Конструктор отчетов

Для открытия окна конструктора отчетов для модификации создан­ного ранее отчета выполните следующие действия:

1. В окне базы данных перейдите на вкладку «Отчет».

2. Установите указатель мыши на модифицируемый отчет.

3. Нажмите кнопку Конструктор базы данных.

Для открытия окна конструктора отчетов при создании нового отчета необходимо выполнить следующее:

1. В окне базы данных перейдите на вкладку «Отчет».

2. Нажмите кнопку Создать.

3. В открывшемся окне диалога «Новый отчет» из списка способов соз­дания отчетов выберите Конструктор и нажмите кнопку ОК.

На экране откроется окно конструктора отчетов. От­метьте, что конструктор отчетов во многом схож с конструктором форм. Даже панель элементов та же самая.

Мы не будем подробно рассматривать все этапы создания отчетов с помощью конструктора, которое во многом совпадает с созданием форм, обсудим действия, являющиеся специфическими для работы с конструк­тором отчетов.

Области отчетов

Окно конструктора отчетов аналогично окну конструктора форм и также содержит объекты (надписи, поля ввода) и сетку. Также как и в формах, в отчетах существуют области — заголовок отчета, верхний и нижний колонтитулы, область данных и область примечаний:

• Заголовок отчета размещается в начале отчета

• Верхний колонтитул отображается в начале каждой страницы и под заголовком отчета

• Область заголовка группы отображается перед первой записью каждой группы

• Область данных отображается для каждой записи, входящей в отчет

• Область примечания группы отображается после области данных последней записи каждой группы

• Нижний колонтитул отображается в нижней части каждой стра­ницы

• Область примечаний отображается в конце отчета

При формировании отчета для печати или предварительного про­смотра MS Access начинает печать с заголовка отчета и верхнего колонти­тула. Затем до конца страницы печатается область данных, после которой MS Access помещает нижний колонтитул, разделитель страниц и верхний колонтитул следующей страницы. Каждая страница содержит верхний колонтитул, столько областей данных, сколько помещается на странице, и нижний колонтитул. На последнюю страницу отчета, перед нижним колонтитулом, помещается область примечаний отчета.

Если в отчете имеются области заголовка и примечания группы, по­рядок печати практически не меняется. Разница заключается в том, что перед первой записью каждой группы помещается область заголовка группы и после последней записи каждой группы помещается область примечания группы.

Объекты, расположенные в верхнем колонтитуле, предназначены для печати информации или рисунков в верхней части каждой страницы от­чета, а объекты, расположенные в нижнем колонтитуле — в нижней части. И соответственно, объекты заголовка отчета печатаются на первой странице отчета, а объекты области итогов — на последней. Если в отчете есть группы, то для каждой группы можно создать области верхнего и нижнего колонтитула.

Добавление заголовка и итогов

Как правило, все отчеты содержат заголовок отчета, а в большинстве случаев и итоговую часть отчета. Для их формирования добавьте в отчет области «Заголовок отчета» и «Примечание отчета», используя команду Вид/Заголовок/Примечание отчета. В отчете появятся указанные вами области.