лабораторная работа / Лабораторная работа _1 по курсу ИОСУ для 4 курса / Предварительные сведения по Ассеss

Предварительные сведения по Ассеss

Назначение любой системы управления базами данных (СУБД) - создание, ведение и обработка баз данных. Как в текстовом редак­торе можно подготовить много разных документов, так в СУБД Access можно создать много разных баз данных.

СУБД предоставляет возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию. Можно выбирать любые поля, фор­маты полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения. Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их, удалять, копировать в другие таблицы.

Можно производить обмен данными между компонентами СУБД Access и другими приложениями Windows. Это могут быть рисунки, диаграммы и т.д. Поддерживается экспорт и импорт данных из тек­стовых файлов и электронных таблиц.

При коллективном использовании СУБД Access дает возмож­ность защитить информацию так, что разные пользователи имеют разные права по просмотру или изменению информации: при этом предусмотрены средства обеспечения целостности данных.

Каждая база данных хранится на диске в виде файла с расши­рением mdb. При запуске СУБД Access появляется меню для рабо­ты с компонентами базы данных. Пример такого меню представ­лен на рис. 1.

Ниже описываются компоненты базы данных, которые будут рас­сматриваться в данном практикуме.

Таблицы. Основная информация хранится в таблицах. Таблица -совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а стро­ки — записями. Количество записей в таблице ограничивается емко­стью жесткого диска. Допустимое количество полей - 255. Таблиц в базе данных может быть несколько. Сведения по разным вопросам следует хранить в разных таблицах. Для работы таблицу необходи­мо открыть. Перед окончанием работы ее следует закрыть, предва­рительно сохранив все изменения, произведенные в ходе работы.

С таблицами можно работать в двух режимах - таблицы и конструктора. Переход из режима таблицы в режим конструк­тора таблицы и обратно производится щелчком по кнопке Вид, расположенной на панели инструментов. Ключевое поле - поле с уникальными записями. Таблицы связываются (дается указание на соответствие записей) по ключам; ключ может состоять из од­ного или из нескольких полей.

Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копиро­вать из других баз данных, а не вводить заново. Если таблицы были связаны в старой базе данных, то они таким же образом будут связаны и в новой.

В режиме таблицы обычно просматривают, добавляют и из­меняют данные. Можно также добавлять или удалять столбцы таблицы, изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, их порядок, вид и цвет шрифта и т.д). Можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, фильтровать и сортировать запи­си. В режиме конструктора таблицы можно создать новую таб­лицу или изменить поля старой.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов.

Тип данных указывает, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы:

Текстовый – текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов (до 255 символов).

Поле МЕМО – для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000 символов).

Числовой – при выполнении над данными математических операций.

Денежный – специальное числовое поле используется для операций с деньгами.

Дата/время – предназначено для хранения информации о дате и времени.

Счетчик – специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.

Логический – может иметь только одно из двух возможных значений «Да» или «Нет».

Поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft Excel или рисунок Microsoft Draw), созданный другим приложением. Максимальный размер – примерно 1 гигабайт используется для ввода в поле рисунков, графиков, таблиц и др.

Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе «Свойства поля». Назначение основных свойств поля представлены в таблице 1.

Таблица 1

Свойство	Назначение
Размер поля	Задает максимальное число символов для ввода в данное поле
Формат поля	Задает формат вывода значений данного поля
Число десятичных знаков	Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел
Маска ввода	Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле
Подпись	Определяет текст, который выводится в качестве подписи поля
Значение по умолчанию	Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи

Access обладает широким набором средств для изменения внешнего вида ваших таблиц. Вы можете расширить или сузить столбцы, сделать строки выше или ниже, можно сделать невидимыми столбцы, которые вам не нужны в данный момент и др.

1. Изменение порядка следования полей. В режиме таблицы вы можете изменить порядок следования полей, не переходя в конструктор. Рассмотрим последовательность действий:

• Поместите указатель мыши в верхнюю часть столбца, который вы хотите переместить. Когда вы увидите черную стрелку, нажмите на кнопку мыши, выделив этим весь столбец.

• Установите указатель примерно в середине поля. Нажмите кнопку мыши и держите ее нажатой.

• Теперь переместите поле в нужное место и отпустите кнопку мыши.

2. Изменение ширины столбцов:

• Ширину столбца можно изменить нажав правой кнопкой мыши на в верхнюю часть столбца и задать соответствующую ширину столбца.

• Можно также просто растянуть столбец, как в Excel.

3. Изменение количества отображаемых столбцов используется в том случае, когда ширина экрана не позволяет отобразить все поля и поэтому имеется необходимость скрыть ненужные на данный момент столбцы. При этом они не удаляются и информация, находящаяся в них, не пропадает. Они просто не отображаются до тех пор, пока вы этого не захотите.

