Лекция VIII Тема: Делегирование полномочий и контроль в системе управления

Вопросы:

1. Процесс делегирования.

2. Преимущества делегирования.

3. Причины недостаточного делегирования.

4. Сущность контроля и его виды.

5. Формы реализации контроля.

I. Процесс делегирования. Делегирование – это процесс наделения полномочиями и обязанностями других членов организации через всю последовательность ее уровней. Отправной точкой при делегировании является определение цели делегирования, круга делегируемых задач и полномочий, т.е. руководитель всегда должен выбирать, что делегировать, а что - нет.

В первую очередь делегированию подлежат такие задания, как: – рутинная работа; – узкоспециализированная деятельность (которую сотрудники при наличии определенной квалификации могут выполнить самостоятельно); – подготовительная работа (сбор информации, предварительные расчеты и т.д.).

Руководителю следует в каждом конкретном случае анализировать любое из предстоящих дел с точки зрения возможности делегирования.

Не следует делегировать такие функции руководителя, как постановка целей; окончательное решение по стратегическим вопросам; контроль результатов; мероприятия по мотивации сотрудников; задачи особой важности; задачи высокой степени риска; необычные, исключительные дела; актуальные, срочные дела, не оставляющие времени для объяснений или перепроверки; конфиденциальные задачи.

Поиск и выбор делегата. При делегировании поручение или перепоручение задачи следует соотносить с возможностями и способностями, а также загруженностью подчиненных в решающие промежутки времени. После уточнения круга задач, подлежащих делегированию, необходимо рассмотреть кандидатуры потенциальных исполнителей, которые: 1) имеют достаточный уровень профессиональных знаний и навыков для выполнения задания; 2) проявляют интерес к этой области деятельности или уже обращались с просьбой о подобной работе; 3) располагают временем для того, чтобы работать над подобным заданием. Не рекомендуется делегировать задание сотруднику, который уже работает над другим важным проектом. Немаловажное значение имеет также стаж работы сотрудника в организации.

Поиск исполнителя следует начинать с нижнего уровня организации, двигаясь снизу вверх. Обычно лучше давать цельное задание одному человеку, чем разбивать его на несколько частей. Это устраняет замешательство, позволяет находить оптимальные решения, стимулирует инициативу в решении проблем.

Перед выбором делегата руководитель должен внимательно ознакомиться с кругом имеющихся обязанностей руководителя, чтобы избежать дополнительного делегирования тех задач, функций и полномочий, которые подчиненные должны выполнять в силу своих должностных полномочий.

Чтобы постоянно росла компетенция сотрудников, а работа мотивировала как таковая, следует делегировать сотрудникам дела, выполнение которых может закрепить имеющиеся навыки и открыть в них новые способности.

Если среди персонала подразделения или отдела нет сотрудников с подходящими навыками или их ресурсы истощены, то поиск следует продолжить вне своей группы, среди коллег, в других отделах. Если необходимо, то можно использовать ресурсы вне организации.