Создание итогового отчета Продажи

В отчете Продажи должен выводиться перечень всех заказов в указанном диапазоне дат с итоговой суммой (рис. 9).

1. Создайте запрос с параметрами на базе таблиц Заказы и Клиенты ‑ рис. 6.

2. В условие отбора поля ДатаЗаказа впишите:

Between [Начальная дата] And [Конечная дата]

Такой запрос отберет заказы в указанном диапазоне дат. Сохраните запрос с именем ДляОтчетаПродажи и проверьте его работу.

Рис.6. Отбор полей для отчета Продажи.

Создайте отчет Продажи на базе запроса ДляОтчетаПродажи ‑ рис. 7.

Рис. 7. Отчет Продажи в режиме Конструктора.

Сделаем дальнейшие усовершенствования отчета Продажи (рис.8):

1. Значения полей [Начальная дата] и [Конечная дата] выбираются в отчет не из таблиц базы данных, а передаются из запроса при вводе соответствующих параметров. Поэтому необходимо создать свободные поля вручную с использованием элемента Поле Панели элементов.

2. В свойство Данные (вкладка Данные) этих полей впишите соответственно имена параметров: Начальная дата и Конечная дата.

3. Пронумеруйте страницы отчета. Для этого из меню Вставка выберите пункт Номера страниц... В появившемся окне выберите значения Страница N из М, Нижний колонтитул и выравнивание По правому краю. Соответствующие поля вставятся в отчет, как показано на рис. 8.

Рис. 8. Доработка отчета Продажи

В область данных и верхний колонтитул внесите все необходимые поля, как показано на рис.8.

Для вывода накопленной суммы в области примечания отчета создадим свободное поле. В свойство Данные этого поля необходимо записать формулу для расчета итогового значения суммы. Общую сумму можно рассчитать с помощью встроенной функции Sum(). Таким образом необходимо в строке Данные вкладки Данные свойства созданного поля вызвать построитель выражения, выбрать категорию Функции – Встроенные функции, среди которых найти функцию Sum(), в качестве аргумента этой функции необходимо использовать поле Общая сумма из отчета Продажи.

Надпись для этого поля измените на Итого:.

Сохраните отчет и просмотрите его (рис. 9).

Рис.9. Отчет Продажи в режиме просмотра.

Создание отчета Продажи: группировка

Помимо простого вывода всех данных на экран и печать, отчеты позволяют группировать записи по значению одного или нескольких полей. Внутри группы записи можно сортировать, добавлять заголовок и примечание. Пример группировки заказа по дате приведен на рис. 11.

Группировка записей в отчете устанавливается в специальном окне, которое можно вывести двумя способами: нажать кнопкуна Панели инструментов или в меню Вид выбрать пункт Сортировка и группировка.

Скопируйте отчет Продажи в отчет с именем ПродажиГруппировка. В режиме Конструктора откройте окно Сортировка и группировка (рис.10).

Рис.10. Установка группировки по полю ДатаЗаказа.

В окне Сортировка и Группировка из списка выберите поле ДатаЗаказа и укажите порядок сортировки. В параметре Заголовок группы укажите Да (т.е. заголовок группы будет выводиться на экран и печать).

В появившемся разделе Заголовок группы ‘ДатаЗаказа’ разместите надпись Дата заказа.

Сохраните отчет и проверьте его работу. Он должен выглядеть подобно рис.11.

Рис.11 Просмотр отчета с группировкой по дате