Практическое задание № 8 Разработайте и опишите план презентации продукта или проекта и информационной презентации, которая вероятно могла бы быть сделана Вами

III. Мозговой штурм в решении управленческих задач

В 1953 году бывший капитан Алекс Осборн выпускает книгу «Управляемое воображение». С нее- началась популяризация мозгового штурма в Америке, а затем и в других странах.

Принцип мозгового штурма - собрать вместе несколько оригинально мыслящих людей, поставить перед ними актуальную проблему и побудить их к высказыванию как можно большего количества вероятных решений, сколь бы неожиданными и даже вздорными они ни казались. Все выдвинутые предложения фиксируются без какой бы то ни было их оценки. Критики принимаются за дело на втором этапе — сортируют предложения по степени их выполнимости и ожидаемой эффективности, отбрасывают непригодные и отмечают перспективные. Затем наступает очередь реализаторов, которые намечают конкретные практические шаги для выполнения выбранного решения. Проблема далеко не всегда бывает  глобальной. Технология мозгового штурма уместна, даже если цена вопроса  поначалу кажется небольшой. Специалисты считают, что проведение мозгового штурма можно считать успешным, если удалось сформулировать пять-шесть достаточно реалистичных предложений, которые впоследствии могут послужить основой для практического решения проблемы.

Формирование команд

Очень продуктивным является привлечение к мозговому штурму специалистов разного профиля, так как решения часто лежат на стыке смежных и даже весьма отдаленных отраслей. Важно создать раскованную и доброжелательную атмосферу для проведения штурма — если участники относятся друг к другу с недоверием и опаской, продуктивности от них ждать не приходится. Это требование нелегко выполнить, если в процедуре участвуют коллеги разного звания. В таком случае рекомендуется первым дать высказаться младшим (по возрасту и по должности), дабы потом на них не давил авторитет старших товарищей. Эффективность возрастает при разнополом составе участников, когда женская интуиция дополняет мужской прагматизм.

Желательно, чтобы процедурой руководил председатель, который поощряет высказывающихся, а в случае необходимости прерывает излишние словоизвержения.

Правила организации мозговой атаки

1. Брейнстормингом лучше заниматься в отдельном помещении, например в  переговорной комнате. Чтобы все участники чувствовали себя равноправными,  их нужно рассадить за "круглым столом".

2. Чтобы достичь максимального погружения в процесс генерации идей, во  время мозгового штурма стоит отключить мобильные телефоны, запретить кому  бы то ни было беспокоить участников.

3. Принцип 3В: внимание, включенность и выразительность. Полное погружение в работу "здесь и сейчас".

4. Каждый из участников должен высказаться как минимум один, два, три и более раза (определяется вначале как условие), т.е. по одному разу на каждом этапе (круге) штурма. Если идеи у него иссякли  он передает слово по кругу.

5. Не разъясняйте Ваши мысли и не защищайте их

6. Не обсуждайте идеи других и не критикуйте их

7. Мозговой штурм - это работа в режиме нон-стоп. Паузы между  высказываниями не должны быть дольше 30 секунд.

8. Комментарии ведущего ( "это свежая идея", "очень интересное  предложение") стимулируют рождение новых идей у следующих участников.

9. Все без исключения идеи надо тут же записывать - на доску или лист  бумаги. Если откладывать это, можно потерять до 40 - 50% информации. Визуализация экономит память, концентрирует внимание на объекте, организует мышление и мобилизует его на раскрытие связей и связывание разрозненных мыслей в единую концепцию.

10. Не допускаются суждения о тупиковости и неразрешимости данной ситуации. Пытайтесь убедить себя в том, что положительное решение задачи, проблемы существует, и что оно чрезвычайно важно для Вас.

11. Допускаются и приветствуются дополнения в развитие ранее высказанных идей.

12. Если проблема не поддается решению в целом, то попробуйте расчленить ее на составные части и поразмыслить над каждой из них в отдельности.

13. Ищите и используйте аналогии, они помогают найти ответ.

14. Хорошо поставленный проблемный вопрос равносилен идее. Он помогает взглянуть на проблему иначе, выйти из "цикла", изменить масштаб, размерность, угол зрения и т.п.

15. Используйте прием "от обратного". К каждому тезису подберите антитезис, чтобы прийти к синтезу более общей идеи.

