3.3 Процесс разработки отчетов
Отчеты, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.
Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты.
Переходим на закладку «Создание» и запускаем Мастер отчетов
На первом шаге мастера необходимо выбрать поля для отображения в отчете.
На втором шаге можно определить параметры группировки, о которой говорилось выше. Правая часть окна мастера представляет собой упрощенный макет отчета, который наглядно показывает принцип группировки. Поле, значения которого будут сгруппированы, надо выбрать из левого списка.
На третьем шаге выбирают поля, по которым будет проведена сортировка данных.
На четвертом шаге планируется общий вид отчета. Здесь вид окна мастера зависит от того, как была определена операция группировки. В зависимости от этого программа предлагает набор макетов отчета.
Пятый шаг мастера позволяет определить стиль отчета.
На шестом шаге указывается имя отчета.
Отчет имеет ряд недостатков, таких как: одни поля занимают слишком много места, а другие поля не умещаются; отчет занимает больше одной страницы и др.
Эти недостатки можно исправить с помощью конструктора отчетов.
Конструктор отчетов напоминает конструктор форм, в нем также можно изменять размеры, форму и положение элементов. Можно переместить элементы так, чтобы они не выходили за пределы одного листа и занимали место соответственно содержимому, менять цвета , переименовывать поля и т.д.
Я создала три отчета: «Общий балл поступивших», «Поступившие», «Результаты экзаменов».
Для создания отчета «Общий балл поступивших» я запустила мастер отчетов.
На первом шаге мастера выбрала из Запроса: «Общий балл поступивших» поля Фамилия и Общий балл.
На втором шаге добавила уровень группировки Общий балл.
На третьем шаге выбирала порядок сортировки по фамилии и оставила по возрастанию.
На четвертом шаге выбирала макет ступенчатый, ориентация книжная.
На пятом шаге выбирала стиль Бумажный.
На шестом задала имя отчета: «Общий балл поступивших.
Отчет доработала с помощью Конструктора.
Для создания отчета Поступившие я запустила мастер отчетов.
На первом шаге мастера выбрала из Запроса: Поступившие поля Код потока, Фамилия, Специальность и Средний балл аттестата.
Выбираем вид представления данных – Специальности.
На втором шаге добавила уровень группировки Код потока..
На третьем шаге выбирала порядок сортировки по фамилии и оставила по возрастанию.
На четвертом шаге выбирала макет ступенчатый, ориентация книжная.
На пятом шаге выбирала стиль Начальная.
На шестом задала имя отчета: Поступившие.
Отчет доработала с помощью Конструктора.
Для создания отчета «Результаты экзаменов» я запустила мастер отчетов.
На первом шаге мастера выбрала из Таблицы: «Абитуриенты» поля Код потока и Фамилия; из Таблицы: «Результаты экзаменов» поля Русский язык, Алгебра и Геометрия.
На втором шаге добавила уровень группировки Код потока.
На третьем шаге выбирала порядок сортировки по фамилии и оставила по возрастанию.
На четвертом шаге выбирала макет ступенчатый, ориентация книжная.
На пятом шаге выбирала стиль Официальная.
На шестом задала имя отчета: «Результаты экзаменов».
Отчет доработала с помощью Конструктора.