Выбор данных из таблиц с помощью запросов

Одним из основных назначений баз данных является быстрое получение информации по интересующей вас теме. Запросы – это более мощное средство выборки данных, по сравнению с использованием простейших средств поиска и фильтров.

Создание запроса в режиме конструктора

Для создания простого запроса выполните следующие действия:

1. В окне базы данных перейдите на вкладку “Запросы” и нажмите кнопку Создать.

2. Выберите режим Конструктора и нажмите ОК.

3. Откроется окно диалога “Добавление таблицы”, в котором выберите таблицу из которой будет выбираться нужная вам информация и нажмите кнопку Добавить. Закройте окно диалога.

4. На экране открывается окно конструктора запросов, схема данных которого содержит всего одну выбранную вами таблицу, а бланк запроса пуст.

Для выбора полей, которые должны присутствовать в результирующей таблице, вам необходимо отобразить их в бланке запроса. Каждая строка этого бланка выполняет определенную функцию:

• Поле. В этой строке помещают те поля, которые вы используете для создания запроса, каждое в своей ячейке таблицы.

• Имя таблицы. Эта строка показывает вам, из какой таблицы выбрано данное поле.

• Сортировка. В этой строке вы указываете тип сортировки информации, если она необходима.

• Вывод на экран. Если вы хотите, чтобы Access показывал информацию, найденную в поле, пометьте эту ячейку флажком.

• Условие отбора. В этой строке вы вводите ограничения поиска, задавая определенные условия, которые принято называть критерием поиска.

Добавление полей в бланк запроса. Для добавления в таблицу отдельных полей вы можете выбрать поле таблицы на схеме данных и дважды нажать кнопку мыши.

Удаление полей из бланка запроса. Для удаления ненужного поля из запроса выделите столбец, нажав на область выбора, и нажмите кнопку Delete .

Изменение порядка полей. Порядок полей в бланке запроса определяет порядок появления их в результирующей таблице. Поля перемещаются аналогично перемещениям столбцов данных в режиме таблицы.

Запуск запроса. После того как запрос сформирован, нажмите кнопку Запуск на панели инструментов или выполните команду Запрос/Запуск. Результат выполнения вашего запроса появится в режиме таблицы.

Сохранение запроса. Созданный запрос можно использовать в дальнейшем. Для этого вы должны присвоить ему имя и сохранить его. Сохранение запроса осуществляется командой Файл/Сохранить как/экспорт, которое открывает окно диалога ввода имени запроса.

Использование простого критерия выборки записей для ограничения поиска. Рассмотрим на примере формирования запроса для таблицы Студент. Предположим, что вы захотели при отборе столбцов Фамилия и Телефон ограничиться только девушками. Для этого вы должны создать критерий выборки записей, который определяется следующим образом:

• В списке таблицы Студент найдите поле Пол и дважды нажмите на него мышью, чтобы добавить в бланк запроса.

• В строке Условие отбора для только что созданного поля Пол введите “ж”.

• Снимите флажок вывода на экран для поля Пол, так как это поле используется только для задания условия выборки записей.

• Запустите запрос, и результаты появятся в режиме таблицы.

Построение более сложных условий выбора записей

1. Точное несовпадение значений одного из полей. Предположим, что вам требуется найти в таблице записи, значения которых не удовлетворяют определенному условию. Для установки таких значений используется оператор Not, который печатается перед сравниваемым значением. Для приведенного выше примера, в строке Условие отбора можно ввести оператор Not или <> , а затем – значение “м”.

2. Условие неточного совпадения. В том случае, если вы не помните точного задания чисел или последовательности символов в качестве критерия поиска, можно использовать оператор неточного совпадения Like. Данный оператор позволяет найти требуемые записи, зная лишь приблизительное написание величины, и используется совместно с подстановочными символами.

Символ	Использование	Пример	Результат
*	Соответствует любому количеству букв, цифр или других символов.	Like “*55*”	“553-3486”, “123-5561” и “187-1355”
?	Соответствует любому текстовому символу	Like Снег?рев	Фамилия: “Снегирев” и “Снегерев”
[ ]	Соответствует любому одному сим­волу из заключенных в скобки	Like [АС]*	Имя: Артем, Алексей, Алла, Сергей, Света
!	Соответствует любому одному сим­волу, кроме заключенных в скобки	Like [ !А]*	Имя: Борис, Николай, Мария, (и другие имена, не начинающие на А)
-	Соответствует любому символу из диапазона. Необходимо указывать этот диапазон по возрастанию (от А до Я, но не от Я до А)	Like [Г-Л]	Фамилия: Голубев, Демин, Жуков, Иванов, Кузьмин, Леванов.

3. Выбор записей по диапазону значений

Для задания диапазона значений в окне конструктора запросов используются операторы (больше), (не менее), (меньше), (не более) и Between, которые вы можете использовать с текстовыми и цифровыми полями, а также полями дат.

Пример 1: Получить список клиентов, чей кредит превышает 100000.

Условие отбора – “100000”.

Пример 2: Получить сведения обо всех заказах с 1 января по 31 марта 1999 года. В данном случае необходимо указать обе границы (начальную и конечную даты). Для ввода условия выборки перейдите в бланке запроса на строку Условие отбора и нажмите кнопку Построить на панели инструментов. В списке операторов сравнения выберите Between . В области ввода выражения появиться шаблон для ввода параметров данного оператора:

Between “Выражение” And “Выражение”

Вставьте вместо первого параметра начальную дату, а в качестве второго – конечную дату. Обратите внимание, что в Access в условиях отбора значения даты необходимо выделять с обеих сторон символом #.

4. Объединение критериев нескольких полей.

Довольно часто возникает ситуация, когда задаются условия для нескольких полей таблицы или же нескольких условий для одного поля. Если запись выбирается только в случае выполнения всех условий, то условие такого выбора называется логическим И, а запрос – И-запросом. Если же запись выбирается при выполнении хотя бы одного из всех условий, то условие такого поиска называется логическим ИЛИ, а запрос – ИЛИ-запросом.

Для задания И-выражения вы должны просто задать условие в строке Условие отбора для каждого из полей, образующих критерий.

При задании ИЛИ-выражения каждое из условий выбора, образующих критерий, должно располагаться на отдельной строке бланка запроса. Например, для выбора списка клиентов из Киева и Минска нужно просто расположить первое условие в строке Условие выбора, а второе в строке Или.

5. Операторы Or и And

При вводе условия вы можете использовать операторы Or и And , которые позволяют вам формировать в одной строке сложное условие выборки, в отличии от приведенного выше способа написания условий в разных строках.