5.3. Создание запроса из фильтра

Еще одним способом создания запроса является сохранение фильтра в виде запроса. Фильтр используется при просмотре таблицы для отбора нужных записей. Если вы создали сложный фильтр в окне Фильтр и знаете, что его придется использовать в дальнейшем, можно сохранить его в базе данных в виде запроса. Для этого достаточно нажать кнопку Сохранить как запрос на панели инструментов при открытом окне Фильтр.

6. Передача результатов запроса в другие приложения

В Microsoft Access имеются возможности быстрой передачи результатов запросов в другие приложения Microsoft Office. Существуют четыре способа использования данных Microsoft Access в Microsoft Word:

1. При работе с Microsoft Word можно с помощью Мастера по созданию составных документов Microsoft Word создавать документы Word, связанные с данными Microsoft Access. После установления связи документ может быть в любое время открыт в Microsoft Word и использован для печати стандартных писем или почтовых наклеек, в которых используются текущие данные из Microsoft Access.

2. При работе с любой версией Microsoft Word допускается экспорт данных из Microsoft Access в файл данных составного документа, который применяется при создании составных документов Word.

3. Допускается сохранение данных в файле формата RTF. При этом сохраняются такие атрибуты форматирования, как шрифты и стили. Файл RTF может быть открыт в Microsoft Word, в других текстовых процессорах на платформе Windows или в издательских программах.

2. Ход работы:

Задание №1. Откройте учебную базу данных состоящую из связанных таблиц Группы с полями Учебная группа и Преподаватель, Список с полями Код, Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения, Факультет, Курс, Учебная группа, Подгруппа и Личные данные, состоящую из следующих полей: КодСтудента, Адрес, НомерТелефона и Word, Excel и Access. В таблицу Список добавьте поле Пол.

Задание №2. Создайте запрос на выборку данных из одной таблицы с помощью Мастера запросов на основании таблицы Список. Получите итоговую таблицу с тремя полями: Фамилия, Год рождения, Учебная группа.

Задание №3. Создайте простой запрос на выборку подмножества записей в режиме конструктора.

Порядок работы:

- Выберите закладку Запросы.

- Щелкните мышкой по кнопке Создать.

- В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щел­кните по кнопке ОК.

- Добавьте таблицу Список, выбрав ее и щелкнув по кнопке Добавить.

- Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появляется воз­можность выбора полей из таблицы.

- Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество и Учебная группа.

- В строке Условие отбора под полем Учебная группа введите условие: УИТ-41 OR УИТ -42.

- Щелкните по кнопке Запуск для представления запроса. В результате вы получа­ете новую таблицу с другим набором полей.

Задание №4. Создайте запрос на выборку данных из двух таблиц

Порядок работы:

- Выберите закладку Запросы.

- Щелкните мышкой по кнопке Создать.

- В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щел­кните по кнопке ОК.

- Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выби­рая их и щелкая по кнопке Добавить.

- Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появляется воз­можность выбора полей из разных таблиц.

- Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Спи­сок и НомерТелефона - из таблицы Личные данные. Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по име­ни поля.

- Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить. Введите имя запроса Номера телефонов и щелкните по кнопке ОК.

- Щелкните по кнопке Запуск для представления запроса. В результате вы получа­ете новую таблицу с другим набором полей.

- Перейдите в режим Конструктор. В строке Условие отбора введите Like «В*». Таким образом, вы получите запрос на телефоны учащихся, фамилия которых начинается на «В».

- Щелкните по кнопке Запуск для представления запроса.

Измените имя запроса, выбрав в меню пункт Файл - Сохра­нить как/Экспорт.

- В появившемся диалоговом окне наберите новое имя запроса: Выборка по В. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано два запроса.

Задание №5. Создайте запрос на выборку с использованием логических опе­раций в условии отбора.

Предположим, что вам нужно составить ведомость для выпла­ты стипендии всем учащимся, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам 4 или 5.

Порядок работы:

- Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом диалого­вом окне.

