MS ACCESS №1

ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ

КРАТКАЯ СПРАВКА

База данных в Access представляет собой большой единый объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы, макросы, модули, и позволяет хранить их в едином дисковом файле.

Таблица является основой вашей базы данных. В Access вся информация содержится в таблицах.

Формы используются для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране, и представить ее в требуемом виде. С помощью мастера вы можете создать форму, поместив в нее поля исходной таблицы, расположенные в соответствии с одним из заранее созданных шаблонов. С помощью конструктора форм вы можете создавать формы любой степени сложности.

Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в базе данных. С помощью конструктора отчетов вы можете разработать собственный отчет, включающий группировку данных, групповые и вычисляемые поля, и оформить их соответствующим образом.

Запрос является средством извлечения информации из базы данных, причем данные могут быть распределены среди нескольких таблиц. В Access для формирования запросов используется способ, получивший название запрос по образцу. Используя это средство, на основании визуальной информации вы можете извлечь нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций. Каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, каждая из которых выполняет определенное действие, например, открывает форму или печатает отчет.

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Каждая таблица содержит записи определенного вида, например о студентах, обучающихся в вузе.

Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о студенте может содержать номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями.

Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Не разрешается использовать символы: . ! [ ].

Тип данных указывает Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы:

Текстовый – для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчетов (до 255 символов).

Поле МЕМО – для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000 символов).

Числовой – при выполнении над данными математических операций.

Денежный – специальное числовое поле используется для операций с деньгами.

Дата/время – предназначено для хранения информации о дате и времени.

Счетчик – специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.

Логический – может иметь только одно из двух возможных значений «Да» или «Нет».

Поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft Excel или рисунок Microsoft Draw), созданный другим приложением. Максимальный размер – примерно 1 гигабайт используется для ввода в поле рисунков, графиков, таблиц и др.

Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе «Свойства поля». Назначение основных свойств поля представлены в таблице 1.

Таблица 1

Свойства поля

Свойство	Назначение
Размер поля	Задает максимальное число символов для ввода в данное поле
Новые значения	Определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей
Формат поля	Задает формат вывода значений данного поля
Число десятичных знаков	Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел
Маска ввода	Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле
Подпись	Определяет текст, который выводится в качестве подписи поля
Значение по умолчанию	Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи

ЗАДАНИЕ

Сформируйте структуру таблицы СТУДЕНТ для хранения в ней справочных сведений о студентах, обучающихся в вузе. Имена, типы и размеры полей приведены в таблице 2.

Таблица 2

Структура таблицы СТУДЕНТ

Поле	Тип поля	Размер поля
Фамилия	Текстовое	15
Имя	Текстовое	10
Отчество	Текстовое	15
Пол	Текстовое	1
Дата рождения	Дата	Краткий формат
Группа	Текстовое	6

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Создайте новую базу данных, выполнив следующие действия:

• Выберите команду Файл/Создать базу данных.

• Для создания пустой базы данных на открывшемся экране перейдите на вкладку «Общие» и нажмите ОК.

• В окне диалога «Файл новой базы данных» выберите папку, в которой предполагаете сохранить создаваемую базу данных и задайте ей имя. Нажмите кнопку Создать.

2. В окне созданной вами базы данных перейдите на вкладку «Таблица» и нажмите на кнопку Создать.

3. Создайте таблицу базы данных. Для этого:

• В открывшемся экране «Новая таблица» выбрать режим Конструктор и нажать ОК.

• В окне конструктора таблицы в столбце Имя поля введите Фамилия и нажмите Enter для перехода в следующий столбец.

• В столбце Тип данных появилось значение Текстовый. Нажмите на кнопку раскрытия списка в правой части прямоугольника, и вы увидите список, содержащий все типы данных.

• Обратите внимание, что в нижней части окна диалога появилась информация в разделе «Свойства поля». В строке «Размер поля» выставите нужное значение. (Для поля Дата/время «Краткий формат» выбирается в строке «Формат поля» с помощью прокрутки, где предложены различные варианты.)

• Столбец Описание является необязательным. Он используется для комментария выбранного вами поля.

• Аналогичным способом введите описание всех полей таблицы.

• Завершив ввод структуры, сохраните ее, выполнив команду Файл/Сохранить.

• Access предложит вам создать первичный ключ, нажмите Да.

Первичный ключ содержит информацию, которая однозначно идентифицирует запись. Часто наилучшее решение этой проблемы заключается в том, чтобы каждой записи в таблице поставить идентификационный номер. Это и сделал Access , когда вы предложили ему создать первичный ключ. Он создает поле Код с типом данных Счетчик. Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика увеличивается на 1. Этот номер и является первичным ключом для каждой новой записи.

Модификация структуры таблицы

Если при формировании структуры таблицы была допущена ошибка или необходимо изменить ее структуру Access предлагает следующие средства:

• Изменение наименования поля или его типа;

• Вставка пропущенного поля;

• Удаление ошибочно введенного поля;

• Изменение порядка следования полей в таблице.

Для модификации структуры таблицы, входящей в базу данных, установите в окне базы данных указателей на модифицируемую таблицу, нажмите кнопку Конструктор. В том случае, если таблица уже открыта, перейдите в режим «Конструктора» с помощью выполнения команды Вид/Конструктор.

В Конструкторе можно удалить поле или изменить его название с помощью обычных средств (клавиши Backspace или Delete).

Удалить и добавить строки можно аналогично работе в Excel (щелчок правой кнопки мыши на необходимой строке и выборе «Удалить строку», «Добавить строку» в открывающемся окошке).

Для изменения порядка следования полей необходимо выполнить следующие действия:

• Слева от имен полей находится область выбора поля. Перейдите на строку с описанием поля, которое хотите переместить, и нажмите на эту область. При этом вся строка будет выделена.

• Нажмите еще раз на область выбора поля и не отпускайте кнопку мыши.

• Перенесите всю строку так, чтобы она оказалась прямо над тем полем, перед которым вы хотите ее расположить.

• Отпустите кнопку мыши. Поле теперь будет находиться на новом месте.

• С помощью команды Правка/Отменить сдвиг вы можете вернуть перемещенное поле на прежнее место.

ВОПРОСЫ.

1. Что такое Access ?

2. Компоненты Access, краткая характеристика.

3. Типы данных.

4. Основные свойства поля, назначение.

5. Назначение первичного ключа.

6. Приемы, используемые для модификации таблиц.

3