Изменение данных с помощью модифицирующих запросов

До настоящего момента мы использовали запросы для выбора данных из исходной таблицы и выполнения вычислений над ними. Од­нако MS Access позволяет использовать запросы в качестве инструмента для изменения содержимого таблицы. Вы можете удалить выбранные записи из таблицы или изменить значения в выбранных записях, а также вставить новые записи в таблицу.

Существует четыре типа модифицирующих запросов, но только три из них выполняют действия над записями таблицы:

• Запросы создания таблиц

• Запросы удаления

• Запросы добавления

• Запросы замены

Рассмотрим три последних.

Запросы удаления

Предположим, что вам необходимо удалить из таблицы несколько записей. Для этого достаточно выделить в таблице записи, предназначен­ные для удаления, и нажать клавишу Del. Далее, допустим, что вам нужно удалить данные из таблицы, содержащей несколько тысяч запи­сей, или удалить сразу несколько сотен записей. Такая необходимость может возникнуть, например, при переносе информации за истекший квартал (или год) в архивную таблицу. Запросы удаления позволяет вам удалить из таблицы записи, удовлетво­ряющие определенным условиям.

Предположим, что вам нужно удалить из таблицы Заказы все записи о сделках, совершенных до 1 апреля 1997 года, и сохранить удаленные записи в отдельной таблице.

1. Прежде всего вам необходимо создать резервную копию таблицы Заказы. Для этого, находясь на вкладке “Таблицы”, выделите требуемую таблицу.

2. Нажмите правую кнопку мыши и выберите из контекстного меню команду Копировать.

3. Вызовите контекстное меню вкладки “Таблицы” и выберите из него команду Вставить. После чего вам будет предложено указать наиме­нование новой таблицы и параметры вставки. Задайте имя (например, Временная) и нажмите ОК.

4. Перейдите на вкладку “Запросы” и откройте окно конструктора за­просов.

5. В окне диалога “Добавление таблицы” дважды нажмите мышью на наименовании таблице Заказы для ее добавления в окно запроса. Нажмите кнопку Закрыть.

6. Выберите команду Запрос Удаление. В качестве альтернативного способа вы можете нажать кнопку Тип запроса и выбрать из раскрывающегося списка значение Удаление.

7. Дважды нажмите мышью звездочку, которая находится в верхней части списка полей таблицы Заказы.

8. Дважды нажмите мышью поле Дата продажи (поле, для которого вы устанавливаете условие) для размещения его во втором столбце бланка запроса.

9. В строке Условие отбора поля Дата продажи введите условие: <1.04.99.

10. Перейдите в режим таблицы для просмотра записей, выбранных для удаления, и убедитесь в правильности условия.

11. Переключитесь в режим конструктора и нажмите кнопку Запуск.

12. MS Access сообщит вам сколько строк будет удалено. Нажмите кнопку Да для удалений записей или кнопку Нет — для отказа.

Запросы добавления

Данный тип запросов используется для добавления записей из одной таблицы MS Access в другую. Результирующая таблица может быть расположена в той же самой или другой базе данных. Аналогично запросу удаления запрос этого типа позволяет добавлять в таблицу записи, удовлетворяющие определенным условиям.

В предыдущем разделе мы создали таблицу Временная, являющуюся копией таблицы Заказы. Теперь нам предстоит добавить данные из этой таблицы в таблицу Архив, содержащую информацию о сделках совершен­ных за прошедшие годы. (В нашем случае предварительно создадим таблицу Архив. Для этого можно выбрать режим Импорт таблиц. В окне Импорт выбирается та база данных, откуда будет импортироваться таблица, а затем название самой таблицы (Заказы). Нажав клавишу Параметры, в колонке Импорт таблиц выберите пункт Только структура. Таким образом, вы скопируете структуру таблицы Заказы).

1. Откройте окно конструктора запросов.

2. Выберите таблицу Временная.

3. Выполните команду Запрос/Добавление. В качестве альтернативного способа вы можете нажать кнопку Тип запроса и выбрать из раскрывающегося списка значение Добавление.

4. В зависимости от того, расположена результирующая таблица в той же самой или другой базе данных, выберите переключатель В теку­щей базе данных или В другой базе данных.

5. В поле ввода “Имя таблицы” выберите таблицу, в которую вы хотите добавить записи (таблицу Архив). Если архивная таблицы находится в текущей базе данных, вы можете нажать кнопку раскрытия списка и выбрать требуемое наименование из списка таблиц текущей базы данных. Нажмите кнопку ОК.

6. Далее вам необходимо указать поля, данные из которых предполага­ется поместить в результирующую таблицу.

7. Теперь нам остается задать критерий отбора записей. Дважды на­жмите мышью поле Дата продажи, в результате чего оно появится во очередном столбце бланка запроса.

8. В строке Условие отбора поля Дата продажи введите условие: <1.04.99.

9. Перейдите в режим таблицы для просмотра записей, выбранных для добавления, и убедитесь в правильности решения.

10. Переключитесь в режим конструктора и нажмите кнопку Запуск. Вы изменили таблицу, не открывая ее, и произошло это автоматически.

Запросы обновления

Запросы обновления позволяют вам изменить значение выбранного поля по всем записям таблицы, удовлетворяющим определенным условиям.

Воспользуемся запросом обновления для изменения данных в таблице Заказы. Предположим, что поставщик увеличил на 10% цены на товары 1 и 3. Вам требуется скорректировать цену указанных изделий.

1. Откройте окно конструкторов запросов.

2. Выберите таблицу Заказы.

3. Выполните команду меню Запрос/Обновление.

4. Поместите в бланк запроса поля Цена, значения которого необходимо изменить, а также Код товара, предназначенного для задания условия.

5. В строке Обновление первого столбца постройте: [Компоненты]![Цена]*1,1. Таким образом, вы даете указание Access повысить цену на 10%.

6. Введите в строке Условие отбора второго столбца: 1Or 3 .

7. Перейдите в режим таблиц для просмотра измененных цен.

8. Для того чтобы изменить цены в таблице, переключитесь в режим конструктора и нажмите кнопку Запуск. MS Access со­общит вам количество изменяемых записей, после чего нажмите кнопку ОК и запустите запрос на выполнение.