1.6. Техника организации учетного процесса

План организации бухгалтерского учета. Для обеспечения эф­фективного ведения бухгалтерского учета разрабатывают план его организации, который охватывает всю сферу учета на предприя­тии и соответствует этапам учетного процесса:

1) текущее наблю­дение и контроль за хозяйственными операциями;

2) их измерение и регистрация;

3) группировка и систематизация учетной инфор­мации;

4) составление бухгалтерской отчетности.

План включает шесть основных разделов:

– план документации и документооборота;

– план инвентаризации;

– план счетов;

– план отчетности;

– план технического оформления учета;

– план организации труда работников бухгалтерии.

В плане документации и документооборота содержатся: перечень первичных документов для отражения хозяйственных операций, расчет потребности в бланках учетных документов, схема движе­ния документов и график документооборота.

Организации могут использовать типовые формы первичных учетных документов или формы документов, разработанные само­стоятельно, в соответствии с требованиями Положения по веде­нию бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российс­кой Федерации.

В учете используется большое количество разнообразных пер­вичных документов, которые движутся в различных направлени­ях. Поэтому в зависимости от места составления и использования различают несколько потоков документов:

– документы создаются в бухгалтерии и используются только этой службой;

– документы создаются в бухгалтерии и передаются в производ­ственные подразделения для исполнения;

– документы создаются и оформляются в подразделениях и пере­даются в бухгалтерию для использования в учете;

– документы оформляются в бухгалтерии предприятия и переда­ются внешним пользователям;

– документы, поступающие от внешних пользователей. Движение первичных документов в бухгалтерском учете – со­здание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка, передача в архив – называется документообо­ротом.

Пути движения документов должны быть удобны для сбора и передачи информации о хозяйственных операциях, они должны соответствовать технологии производства и задачам управления.

Схему движения документов разрабатывает главный бухгалтер с учетом специфики работы организации: количества подразделе­ний, структуры управления, наличия филиалов и их удаленности, особенностей технологии производства и др. Существенными факторами, влияющими на организацию документооборота, явля­ются общие принципы организации самого бухгалтерского учета (централизация или децентрализация учета, способ обработки ин­формации, численность и квалификация работников бухгалтерии и т.п.).

В плане инвентаризаций определяют порядок, формы и сроки их проведения. При планировании необходимо учитывать требова­ния нормативных документов по инвентаризации, предусматри­вать проведение обязательных инвентаризаций. При этом следует помнить, что проведение инвентаризаций не должно нарушать ра­боты производственных подразделений предприятия.

План счетов содержит перечень счетов и субсчетов типового пла­на, которые применяются для отражения хозяйственных операций на предприятии, а также дополнительных субсчетов и аналитичес­ких счетов. Таким образом формируется рабочий план счетов.

В плане отчетности указывают перечень форм внутренней и внешней бухгалтерской отчетности, отчетные периоды, за кото­рые составляется отчетность, сроки ее представления, наименова­ния и адреса организаций и учреждений, в которые направляются отчеты, способы представления отчетов, а также фамилии работ­ников, которые отвечают за составление отчетности.

В плане технического оформления учета дается характеристика формы бухгалтерского учета, применяемой на предприятии. При полной или частичной автоматизации учета указывают, какие бух­галтерские программы будут использоваться. При выборе формы учета необходимо руководствоваться соответствующими указани­ями и инструкциями и учитывать конкретные условия работы предприятия.

В плане организации труда работников определяют структуру ап­парата бухгалтерии, штат работников, их должностные обязаннос­ти, график учетных работ. На основе общего плана составляют ин­дивидуальные графики работы бухгалтеров.

Для планирования работы отдельных структурных частей бух­галтерии (расчетной группы, материальной группы и т.п.), а также материально ответственных лиц в производственных подразделе­ниях (на складах и т.п.) составляют структурный график.

По отдельным видам учетных работ по предприятию в целом (проведение инвентаризации, представление отчетности) состав­ляют сводный график.

Графики учетных работ представляют собой таблицы, в которых указаны сроки выполнения работ и ответственные исполнители.

Организация работы аппарата бухгалтерии. Работа бухгалтерско­го аппарата определяется Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. В со­ответствии с этим документом бухгалтерия является самостоя­тельным структурным подразделением предприятия и не должна входить в состав какой-либо другой службы.

Структура бухгалтерского аппарата зависит от организации и технологии производства, объема учетной работы и уровня ис­пользования технических средств.

В основном используются три типа структурной организации бухгалтерии:

– линейная (иерархическая);

– вертикальная (линейно-штабная);

– комбинированная (функциональная).

При линейной (иерархической) организации все работники бухгал­терии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура, как правило, применяется на небольших предприятиях, где численность аппарата бухгалтерии составляет не более 10 человек.

При вертикальной (линейно-штабной) организации аппарата бух­галтерии создаются промежуточные звенья управления, возглав­ляемые старшими бухгалтерами.

Распоряжения главного бухгалтера передаются старшим бух­галтерам, которые определяют исполнителей и контролируют вы­полнение учетных работ.

Такая структура бухгалтерии может применяться на средних предприятиях и некоторых крупных.

На средних предприятиях в состав бухгалтерии обычно входят следующие группы:

1) материальная группа – учет приобретения матери­альных ценностей, их поступления на предприятие и расходова­ния на производство. Эта группа может также вести учет основных средств и малоценных быстроизнашивающихся предметов; группа учета оплаты труда – учет затрат труда работников; начисление заработной платы; контроль за использо­ванием фонда оплаты труда; учет других расчетов с работниками предприятия, бюджетом, фондами социального страхования и обеспечения, внебюджетными фондами;

2) производственно-калькуляционная груп­па – учет затрат на производство; калькулирование себестоимос­ти продукции, работ, услуг; составление производственной отчетности;

3) группа учета готовой продукции – учет гото­вой продукции, ее выпуска, количества и сохранности на складах, реализации;

4) общая группа – учет остальных операций; ведение Глав­ной книги; составление бухгалтерского баланса и бухгалтерской отчетности.

Могут быть группы по учету капитального строительства и жилищно-коммунального хозяйства при наличии таких видов дея­тельности на предприятии.

В крупных организациях кроме перечисленных выделяются группы по учету основных средств, по расчетам с внешними орга­низациями, расчетная, сводно-аналитическая.

При комбинированной (функциональной) организации структуры бухгалтерии отдельные группы ведут полный цикл учетных работ по подразделениям предприятия, а специальная группа осуществ­ляет составление общей отчетности. Такая структура аппарата бух­галтерии применяется на очень крупных предприятиях и в произ­водственных объединениях.

Права и обязанности главного бухгалтера определены Федераль­ным законом «О бухгалтерском учете».

Главный бухгалтер (при отсутствии в штате данной должнос­ти – бухгалтер) назначается на должность и освобождается от нее руководителем организации. Главный бухгалтер подчиняется не­посредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление бухгалтерской отчетности. Он обеспечивает соответствие совершаемых хозяйственных опе­раций законодательству Российской Федерации, осуществляет контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по отдельным хозяйственным операциям документы по ним могут быть приняты к исполнению, но с письменного распоряжения руководителя, который в этом случае не­сет полную ответственность за последствия совершения таких операций.

Требования главного бухгалтера по оформлению и представле­нию в бухгалтерию необходимых документов и сведений обяза­тельны для всех работников организации.

Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства без подписи главного бухгалтера считаются недей­ствительными и не должны приниматься к исполнению.