- Щелкните мышкой по кнопке Создать.

- В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щел­кните по кнопке ОК.

- Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выби­рая их и щелкая по кнопке Добавить.

- Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появляется воз­можность выбора полей из разных таблиц.

- Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Спи­сок и поля Word, Excel и Access - из таблицы Личные дан­ные.

- В строке Условие отбора под полями Word, Excel и Access поставьте 4 Or 5.

- Щелкните по кнопке для представления запроса.

- Закройте запрос, сохранив его с именем Успеваемость.

Задание №6. Создайте запрос на выборку с использованием логических опе­раций в условии отбора.

Предположим, что вы захотели при отборе столбцов Фамилия и Телефон ограничиться только девушками. Для этого вы должны создать критерий выборки записей, который определяется следующим образом:

- Выделите запрос Номера телефонов.

- Щелкните по кнопке Конструктор.

- Добавьте поле Пол.

- В строке Условие отбора поля Пол введите Not “м”.

- Снимите флажок вывода на экран для поля Пол, так как это поле используется только для задания условия выборки записей.

- Щелкните по кнопке для представления запроса.

- Закройте запрос, сохранив его с именем Девочки, выпол­нив команду Файл - Сохранить как/экспорт....

Задание №7. Создайте запрос на выборку с вычисляемым полем.

Порядок работы:

- Выберите закладку Запросы, если находитесь в другом окне.

- Щелкните по кнопке Создать.

- В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щел­кнув по кнопке ОК.

- Добавьте нужные таблицы (Список и Личные данные).

- Завершите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

- Выберите поля Фамилия и Имя из таблицы Список и поля Word, Excel - из таблицы Личные данные.

- Поставьте курсор на строку Поле пустого столбца бланка запроса

- Щелкните по кнопке -Построить.

- В появившемся окне напечатайте выражение

Среднее:([ Word]+[Excel])/2 и щелкните по кнопке ОК.

- Это выражение подставится в новое поле. Нажмите клавишу [Enter].

- Сохраните запрос с именем Среднее.

- Щелкните по кнопке для представления запроса. Новое поле будет иметь имя Среднее.

- Закройте запрос.

Задание №8. Постройте запрос на обновление.

Необходимо поменять в таблице Личные данные в поле Word оценки с 5-ти бальной системы на 10-бальную: 5 на 10, 4 на 8, 3 на 6.

Порядок работы:

- Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

- Щелкните мышкой по кнопке Создать.

- В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щелкните по кнопке ОК.

- Добавьте таблицу Личные данные, выбрав ее из списка и щелкнув по кнопке Добавить.

- Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

- Выберите поле Word из таблицы Личные данные.

- Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Обновление.

- Введите условие замены: в поле Word заменить все цифры 5 на 10. Для этого введите в поле Обновление – 10, а в поле Условие отбора – 5.

- Щелкните по кнопке для выполнения запроса.

- Подтвердите обновление записей. Если вы сейчас перейдете в режим таблицы, то, естественно, не увидите ни одной записи, так как цифры 5 заменились на 10, а условие - на выбор оценки 5 не дает ни одной записи. Удалив в строке Условие отбора цифру 5, увидите в режиме таблицы результат замены.

- Закройте запрос, сохранив его с именем Обновление_1.

- Выберите вкладку Таблицы.

- Откройте таблицу Личные данные. Просмотрите результат применения запроса.

Задание №9. Создайте новую таблицу с названи­ем Новая группа и текстовыми полями Фамилия, Имя, Отчество и Группа. Для этого:

- Задайте ключевое поле Код.

- Заполните значениями: Трофимова Анна Ивановна, Тихомирова Инна Сергеевна, Федорова Ирина Петровна, Хухарева Оль­га Дмитриевна. Номер группы УИТ-41.

- Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

Задание №10. Постройте запрос на добавление.

Записи из таблицы Новая группа нужно доба­вить в таблицу Список.

Порядок работы:

- Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

- Щелкните мышкой по кнопке Создать.