• Для того чтобы скрыть столбец, сначала выберите его, нажатием на область наименования этого столбца.

• Затем выполните команду Правая кнопка мыши/Скрыть столбцы. При выполнении этой команды на экране открывается окно диалога «Отображение столбцов» со списком всех полей вашей таблицы. Видимые столбцы отмечены . Для скрытия столбца снимается флажок напротив нужного поля.

• Для обратного процесса (отображения скрытых столбцов) используется команда Правая кнопка мыши/Показать столбцы. При этом появляется то же окно и скрытые ранее столбцы отмечаются знаком .

4. Фиксация столбцов таблицы. При просмотре таблиц с большим количеством столбцов легко заблудиться в информации при переходе в правую часть таблицы, когда левые столбцы исчезают из вида. Access позволяет зафиксировать один или более столбцов, то есть сделать так, чтоб они оставались видимыми при любых обстоятельствах.

• Выделите закрепляемый столбец. Выполните команду Правая кнопка мыши/Закрепить столбцы.

• Для отмены данного режима выберите Правая кнопка мыши/Освободить все столбцы.

5. Изменение параметров шрифта можно проделать, выполнив команду Главная/Шрифт.

6. Создание нового поля в режиме таблицы. Для создания нового поля в режиме таблицы необязательно переходить в конструктор таблиц. Выполните следующее:

• Выберите поле, перед которым вы хотите разместить новое поле.

• Выполните команду Правая кнопка мыши/ВставкаСтолбец. Новый столбец автоматически будет назван Поле1.

• Нажмите два раза кнопкой мыши на заголовке созданного поля и введите новое название.

7. Удаление и добавление записи. Удалить и добавить запись можно аналогично работе в Excel (щелчок правой кнопки мыши на необходимой строке и выборе «Удалить запись», «Добавить запись» в открывающемся меню).

Связи между таблицами

База данных содержит множество таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей, называемых ключами. В общем случае ключи записи бывают двух видов: первичный (уникальный) и вторичный ключи.

Первичный ключ – это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей – составным ключом. В качестве ключей обычно используют табельные номера, электронные адреса, паспортные номера и серии или просто порядковые номера записе

Внешний ключ (вторичный ключ) – это такое поле, значение которого может повторяться в нескольких записях, т.е. он не является уникальным. Если по значению первичного ключа может быть найден один единственный экземпляр записи, то по вторичному ключу – несколько записей.

Перед определением связей между таблицами необходимо четко уяснить, какие именно данные содержатся в каждом из объектов и какие отношения установлены между ними. Существует три типа отношений между таблицами: один-ко-многим, один-к-одному и многие-ко-многим. Наиболее часто используется отношение один-ко-многим. При такой связи каждой записи в таблице 1 могут соответствовать несколько записей в таблице 2, а каждая запись в таблице 2 не может иметь более одной соответствующей записи в таблице 1.

Формы. Форма представляет собой специальный формат эк­рана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода дан­ных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. | Можно создавать формы для работы одновременно с нескольки-1 ми взаимосвязанными таблицами. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, вклю­чающем данные из этих таблиц.

С применением форм можно представлять записи в удобном для пользователя виде - в виде привычных документов: бланков, экзаменационных ведомостей и т.д. Формы ввода-вывода позво­ляют вводить данные в базу, просматривать их, изменять значе­ния полей, добавлять и удалять записи.

Все элементы, добавляемые в форму, - поля, надписи, списки, переключатели, кнопки, линии - являются элементами уп­равления; Способ создания элемента управления зависит от того, какой элемент создается: присоединенный, свободный или вычисляемый.

Запросы. Запрос - это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запро­сы используются также в качестве источника данных для форм ' и отчетов.

С помощью Access могут быть созданы несколько видов зап­росов. Запрос на выборку выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов. Запрос-изменение изменяет или пе­ремещает данные; к этому типу относятся Запрос на добавле­ние, Запрос на удаление и Запрос на обновление. Запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки в отдельной таблице. Перекрестные запросы предназначены для группиро­вания данных и представления их в компактном виде. Запрос можно создать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.

Отчеты. Отчет - это гибкое и эффективное средство для ор­ганизации данных при выводе на печать и вместе с тем это спо­соб вывода данных из базы на печать в том виде, в котором тре­буется пользователю, например, в виде справок об обучении, эк­заменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо признаком, и др. С помощью отчета можно расположить инфор­мацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помо­щью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью Мастера.

Макросы и модули. Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные опера­ции, такие, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Модуль - это программа на языке Access Basic. В данном практикуме мак­росы и модули не рассматриваются.