборе записей, при этом можно использовать любые из встроенных функций Access. Кроме того, поля запроса могут содержать данные, получаемые с помощью арифметических операций над полями таблицы. Например, ЦенаТовара*Количество.

Вычисляемое поле может содержать вызовы встроенных функций Access и следующие операторы:

+  – складывает два арифметических выражения.

-   – вычитает из первого арифметического выражения второе.

*  – перемножает два арифметических выражения.

/   – делит первое арифметическое выражение на второе.

\  – округляет два арифметических выражения до целых значений и  делит первое на второе.  Результат округляется до целого.

^ – возводит первое арифметическое выражение в степень, задаваемую вторым арифметическим выражением.

MOD – округляет оба арифметических выражения до целых значений, делит первое на второе и  возвращает остаток.

& – создает текстовую строку как результат присоединения второй строки к концу первой. Если один из операндов является числом, то оно автоматически преобразуется в строку символов.

На рис. 6 показан пример вычисляемого поля для таблицы тАттестат. Вычисляемое поле Среднее выводит средний балл по трем предметам: Русский, Математика, Физика.

Рис. 6. Запрос на основе таблицы тАттестат с вычисляемым полем Среднее

Итоговые запросы

Для вычисления итоговых значений надо нажать кнопку Групповые операции(), чтобы в бланке QBE появилась строка Групповые операции. Access использует установку Группировка в строке Групповая операция для любого поля, занесенного в бланк запроса. Теперь записи по каждому полю группируются, но итог не подводится. Если выполнить запрос сейчас, вы получите набор записей, включающий по одной строке для каждого уникального значения поля запроса – но без итогов. Для получения итогов замените установку Группировка в строке Групповая операция на конкретные итоговые функции.

Access предоставляет девять функций, обеспечивающих выполнение групповых операций. Вы можете задать нужную вам функцию, введя ее имя с клавиатуры в строке Групповая операция бланка запроса или выбрав ее в раскрывающемся списке.

Итоговые функции Access:

Sum – вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе.

Avg – вычисляет среднее арифметическое всех значений данного поля в каждой группе.

Min – возвращает наименьшее значение, найденное в этом поле внутри каждой группы.

Max – возвращает наибольшее значение, найденное в этом поле внутри каждой группы.

Count  – возвращает число записей, в которых значения данного поля отличны от Null.

StDev – стандартное отклонение всех значений данного поля в каждой группе.

Var –вычисляет дисперсию значений данного поля в каждой группе.

First – возвращает первое значение этого поля в группе.

Last – возвращает последнее значение этого поля в группе.

Модификация данных с помощью запросов на изменение.

В режиме конструктора в меню Запрос присутствуют команды для четырех типов запросов на изменение: Создание таблицы, Обновление, Добавление, Удаление. Однако прежде чем приступить к созданию и выполнению запроса на изменение записей в базе данных, создайте запрос на выборку с условием отбора, позволяющим найти все подлежащие обновлению записи. После того, как Access выберет нужные записи, можно преобразовать запрос на выборку в запрос на обновление или в другой запрос на изменение.

Запрос на Создание таблицы используется для сохранения извлекаемых с помощью запроса на выборку данных в новой таблице.

Запрос на Обновление используется для замены в отобранных записях существующих данных.

С помощью запроса на Добавление можно скопировать выбранные записи и вставить их в другую таблицу. Кроме того, запрос на добавление можно использовать для перенесения данных из другого источника в свою базу данных (например, списка фамилий и адресов из списка рассылки фирмы), чтобы затем отредактировать полученные данные и вставить их в существующую таблицу. Запрос на добавление, подобно запросу на создание таблицы, позволяет собрать вычисленные итоговые данные и сохранить их в определенной таблице. Одно из преимуществ запроса на добавление состоит в том, что вы имеете возможность полностью определить поля и задать их свойства перед вставкой данных в конечную таблицу. Недостатком этого типа запросов является большая вероятность ошибок, поскольку добавляемые данные могут не соответствовать типам полей, определенным в конечной таблице, или нарушить уникальность первичного ключа.

Перед выполнением запроса на Удаление необходимо проверить его работу как запроса на выборку. Это необходимо для того, чтобы убедиться в том, что удаляются нужные записи.

Формы

Формы предназначены для ввода, редактирования и просмотра табличных данных на экране в удобном виде.

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Microsoft Access. Формы могут применяться для  различных целей:

• Вывод и редактирование данных. Формы обеспечивают вывод на экран данных в необходимом представлении. С их помощью значительно упрощается внесение изменений, добавление и удаление данных из базы. В форме можно сделать доступными только для чтения все данные или некоторую их часть, автоматически выбирать информацию из других связанных таблиц и помещать ее в форму, вычислять выводимые в форме значения, скрывать или, наоборот, выводить некоторые данные в зависимости от значений других полей записи  либо от выбранных пользователем параметров.