- В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструк­тор, щелкните по кнопке ОК.

- Добавьте таблицу Новая группа, выбрав ее и щелкнув по кнопке Добавить.

- Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

- Выберите те поля, которые нужно добавить (Фамилия, Имя, Отчество, Группа).

- Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Добавление.

- В появившемся диалоговом окне выберите имя таблицы Спи­сок, в которую будут добавляться данные. Эта таблица может быть из текущей базы данных или из любой другой. В данном случае у нас одна база данных, поэтому щелкните по кнопке ОК.

- Щелкните по кнопке для выполнения запроса. Подтвер­дите выполнение запроса.

Замечание. Если появляется ошибка в выполнении данного за­проса, то откройте схему данных, щелкните дважды по связи Список-Личные данные, удалите флажок Обеспечение целостности данных.

- Закройте запрос, сохранив его с именем Добавление.

- Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список и убедитесь, что данные записи были добавлены.

Задание №11. Постройте запрос на удаление.

Нужно удалить записи, добавленные в предыдущем задании.

Порядок работы:

- Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

- Щелкните мышкой по кнопке Создать.

- В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструк­тор, щелкните по кнопке ОК.

- Добавьте таблицу Список, выбрав ее из списка и щелкнув по кнопке Добавить.

- Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

- Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Удаление.

- Выберите поле Фамилия из таблицы Список.

- Введите условие отбора Like “[Т-Х]*”.

Замечание. Для предварительного просмотра удаляемых записей щелкните по кнопке -Вид на панели инструментов. Для возврата в режим Конструктор снова щелкните по этой кнопке на панели инструментов. Любые изменения следу­ет вносить в режиме Конструктор.

- Щелкните по кнопке для выполнения запроса. Появится сообщение, что процесс удаления будет необратим. Подтвер­дите удаление записей.

- Закройте запрос, сохранив его с именем Удаление.

- Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список и убедитесь, что данные записи были удалены.

Задание №12. Постройте запрос на создание таблицы.

Бывают ситуации, когда из старых таблиц нужно составить но­вые с другим набором полей. Предположим, что мы хотим создать таблицу успеваемости для студентов разных групп, поместив поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Список и поля Word, Excel и Access - из таблицы Личные данные в новую таблицу. (Снова создайте связь Спи­сок - Личные данные).

Порядок работы:

- Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

- Щелкните мышкой по кнопке Создать.

- В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструк­тор, щелкнув по кнопке ОК.

- Добавьте таблицы Список и Личные данные, выбрав их и щелкнув по кнопке Добавить.

- Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

- Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Создание таблицы ....

- Напечатайте имя таблицы Успеваемость и щелкните по кнопке ОК.

- Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество и Группа из таблицы Список и поля Word, Excel и Access из таблицы Личные данные.

- Щелкните по кнопке для выполнения запроса. Подтвер­дите выполнение запроса. Закройте запрос, сохранив его с име­нем Новая_таблица.

- Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Успевае­мость и убедитесь, что записи были добавлены.

Задание №13. Создание перекрестных запросов.

Допустим, вам нужно подсчитать для экзаменационной ведо­мости, сколько в каждой группе по Word получено «троек», «четверок» и «пятерок». Для подобных целей используется перекрестный запрос.

Порядок работы:

- Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

- Щелкните мышкой по кнопке Создать.

- В появившемся диалоговом окне выберите Перекрестный запрос, щелкнув по кнопке ОК.

- В окне Создание перекрестных запросов выделите таблицу Успеваемость и щелкните по кнопке Далее.

- Выберите поле, значения которого будут использоваться в каче­стве заголовков строк, - Группа. Щелкните по кнопке Далее.

- Выберите поле, значения которого будут использоваться в каче­стве заголовков столбцов, например Word. Щелкните по кноп­ке Далее.

- Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Count -количество). Здесь вы можете добавить итоговое поле для каж­дой строки (это поле покажет общее количест­во оценок по каждой группе).

- Щелкните по кнопке Далее.

- Задайте имя запроса Word.

