Заменим найденное значение

В MS Access существует команда Заменить, которая позволяет вам одновременно находить и исправлять значения. Вы берите Правка/Заменить, чтобы открыть окно диалога “Заменить”. Ниже приведена стандартная процедура поиска и замены:

• Введите образец поиска в поле ввода Образец и нажмите Найти далее.

• Введите новое значение, на которое вы хотите изменить образец, в поле ввода Заменить на и нажмите Заменить. Access заменит найденный образец на значение, указанное в Заменить на.

• После замены Access находит следующее вхождение образца и останавливает поиск. Вы можете ввести новое значение в поле ввода Заменить на или оставить его без изменения. Для замены нажмите Заменить.

Сортировка данных

Данные в таблицы вводятся в произвольном порядке по мере их поступления. Просмотр таких данных затруднителен. Для приведения данных в определенный порядок в базах данных используется сортировка. После того, как вы выбрали поле для сортировки, выделите столбец и выполните команду Записи/Сортировка, а затем выберите опцию Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. В отношение базы данных упорядочение по возрастанию означает, что поля отсортированного текста начинаются с А и далее идут к Я, отсортированные цифровые значения идут от 1 до бесконечности, а отсортированные поля дата/время располагаются по увеличению даты и времени.

Иногда может возникнуть необходимость упорядочить таблицу более чем по одному полю. Для примера рассмотрим два поля в таблице Сотрудники. Сначала мы отсортируем должности сотрудников. Затем, в каждой группе людей с одной и той же должностью мы выполним сортировку по величине заработной платы. Это выполняется в следующей последовательности:

• Расположите поле, которое вы хотите отсортировать первым (поле Должность), левее поля, которое вы хотите отсортировать вторым (поле Зарплата). Если в таблице имелись зафиксированные поля, фиксацию необходимо снять.

• Нажмите мышью на область маркировки поля Зарплата и расположите его следом за полем Должность.

• Поле Зарплата оставьте выделенным. Вам нужно, чтобы оба сортируемых поля были выделены одновременно. Поэтому, держа нажатой клавишу Shift, нажмите мышью на область выбора поля Должность.

• Выполните команду Записи/Сортировка, а затем выберите опцию Сортировка по возрастанию

Использование фильтров

При работе с таблицами в базе данных фильтр используется для того, чтобы видеть только значения, определяемые заданным критерием. Обратимся к команде Записи/Фильтр. Она содержит четыре вида фильтров: Изменить фильтр, Фильтр по выделенному, Исключить выде­ленное и Расширенный фильтр. Рассмотрим применение данных фильтров.

Фильтр по выделенному

Данный фильтр наиболее прост и понятен. Его название определяет принцип его применения. Выделив информацию в таблице данных, вы тем самым задаете критерий фильтрации. Допустим, вам нужны все поставщики товаров из Москвы. Просто выберите слово “Москва” в поле Город , а затем нажмите мышью кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов или выполните команду Записи/Фильтр/Фильтр по вы­деленному. В результате на экране появятся все данные, в столбце Город которых находится “Москва”.