2.4 Задание для деловой игры «Подготовка и проведение

служебного совещания»

Цель деловой игры – усвоение этических норм деловых коммуникаций и формирование навыков подготовки и проведения служебных совещаний.

Задание

Работая в группах из пяти-семи человек, необходимо подготовить и провести служебное совещание, соблюдая этические нормы деловых коммуникаций и правила служебного этикета.

Группа самостоятельно определяет вид служебного совещания по целевой направленности (инструктивное, оперативное, проблемное совещание), а также состав вопросов, выносимых на обсуждение, используя Примерный перечень тем служебных совещаний.

В процессе подготовки и проведения деловой игры следует использовать бланки документов, приведенных в приложениях 3-9.

По завершении работы необходимо провести самооценку и оценить работу других рабочих групп в соответствии с критериями, представленными в листах оценки (самооценки), определить тип управления служебным совещанием и его соответствие вопросам, решаемым в ходе совещания (Приложения 10-12).

Примерный перечень тем служебных совещаний

1. О разработке и внедрении системы менеджмента качества.

2. О выведении на рынок нового продукта.

3. О диверсификации деятельности предприятия.

4. О необходимости внедрения и освоения новой технологии.

5. О необходимости производства нового продукта.

6. О повышении производительности труда.

7. О подготовке к аудиторской проверке.

8. О подготовке к празднованию юбилея организации.

9. О привлечении инвесторов.

10. О расширении сети предприятий розничной торговли.

11. О создании нового структурного подразделения.

12. О ходе выполнения запланированных мероприятий.

13. Об итогах работы предприятия за отчетный период.

14. Об участии в выставке (ярмарке).

15. Инициативная тема.

Состав пакета документов служебного совещания (бланки)

1) повестка дня служебного совещания (Приложение 3);

2) список участников служебного совещания (Приложение 4);

3) текст объявления (и/или извещения) о проведении служебного совещания (Приложение 5 и 6);

4) примерный регламент проведения служебного совещания (Приложение 7);

5) доклад или информационное сообщение организатора служебного совещания;

6) информационно-справочные материалы по вопросам повестки дня служебного совещания;

7) проект решения служебного совещания (Приложение 8);

8) протокол служебного совещания (Приложение 9);

9) лист оценки (самооценки) участия рабочей группы в деловой игре (Приложение 10);

10) лист оценки докладчика (Приложение 11);

11) лист оценки организатора совещания (Приложение 12).

Последовательность проведения деловой игры

Деловая игра состоит из четырех этапов и рассчитана на два часа аудиторных занятий (1,5 астрономического часа) и шесть часов самостоятельной внеаудиторной работы студентов.

Самостоятельная работа предполагает подготовку к участию в деловой игре, освоение теоретических основ подготовки и проведения служебных совещаний, усвоение этических аспектов и этикетных форм участия в служебных совещаниях, изучение формы и содержания документов, возникающих на каждом из этапов деловой игры.

Описание основных этапов деловой игры

На первом этапе (продолжительность – 10 минут) преподаватель информирует студентов о цели и задачах деловой игры. Участники (студенты) разделяются на рабочие группы, определяют круг вопросов для обсуждения на служебном совещании и распределяют между собой роли в рабочей группе, например:

• руководитель организации (директор, генеральный директор);

• заместители руководителя;

• начальники структурных подразделений;

• председатель и секретарь совещания;

• выступающие и др.

Для обсуждения на служебном совещании рекомендуется не более трех вопросов.

Результат первого этапа деловой игры:

• распределение участников по рабочим группам и по ролям,

• принятие решения о проведении служебного совещания,

• перечень вопросов для обсуждения на служебном совещании.

Во время второго этапа деловой игры (20 минут) реализуется подготовительный этап служебного совещания, началом которого является признание целесообразности проведения служебного совещания. Как только решение о проведении служебного совещания принять, необходима его тщательная подготовка. Подготовку служебного совещания следует строить так, чтобы наилучшим образом была решена основная задача, ради которой оно проводится. Подготовка к проведению служебного совещания в рабочих группах во время деловой игры включает следующие действия:

• формирование и оформление повестки дня,

• определение задач совещания, его продолжительности, даты и времени начала (объявление, извещение);

• определение состава участников (список участников), их оповещение;

• определение примерного регламента работы,

• подготовка доклада и проекта решения,

• предварительная подготовка участников и помещения.