16. Ищите примеры, сходные с Вашей ситуацией, в других областях знаний и деятельности.

Порядок работы

1. Постановка конкретной задачи, которую предварительно надлежит сформулировать максимально четко и определенно.

2. Определение регламента. Обычно полтора-два часа.

3. Генерация идей (прямая мозговая атака). Участники группы разбиваются на несколько команд (по 5-6 человек в каждой). Ведущий информирует участников о правилах этого этапа. Самые лучшие - это сумасшедшие идеи. Нужно выдвинуть как можно больше идей и зафиксировать все. Время этого этапа - 30 минут. Обычно первые 10-15 минут - это стадия "раскачки", во время которой звучат достаточно банальные предложения. Наиболее продуктивно проходят последние минуты этапа генерации идей.

4. Анализ идей (обратная мозговая атака). Самая лучшая идея - та, которую ты рассматриваешь сейчас. Анализируй ее так, как будто других идей нет вообще. Указанное правило подразумевает предельно внимательное отношение к каждой идее. Хотя критика уже не возбраняется, но она не должна быть огульной. Необходимо найти рациональное зерно в каждой идее. Это означает, что нужно сосредоточиться на поиске конструктива в любой идее. Отбрасывать идеи нельзя. Время - тоже 30 минут.

5. Поиск возможностей для реализации. Самые хорошие идеи так и останутся идеями, если не будут продуманы шаги по их внедрению. Каждая идея должна быть помечена такими значками: + + - очень хорошая, оригинальная идея; + - неплохая идея; 0 - не удалось найти конструктива; НР - невозможно реализовать; ТР - трудно реализовать; РР - реально реализовать. Время этого этапа - 20 минут.

6. Завершение. Представители групп делают сообщения об итогах своей работы. Они рассказывают о тех идеях, которые получили либо два "плюса", либо значок "РР", либо оба эти значка. Опыт показывает, что практически всегда находятся такие идеи, которые раньше никому из участников в голову не приходили. Результаты, полученные в процессе работы, "выстраданные" участниками, имеют для них большое значение. Поэтому представляется целесообразным после завершения "мозгового штурма" поручить кому-либо из своеобразной комиссии, составленной из представителей всех групп, оформить самые лучшие идеи на специальном стенде или представить их в виде рекомендаций, которые можно было бы раздать каждому участнику. Плоды "мозгового штурма" важно "материализовать" в самое короткое время и сообщить о результатах участникам команды.

ПРАВИЛА СОБЕСЕДОВАНИЯ

Никакой полиграф никогда не сможет стать таким же красноречивым, как личная беседа. Единственный недостаток - субъективизм. Но, в конце концов, себе и подбираете людей. Так что никто не оспаривает важность вашего личного впечатления и мнения. Как относиться к человеку - это ваше личное дело, но вот доверять только себе и никому больше - небезопасно. Составить же мнение, основываясь только на собственной интуиции, почти невозможно с точки зрения психологии - оно будет одной сплошной ошибкой или несколькими сразу.

Формы проведения собеседования

. Структурированное - когда существует сценарий на каждую должность, каждому из кандидатов задаются одни и те же вопросы по списку и схема проведения интервью никак не меняется.

Мотивационное - направлено на то, чтобы выяснить, зачем человек выбрал данную вакансию, насколько он заинтересован в занятии должности

Стрессовое интервью - когда работодатель или его представитель руководствуются в оценке кандидата "альпинистским" принципом - конечно, не беря с собой в горы, но считая, что самый лучший способ узнать человека - поставить его в экстремальную ситуацию. Для этого практикуются неожиданные и совершенно непрогнозируемые вопросы и проводится наблюдение, как человек на них реагирует и как выходит из ситуации.

Поведенческое интервью, или, на профессиональном языке, интервью на основе компетенции. Это целевое собеседование, направленное на выявление конкретных качеств, необходимых для профессионального выполнения должностных обязанностей - компетенций. Вопросы в таком интервью задаются особым образом. Они не предполагают прямого ответа, а дают возможность получить информацию опосредованно.

