Использование форм для ввода и редактирования данных

В MS Access существует два формата отображения содержимого таблицы — в виде таблицы и в виде формы. Формы являются мощным и гибким средством представления инфор­мации. Например, при разработке законченного приложения по бухгалте­рии вы можете создать ряд форм, которые будут выглядеть на экране мо­нитора точно так же, как стандартные бланки бухгалтерских документов.

Простейший способ создания формы

Для создания простейшей формы в MS Access достаточно выполнить следующие действия:

1. Откройте окно базы данных.

2. В окне базы данных перейдите на вкладку “Таблицы”.

3. Установите указатель на таблицу, для которой хотите создать экран­ную форму.

4. Выполните команду Вставка/Автоформа или нажмите кнопку Новый объект на панели

инструментов и из раскрывающегося списка выберите опцию Автоформа.

На экране появится готовая к использованию форма. В эту форму включены все поля таблицы. Их названия находятся вертикально в том же порядке, в каком они находятся в таблице. Справа от названия каждого поля отображается значение его первой записи в таблице. Для просмотра очередной записи используется клавиша Page Up, а для предыдущей - Page Down.

Переход из формы в режим таблицы

При просмотре данных в режиме формы может возникнуть необхо­димость просмотра данных в табличном виде, так как в табличном виде легче сравнивать данные. MS Access позволяет легко решить эту про­блему. Вам не потребуется открывать таблицу в режиме просмотра, а за­тем возвращаться обратно в форму. Для перехода из формы в режим таблицы выполните команду Вид/Режим таблицы.

Альтернативные способы создания формы

Кроме рассмотренного нами простейшего способа создания формы в MS Access для создания форм можно использовать ряд альтернативных способов.

• Конструктор форм. В нем вы самостоятельно разрабатываете соб­ственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра, ввода и редактирования данных

• Мастер форм. Позволяет достаточно быстро создать форму на ос­нове выбранных полей

• Автоформа: в столбец. Позволяет автоматически создать форму с полями, расположенными в один или несколько столбцов

• Автоформа: ленточная. Позволяет автоматически создать ленточ­ную форму

• Автоформа: табличная. Позволяет автоматически создать таблич­ную форму

• Диаграмма. Позволяет создать форму с диаграммой

• Сводная таблица. Позволяет создать форму со сводной таблицей MS Excel

Для создания в MS Access формы любыми из этих способов на на­чальном этапе вам необходимо выполнить следующие действия:

1. Откройте окно базы данных.

2. В окне базы данных перейдите на вкладку “Формы”.

3. Нажмите кнопку Создать.

4. В открывшемся окне диалога “Новая форма” из списка способов создания формы выберите требуемый вариант.

5. Нажмите кнопку ОК.

Ленточная автоформа

Эта автоформа с полями, расположенными в строку, сочетает пре­имущества отображения данных в табличном виде и формы. Названия полей расположены сверху, как и в таблице, но каждое значение имеет свое собственное поле для просмотра. На каждой странице вы можете разместить более одной записи, что позволит сравнивать данные двух за­писей.

Табличная автоформа

Табличная автоформа создается аналогично ленточной, но при запус­ке на формирование форма открывается в режиме таблицы. Для перехода в режим формы выполните команду Вид Форма. На эк­ране появится табличная автоформа. В этом виде она похожа на ленточную автоформу, так как все поля расположены на экране в виде столбцов. Но в отличие от ленточной формы, каждая запись находится на отдельной странице. Перед вами все та же проблема — слишком много полей, что вызывает определенное неудобство при работе. Таким образом, если вы любите работать с табличным видом, но при этом хотите иметь возможность перехода в режим формы, эта табличная автоформа может быть полезной.

Использование мастера для создания формы

По сравнению с простыми автоформами, формы, созданные с по­мощью мастера, более разнообразны по стилю оформления, содержат за­данные вами поля таблиц (возможно, даже из разных таблиц).

Для запуска мастера форм в окне диалога “Новая форма” выберите из списка вариантов создания формы Мастер форм и нажмите кноп­ку ОК.