Бланки документов, образующихся в процессе подготовки служебного совещания, приведены в Приложениях 3-9.

Результат второго этапа деловой игры:

• повестка дня служебного совещания (Приложение 3);

• список участников служебного совещания (Приложение 4);

• текст объявления (и/или телефонограммы) о проведении служебного совещания (Приложения 5, 6);

• примерный регламент проведения служебного совещания (Приложение 7);

• доклад (информационное сообщение организатора служебного совещания);

• информационно-справочные материалы по вопросам повестки дня служебного совещания;

• проект решения служебного совещания (Приложение 8);

Третий этап деловой игры (продолжительность – 45-50 минут) включает актуализируемый и итоговый этапы служебного совещания. Задачи рабочих групп на данном этапе:

• проведение служебного совещания с использованием пакета документов, подготовленных на предыдущем этапе,

• протоколирование хода служебного совещания,

• анализ результатов служебного совещания и

• разработка механизмов реализации принятых решений .

Участники деловой игры в своих рабочих группах выполняют следующие действия:

• выборы председателя (ведущего) служебного совещания;

• ведение протокола служебного совещания (Приложение 9);

• утверждение регламента служебного совещания;

• выступление/заслушивание докладчика и содокладчиков (если существует необходимость в их сообщениях к докладу);

• обсуждение доклада в выступлениях сотрудников организации (участников рабочей группы);

• принятие решения по обсуждаемой проблеме на основе голосования;

• анализ результатов служебного совещания;

• разработка механизмов реализации принятых решений;

• доведение принятых решений до исполнителей.

Для анализа результатов служебного совещания и подведения итогов после совещания участникам рабочих групп необходимо ответить на следующие вопросы.

1. Был ли правильно подобран состав участников делового совещания?

2. Правильно ли участники совещания расположились в пространстве относительно друг друга?

3. Были ли заинтересованы участники в предмете обсуждения?

4. Возникали ли по ходу совещания спонтанные, плохо управляемые стратегии решения проблем?

5. Возникли  ли у участников совещания противоречия между индивидуальными и групповыми целями?

6. Была ли дискуссия конструктивной или она шла хаотично, беспредметно, некорректно?

7. Возникали ли между участниками совещания противоречия, конфликты, если да, то что послужило поводом, причиной?

8. Время было потрачено на поиск причин и виновных или на поиск конструктивных решений?

Служебные совещания проводятся рабочими группами поочередно. Другие участники деловой игры в это время выступают экспертами. Они наблюдают за действиями участников служебного совещания и заполняют оценочные листы (Приложения 10-12). Продолжительность проведения служебного совещания каждой рабочей группой составляет 15-20 минут при участии в деловой игре трех рабочих групп¹.

Результат третьего этапа деловой игры:

• протокол служебного совещания (Приложение 9);

• заполненные оценочные листы (Приложения 10-12).

В ходе четвертого этапа деловой игры (продолжительность – 10-15 минут) участники вместе с преподавателем подводят итоги деловой игры, анализируют и оценивают результаты проделанной работы.

Форма подведения итогов, критерии оценки

Результаты работы групп оцениваются преподавателем – руководителем игры комплексно и включают:

1. Оценку и сравнение этических профилей служебных совещаний, проведенных рабочими группами, принимающими участие в деловой игре, на основе критериев, представленных в оценочной форме «Лист оценки (самооценки) участия рабочей группы в деловой игре» (Приложение 10);

2. Оценку и сравнение этических профилей докладчиков (в каждой рабочей группе) на основе критериев, представленных в оценочной форме «Лист оценки докладчика» (Приложение 11);

3. Оценку и сравнение этических профилей организаторов совещания (в каждой рабочей группе) на основе критериев, представленных в оценочной форме «Лист оценки организатора служебного совещания (Приложение 12);

4. Оценку пакета документов (совокупность заполненных бланки документов для деловой игры «Подготовка и проведение служебного совещания» (Приложения 3-9)).