ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ.

После того как была создана база данных и определена структура таблицы, необходимо ввести в нее данные. Самым простым способом ввода данных в таблицу является использование режима таблицы. Рассмотрим последовательность необходимых для этого действий:

• Откройте созданную вами базу данных. В ярлыке “Таблицы” выберете необходимую и нажмите кнопку Открыть.

• Ваша таблица откроется в режиме таблицы, и вы можете преступить к вводу данных.

• Для перехода на следующее поле используйте клавишу Tab или мышь.

• В созданной вами таблице первым полем будет Код, которое Access создал в качестве ключевого поля. В данное поле вводить информацию не нужно. Содержимое данного столбца автоматически увеличивается на 1 каждый раз, когда вы начнете ввод новой строки.

Ввод информации в таблицы является довольно трудоемкой работой. Значительно облегчить ее можно с помощью специальных функций. Рассмотрим основные из них:

1. В том случае, если в определенное поле вводится какое-то значение достаточно часто (например, при составлении телефонного справочника в поле “Город” как правило, необходимо писать “Балаково”), ввод его значения можно установить автоматически. Для этого используется свойство поля Значение по умолчанию. Если оно не было указано при формировании структуры таблицы, необходимо вернуть в режим конструктора, выполнив команду Вид/Конструктор, выбрать необходимое поле (например, “Город”) и напротив свойства Значение по умолчанию написать необходимое слово (“Балаково”). Для возвращения в режим таблицы выполните команду Вид/Режим таблицы.

2. С помощью комбинаций клавиш Ctrl+Э, проводится вставка в поле значения из того же поля предыдущей записи.

3. Также могут использоваться стандартные приемы для перемещения данных, известные при работе с Word и Excel:

• Перемещение данных из одного поля в другое (выделение необходимой области с помощью мыши; клавиша Вырезать; указание поля, в которое перемещаются данные, клавиша Вставить).

• Копирование информации (выделение необходимой области с помощью мыши; клавиша Копировать; указание поля, в которое копируются данные, клавиша Вставить).

Access обладает широким набором средств для изменения внешнего вида ваших таблиц. Вы можете расширить или сузить столбцы, сделать строки выше или ниже, можно сделать невидимыми столбцы, которые вам не нужны в данный момент и др.

1. Изменение порядка следования полей. В режиме таблицы вы можете изменить порядок следования полей, не переходя в конструктор. Рассмотрим последовательность действий:

• Поместите указатель мыши в верхнюю часть столбца, который вы хотите переместить. Когда вы увидите черную стрелку, нажмите на кнопку мыши, выделив этим весь столбец.

• Установите указатель примерно в середине поля. Нажмите кнопку мыши и держите ее нажатой.

• Теперь переместите поле в нужное место и отпустите кнопку мыши.

2. Изменение ширины столбцов:

• Выделите столбец, в котором вы хотите видеть все символы.

• Выполните команду Формат/Ширина столбца.

• В открывшемся окне диалога “Ширина столбца” нажмите на кнопку По ширине данных, а затем ОК.

3. Изменение количества отображаемых столбцов используется в том случае, когда ширина экрана не позволяет отобразить все поля и поэтому имеется необходимость скрыть ненужные на данный момент столбцы. При этом они не удаляются и информация, находящаяся в них, не пропадает. Они просто не отображаются до тех пор, пока вы этого не захотите.

• Для того чтобы скрыть столбец, сначала выберите его, нажатием на область наименования этого столбца.

• Затем выполните команду Формат/Скрыть столбцы. При выполнении этой команды на экране открывается окно диалога “Отображение столбцов” со списком всех полей вашей таблицы. Видимые столбцы отмечены . Для скрытия столбца снимается флажок напротив нужного поля.

• Для обратного процесса (отображения скрытых столбцов) используется команда Формат/Показать столбцы. При этом появляется то же окно и скрытые ранее столбцы отмечаются знаком .

4. Фиксация столбцов таблицы. При просмотре таблиц с большим количеством столбцов легко заблудиться в информации при переходе в правую часть таблицы, когда левые столбцы исчезают из вида. Access позволяет зафиксировать один или более столбцов, то есть сделать так, чтоб они оставались видимыми при любых обстоятельствах. Например, при просмотре таблицы Студент желательно, чтобы на экране всегда отображался столбец с фамилиями.

• Выделите закрепляемый столбец. Выполните команду Формат/Закрепить столбцы.

• Для отмены данного режима выберите Формат/Освободить все столбцы.

5. Изменение параметров шрифта можно проделать, выполнив команду Формат/Шрифт.

6. Создание нового поля в режиме таблицы. Для создания нового поля в режиме таблицы необязательно переходить в конструктор таблиц. Выполните следующее:

• Выберите поле, перед которым вы хотите разместить новое поле.

• Выполните команду Вставка/Столбец. Новый столбец автоматически будет назван Поле1.

• Нажмите два раза кнопкой мыши на заголовке созданного поля и введите новое название.

ЗАДАНИЕ

1. Произведите ввод данных в созданную таблицу “Студент”. Данные могут быть произвольными, но их количество должно быть не менее 25 строк, что необходимо для дальнейшей работы над таблицей. При выполнении данного задания используйте рекомендации по упрощению работы ввода данных.

2. Над созданной таблицей произвести все предложенные выше действия по редактированию данных и изменению внешнего вида таблицы.