Создание отчетов

Цели работы: научиться создавать отчеты; закрепить навыки создания отчетов с помощью Конструктора; научиться создавать отчеты с помощью Мастера отчетов; освоить основные приемы изготовления надписей на конвер­тах и наклейках.

1. Основные понятия.

Результаты обработки данных должны использоваться в том порядке и в тех формах, которые приняты в предметной области АИС. Решение этой задачи обеспечивается комплексом функций СУБД, определяемым термином «вывод данных».

В более узком плане под выводом данных понимается ком­плекс функций СУБД по предоставлению пользователю резуль­татов обработки, хранении и накопления данных в наиболее удобном для восприятия виде, документирования выводимой информации, а также по передаче данных в другие (внешние) системы и форматы.

Вывод данных осуществляется:

через выходные (выводные) формы;

через «отчеты»;

через экспорт данных.

Выходные формы по смыслу аналогичны входным формам, то есть формам для ввода, просмотра и редактирования данных. При этом, как правило, базовым источником данных для форм явля­ются не таблицы данных, а результаты выполнения запросов.

Та­ким образом, главной функцией выводных форм является пре­доставление пользователю результатов выполнения запросов в наиболее удобном и привычном «бланковом» виде.

В отличие от входных, особенностью выводных форм как экранных объектов является то, что помимо надписей и полей с данными в них присутствуют так называемые элементы управ­ления — кнопки, переключатели, поля-списки, которые исполь­зуются для задания пользователем тех или иных параметров вы­полнения запросов.

В развитых СУБД запросы с параметрами реализуются через технику форм, в которых пользователь через элементы управления определяет конкретные условия отбора.

Отчеты решают задачу документирования выводимых данных, то есть представления результатов обработки и накопления данных в форме текстового документа, который можно рас­печатать или приобщить к другому текстовому документу. Отче­ты во многом аналогичны выводным формам и, по сути, пред­ставляют печатные формы для результатов накопления и обра­ботки данных.

Отличительной особенностью отчетов является то, что они строятся по правилам текстовых документов, то есть отображаемые данные разделяются на страницы и разделы с со­ответствующими элементами (поля, колонтитулы) и параметра­ми форматирования (шрифт, отступы, выравнивание).

Так же как и в формы, в отчеты могут помещаться элементы управления, среди которых особое значение имеют вычис­ляемые поля, то есть поля, содержимое которых формируется на основе вычисления определенных статистических функций по помещаемым в отчет данным.

Помимо полей с данными и вычисляемых полей в отчеты могут внедряться различные графические объекты для форми­рования логотипов и других поясняющих рисунков и, кроме того, такие средства наглядного отображения табличных дан­ных, как диаграммы.

Экспорт данных решает технологические задачи резерви­рования, архивирования данных или передачи накопленных в АИС данных во внешние системы и форматы и реализуется через уже рассмотренные запросы на добавление данных и зап­росы на создание таблицы. Таблицы-приемники в этом случае находятся во внешних файлах баз данных, созданных под уп­равлением СУБД того же типа или СУБД, поддерживающей протокол ООВС.

Некоторые СУБД обеспечивают экспорт дачных в тек­стовые файлы. При этом табличные данные в строках тексто­вых файлов размещаются последовательно по строкам и ячей­кам экспортируемой таблицы, то есть слева направо, сверху вниз, отделяясь друг от друга специальными разделителями, напри­мер символом « \ ». Такой порядок размещения табличных данных в текстовых файлах получил название «унифицирован­ного формата обмена данными» (УФОД).

Средства Access по разработке отчётов предназначены для соз­дания макета отчёта, по которому может быть осуществлён вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчёт сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимо­связанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены са­мые высокие требования к оформлению документа.

Access имеет следующие режимы создания отчётов: Конструк­тор, Мастер отчётов. Автоотчёт: в столбец. Автоотчёт: лен­точный, Мастер диаграмм. Почтовые наклейки.

Во многих случаях удобно использовать мастер отчётов. Создан­ный мастером отчёт можно доработать в режиме конструктора.