Наиболее частые ошибки собеседования

"Проекция" - приписывание оцениваемому собственных чувств и мыслей (хорошо, если хороших);

"Эхо" - перенесение успеха кандидата в какой-либо сфере деятельности на другую профессиональную сферу, в которой он еще не имеет опыта работы;

"Атрибуция" - подсознательное приписывание кандидату характеристик, подмеченных у другого человека (напомнила, например, ваша манера улыбаться одного закадычного врага);

"По контрасту" - определение качеств собеседника на основе сравнения его с предыдущими кандидатами (по принципу "лучшее из худших");

"Закон первого впечатления" - это когда сначала по одежке, а потом - по уму и т.д.

Личные амбиции интервьюера. Именно ими может воспользоваться предприимчивый кандидат на вакансию, сыграв с вами в вашу игру и выиграв у вас же. Работодатели очень любят говорить о своей компании, об ее успехах и перспективах, в своих мечтаниях уносясь в заоблачные дали. Все, что требуется в этом случае от кандидата на вакансию, чтобы произвести хорошее впечатление, - сидеть и внимать, особо талантливые могут даже поддакивать.

Секреты профессионального собеседования

Четко продумать структуру собеседования. Это необходимо, чтобы "придерживаться регламента" и не позволять себе лирических отступлений. Во-вторых, так будет легче сравнить разных кандидатов на одну должность: намного удобнее оценивать людей в одной и той же системе мер, а не вводить систему перевода качеств, как, например: опыт работы равняется двум высшим образованиям или коммуникабельность может заменить недостаток компетенции и т.п. Планом интервью чаще всего служит анкета или резюме претендента на вакансию, и интервьюер детально беседует с кандидатом по каждому из пунктов.

Второй нюанс - соблюдение объективности оценки, что является самым сложным в личной беседе: разговаривая с человеком, все равно оцениваешь его, исходя из своего, субъективного, опыта, взглядов и представлений. Выход из этой безвыходной ситуации может быть найден в форме многоуровневого интервью. Если человека будут оценивать несколько руководителей, с которыми ему придется впоследствии работать, или несколько кадровых консультантов, то оценка будет более полной и объемной. То есть прибегнуть к мнению другого будет не лишним в любом случае - хотя бы, чтобы убедиться в правомерности сделанных выводов. В кадровом агентстве кандидат в среднем проходит три-четыре интервью: сначала с человеком беседует менеджер по приему соискателей, затем - интервьюер и профессиональный психолог, затем проводится заключительное собеседование и организуется встреча с работодателем или линейным руководителем того кандидата, который прошел все предварительные ступени отбора.

Порядок проведения интервью

Первая часть посвящается установке межличностного контакта и взаимопонимания. Задайте не относящиеся к делу вопросы, просто проявите внимание к собеседнику - спросите, как человек себя чувствует, как у него дела... По евростандарту можно предложить чашку кофе или чая. Сюда же относится решение этикета деловой коммуникации - как, например, организация пространства общения - вплоть до дизайна помещения.

Все требуемые сведения можно типизировать. В основном вопросы касаются выявления профессиональных знаний, деловых качеств и психотипа кандидата на вакансию. Существует несколько типовых блоков вопросов, которые так или иначе должны быть заданы в ходе интервью: 1. "Расскажите о себе"; 2. "Что является, на ваш взгляд, вашими положительными/отрицательными качествами?" (при этом оценивается самокритичность и самооценка человека); 3. "Какой опыт вы имеете в этой сфере деятельности?" (оценивается, вполне ли человек готов к данной работе или ему потребуется время, чтобы втянуться); 4. "Чего вы ожидаете от деятельности именно у нас?" (выясняется, имеет ли кандидат представление о будущем рабочем месте); 5. "Почему вы ушли с последнего места работы?" (вопросы об увольнении и смене места работы всегда обсуждаются особенно тщательно - работодатель должен выяснить, были ли у кандидата на вакансию трудности на прошлом рабочем месте, с которыми потом может столкнуться и его фирма); 6. "Сколько вы бы хотели у нас зарабатывать?"; 7. "Каковы ваши долгосрочные планы?" (выясняется, намерен ли человек остаться в фирме надолго и стремится ли он к стабильной, постоянной работе).

От интервьюера требуется не просто умение воспринимать и оценивать сказанное, но и умение отслеживать невысказанную информацию, то есть навыки профессионального психолога-практика и незаурядное знание людей. Заключительным этапом интервью, как любого другого способа оценки, является анализ результатов и итог собеседования, о котором нужно аргументировано сообщить кандидату.