После того как вы запустили мастер форм, вам достаточно ответить на вопросы текущего экрана мастера и нажать кнопку Далее для пере­хода к следующему экрану. Если вы допустили ошибку или решили изменить ответы предыдущего экрана, вернитесь к предыдущему экрану, нажав кнопку Назад. Для отказа от продолжения создания объекта на­жмите кнопку Отмена.

Итак, вы запустили мастер форм для построения экранной формы. На экране откроется окно диалога, в котором необходимо оп­ределить поля будущей формы.

1. Нажмите кнопку раскрытия списка Таблицы/запросы и из списка таблиц базы данных выберите таблицу, для которой создаете форму. При этом в списке Доступные поля появляется перечень всех полей выбран­ной таблицы. Вам необходимо из данного перечня перенести в список Выбранные поля, которые вы хотите поместить в создаваемую форму.

2. Для выбора полей из списка доступных полей пометьте их, а затем перенесите в список выбранных полей, нажимая мышью кнопку с оди­ночной стрелкой, направленной вправо. Если вы хотите выбрать все поля, просто нажмите кнопку с двойной стрелкой. Таким же образом вы можете исключить поля, выбранные из списка, пользуясь кнопками со стрелками, направленными влево.

3. Завершив формирование списка полей формы, нажмите кнопку Далее, чтобы перейти в следующее окно.

4. Следующее окно диалога мастера при создании формы для одиночной таблицы позволяет задать внешний вид формы. Выберите нужную опцию и нажмите кнопку Далее.

5. Затем мастер позволяет выбрать стиль вашей формы. Из списка, содержащего варианты стилей, выберите стиль, который в наи­большей степени отвечает вашим требованиям. Слева вы можете просмот­реть, что представляет собой выбранный вами стиль. После того как вы установили стиль, нажмите кнопку Далее.

6. На экране откроется последнее окно диалога. Введите в нем имя соз­даваемой формы. После установки требуемых опций нажмите кнопку Готово для за­вершения создания формы с помощью мастера.

Печать форм

Наиболее часто при работе в MS Access у вас будет возникать потреб­ность в печати отчетов или таблиц. Однако вы можете вывести на печать и формы. При этом вы можете напечатать отдельные записи, отдельные страницы или все записи из таблицы в виде форм. Кроме того, MS Access предоставляет в ваше распоряжение дополнительные средства управления печатью форм.

Перед тем как напечатать форму просмотрите ее внешний вид на экране

Для этих целей предназначено окно предварительного просмотра. Если вам понадобится более детально просмотреть какой-либо из фрагментов страницы, установите на него указатель мыши и нажмите кнопку мыши. Для возврата уменьшенного вида страницы еще раз на­жмите кнопку мыши. Выход из режима предварительного просмотра осуществляется нажатием кнопки Закрыть на панели инструментов или клавиши Esc. В результате вы возвратитесь в режим конструктора или просмотра (в зависимости от того, из какого режима вы перешли в режим предварительного просмотра).

Находясь в режиме предварительного просмотра, вы можете переме­щаться по страницам с помощью кнопок, расположенных в нижней части окна.

Отображение по одной записи на каждой странице

MS Access позволяет вам отобразить на каждой странице только одну запись. Для этого вам придется изменить одно из свойств области дан­ных. Более подробно области формы и свойства отдельных объектов будут обсуждаться далее при создании форм с помощью конструктора. В данный момент давайте решим нашу локальную задачу.

1. Находясь в режиме просмотра формы, выполните команду Вид/Конструктор.

2. Нажмите кнопку мыши на любом свободном месте в области данных формы или на заголовке данных для выделения этой области.

3. Выполните команду Вид/Свойства или нажмите кнопку Свойства на панели инструментов. На экране появится окно свойств для области данных.

4. После открытия окна свойств текущей вкладкой является “Макет”. Если вы находитесь на другой вкладке, перейдите на указанную вкладку.

5. На вкладке “Макет” должно быть выделено свойство Конец страницы. Если это не так, то выберите его.

6. Откройте раскрывающийся список свойства Конец страницы и выбе­рите из него значение После раздела.

7. Закройте окно свойств и просмотрите на экране результаты измене­ния свойства в режиме предварительного просмотра.