• Управление ходом выполнения приложения. Чтобы автоматизировать вывод определенных данных или выполнение некоторой последовательности действий, создаются формы для работы с макросами или процедурами Visual Basic для приложений. Для запуска макросов или процедур VBA обычно используются элементы управления, называемые командными кнопками. С помощью макросов и процедур можно открывать другие формы, выполнять запросы или команды меню, фильтровать выводимые на экран данные, устанавливать значения в записях и формах, выводить меню на экран, печатать отчеты и выполнять ряд других действий. Можно так спроектировать форму, чтобы макросы или функции Visual Basic для приложений запускались в ответ на определенные события – например, открытие формы, активизацию определенного элемента управления или изменение данных в форме.

• Ввод данных. Формы, предназначенные только для ввода в базу новых данных или значений, помогающих автоматизировать выполнение приложения.

• Вывод сообщений. Формы могут предоставлять вспомогательную информацию о работе приложения или о выполняемых действиях. С помощью макрокоманды Сообщение или функции MsgBox Visual Basic для приложений можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках.

• Печать информации. Несмотря на то, что для печати информации чаще всего используются отчеты, можно распечатать информацию, содержащуюся в форме. Поскольку для вывода формы на экран можно определить один набор параметров, а для печати – другой, форма может играть двойственную роль. Например, можно задать два заголовка и два примечания для формы – одну пару (заголовок и примечание) для ввода заказа, а другую – для печати  счета по заказу

Отчеты

Отчеты являются выходными документами, предназначенными для вывода на принтер.

Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими  средствами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными  преимуществами:

1. Предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

2. Могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для  презентаций и других документов, которые могут понадобиться  для успешного ведения бизнеса.

Макросы используются для автоматизации различных процедур обработки данных, являются программами, состоящими из макрокоманд высокого уровня. Макропрограммирование в Access не требует знания языка VisualBasic. Имеющийся в Access набор из около 60 макрокоманд обеспечивает практически любые действия, необходимые для решения задач.

Модули являются программами на языке, которые служат для реализации нестандартных процедур обработки данных.

Страницы доступа к данным – это WEB- страницы, обеспечивающие функциональность стандартных форм и отчетов Access: ввод, редактирование и представление данных.

Все данные БД Microsoft Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением MDB.

Задание 1. Ознакомиться с учебной базой данных компании «Борей»

Технология

1. Загрузить Microsoft Access 2003.

2. В меню Справка выбрать пункт «Примеры баз данных…», далее – «Учебная база данных «Борей».

5. Закрыть главную кнопочную форму.

6. Просмотреть данные каждой таблицы, открыв их.

7. Просмотреть структуру каждой таблицы в режиме конструктора. Обратить внимание на типы и свойства полей.

8. Открыть таблицу «Клиенты». Выполнить следующие операции:

- определить количество записей в таблице;

- просмотреть 45-ую запись, введя ее номер в окно номеров записей

- рассортировать таблицу по должностям. Для этого установить указатель мыши на заголовок столбца и щелкнуть правой кнопкой мыши. Столбец будет выделен и появится контекстное меню. Выбрать в контекстном меню пункт «Сортировка по возрастанию».

- скрыть столбец «Обращаться к», выделив его и выполнив команду ФОРМАТ/ Скрыть. Отобразить скрытый столбец;

- выделить первые два столбца и закрепите их, выполнив команду ФОРМАТ/Закрепить. Прокрутить таблицу по горизонтали. Отменить закрепление;

- применить фильтр для выделения строк с клиентами в г. Лондон. Для этого выделить в любой строке поле со значением «Лондон» и вызвать контекстное меню. Выбрать пункт «Фильтр по выделенному». Отменить фильтр, щелкнув в контекстном меню по пункту «Удалить фильтр»;

- изменить вид сетки таблицы, используя соответствующую кнопку инструментальной панели «Таблица», если такой кнопки нет, то ее необходимо ввести.

9. Просмотреть запросы и их структуру

- открыть запрос на выборку товаров с ценой выше средней;

- переключить запрос в режим конструктора и просмотреть структуру запроса.

10. Просмотреть формы:

- «Сотрудники», вкладки «Служебные данные», «Личные данные»;

- «Товары»;

- «Типы»;

11. Просмотреть форму «Сотрудники» в режиме конструктора.

12. Просмотреть отчеты:

- «Каталог»;

- «Продажи по типам»;

- «Суммы продаж по годам»;

- «Счет»;

«Продажи по сотрудникам и странам», введя дату начала: 01.01.1995 и дату окончания: 31.12.1995

13. Просмотреть отчет «Каталог» в режиме конструктора.