лекции / лекции по базам данных в Access / №11

Использование мастера

MS Access позволяет создавать базы данных с помощью мастера. Такие базы данных содержат наборы готовых таблиц, форм, отчетов. Для создания новой базы данных с помощью мастера выполните следующие действия:

1. Выполните команду Файл/Создать базу данных.

2. В открывшемся окне диалога «Создание» выберите ярлык «Базы данных». На экране появится список баз данных, предлагаемых мастером.

3. Выберите из списка BOOKS и запустите на выполнение мастер создания базы данных, нажав на кнопку OK/

4. В окне диалога «Файл новой базы данных» выберите папку, в которую предполагаете разместить создаваемую базу данных, а в поле Имя файла введите ее имя. Затем нажмите на кнопку Создать.

5. В следующем окне диалога мастер сообщает, какую информацию будет содержать создаваемая им база данных. Нажмите кнопку Далее.

6. В следующем окне вы ознакомитесь со списком таблиц и полей базы данных. Те поля, которые написаны курсивом возможно дополнительно добавить в базу данных. На данном этапе необходимо установить флажок в левом нижнем углу для включения образцов данных, которые позволят наглядно освоить материал.

7. В последующих окнах самостоятельно выберите стиль оформления экрана и отчетов. Для того чтобы отчеты содержали рисунки, установите флажок у соответствующей команды и нажав на кнопку Рисунок выберите его (All/Win95/Office97/Clipart/Popular/…).

8. После того, как выбраны все параметры и нажата кнопка Готово происходит загрузка базы данных.

9. В результате на экране появится диалоговое окно Главная кнопочная форма, а в левом нижнем углу свернуто привычное окно базы данных со всеми вкладками (Таблицы, Запросы, Формы и т.д.).

После того, как вы создали базу данных BOOKS, разберитесь с элементами управления кнопочной формы и просмотрите все ее содержимое.

Созданную с помощью мастера базу данных можно модифицировать, подстраивать под себя. Предположим вы не собираетесь вносить цитаты. Поэтому можно удалить соответствующие компоненты. Для этого щелкните по кнопке Изменение элементов кнопочной формы. Откроется диспетчер кнопочной формы, в которой изображены все ее страницы. Дважды щелкните мышью по надписи «Главная кнопочная форма» (аналогично выполнение команды Изменить). Из открывшегося списка удалите с помощью соответствующей кнопки Ввод/просмотр формы «Цитаты». Затем закройте данное диалоговое окно.

В созданную мастером базу данных можно добавлять дополнительно свои Таблицы, Запросы, Формы и т.д. Рассмотрим на примере. Допустим необходима такая форма, с помощью которой вы бы могли осуществлять поиск книги по автору, названию или разделу. Выполним следующие действия:

1. Разверните окно базы данных в левом нижем углу.

2. Создайте запрос на основе таблиц Авторы, Книги и КнигиАвторы. Последняя таблица осуществляет связь двух предыдущих. В области данных запроса поместите поля Фамилия, ОбычноеНазвание, КодРаздела. Сохраните запрос.

3. Создайте форму на основе сохраненного запроса. В область данных поместите все имеющиеся поля. Создайте кнопку, осуществляющую Поиск записей. Сохраните форму.

4. Перейдите к Главной кнопочной форме. Нажмите кнопку Изменение элементов кнопочной формы. Откройте Главную кнопочную форму и нажмите кнопку Создать. В поле Текст запишите «Поиск книги», в поле Команда выберите «Открытие формы в режиме редактирования», в поле Форма выберите созданную вами форму. Закройте все окна.

5. В Главной кнопочной форме появилась новая кнопка Поиск книги. Откройте форму и попробуйте отыскать одну и книг.