Первичные документы

по

назначению

по времени

составления

по объему

информации

по месту

составления

по

структуре

распорядительные

оправдательные

бухгалтерского

оформления

комбинированные

первичные

сводные

разовые

накопительные

внутренние

внешние

табличные

анкетные

комбинированные

Рисунок 1. Группировка первичных документов

К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (начисление заработной платы, отгрузка продукции).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежные поручения, счета, чеки).

Документы, по которым хозяйственные операции совершены, поступают в бухгалтерию, где подвергаются трём видам проверки:

1. формальная проверка – проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены реквизиты.

2. Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

3. Арифметическая проверка – проверка правильности подсчета данных документа.

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом.

На предприятии должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков.

Ответственность за своевременное составление документов, правильность их оформления, достоверность содержащейся в них информации несут составившие и подписавшие их лица.

Проверенные данные и принятые бухгалтером документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают их расценку (таксировку), контировку (разметку), группировку (объединение данных по определенным признакам). Расценка документов означает расставление в них денежных измерителей. Контировка заключается в расставлении корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции. Затем данные записываются в аналитических и синтетических счетах, и использованные документы сдают в архив. 1 год документы хранятся в текущем архиве, а потом сдаются в постоянный архив.

Изъятие персональных документов разрешается только органам дознания. Предварительного следствия, прокуратуры, судам и налоговым органам. На основании их постановлений в соответствии с действующим законом РФ. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается лично руководителю или главному бухгалтеру.