- Щелкните по кнопке Готово.

Задание №14. Создание запроса на основе фильтра

- Откройте в режиме Таблицы таблицу "Список".

- Нажмите кнопку Изменить фильтр на панели инструментов.

- Выберите из списка в поле Пол значение «м».

- Проверьте, как работает фильтр, нажав кнопку Применение фильтра на панели инструментов. Убедившись, что фильтр работает правильно, сохраните его для дальнейшего использования.

- Нажмите кнопку Изменить фильтр на панели инструментов еще раз, чтобы вернуться в окно определения фильтра.

- Нажмите кнопку Сохранить как запрос на панели инструментов или выполните команду Файл, Сохранить как запрос.

- Укажите имя запроса Список мальчиков.

- Снимите фильтр, нажав кнопку Удалить фильтр.

Сохраненный фильтр может быть использован двумя способами:

1. Открыв таблицу "Список", установить сохраненный фильтр. Для этого нужно сначала открыть окно определения фильтра, нажав кнопку Изменить фильтр. Затем нажать кнопку Загрузить из запроса на панели инструментов.

2. Выполнить команду Файл, Загрузить из запроса. При этом появится диалоговое окно Применяемый фильтр, в котором требуется выделить в списке необходимый фильтр и нажать кнопку ОК или просто дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по названию фильтра. Чтобы применить фильтр, нужно нажать кнопку Применение фильтра на панели инструментов.

В виде запроса можно также сохранить расширенный фильтр. Расширенный фильтр используется в том случае, если требуется задать сложные критерии отбора и сортировки записей

- Чтобы посмотреть результаты запроса, достаточно открыть его в режиме Таблицы.

Задание №15. Создать составной документ Microsoft Word

Для того чтобы осуществить экспорт запроса в файл данных составного документа Microsoft Word, необходимо:

- В окне базы данных выбрать имя экспортируемого запроса, а затем выполнить команду Экспорт из меню Файл.

- В окне Экспорт объекта выбрать тип файла MS Word в поле Тип файла, а в поле Имя файла ввести имя файла и нажать кнопку Экпорт. Microsoft Access автоматически создает файл данных, содержащий имена полей и все данные из таблицы.

- Просмотрите полученный текстовый файл.

Задание №16. Сохраните запрос в файле формата RTF

- В окне базы данных выбрать имя сохраняемого запроса. Для того чтобы сохранить выделенный фрагмент объекта в режиме таблицы, открыть запрос и выделить требуемую часть. Выполнить команду Экспорт из меню Файл.

- В поле Тип файла окна Экспорт объекта выбрать тип файла Формат RTF, а в поле Имя файла ввести имя файла и нажать кнопку Экспорт.

Задание №17. Экспортируйте запрос в документ Word и просмотрите результат операции экспорта

- Используйте команду меню Сервис, Связи с Office, Публикация в MS Word. При этом результирующие записи запроса сохраняются в файле формата RTF в папке, в которую установлен Microsoft Access. Word загружается автоматически, и в нем открывается сохраненный файл.

Задание №18. Проанализируйте данные запроса в Microsoft Excel

Используйте команду меню Сервис, Связи с Office, Анализ в MS Excel. Результаты выбранного запроса при этом будут сохранены в файле Microsoft Excel в папке, в которую установлен Microsoft Access. Microsoft Excel запускается автоматически и открывает этот файл.

Задание №19. Печать результатов запроса

Результаты запроса можно не только посмотреть на экране, но и напечатать.

1. Можно напечатать результат запроса и прямо из окна базы данных, не открывая его. Для этого необходимо:

- Выделить требуемый запрос в списке запросов окна базы данных

- Щелкнуть правой кнопкой мыши по названию запроса.

- Выбрать из контекстного меню команду Печать.

2. Можно открыть запрос в режиме Таблицы и нажать кнопку Печать на панели инструментов. При этом таблица выводится на принтер, установленный по умолчанию, и используются параметры печати, заданные по умолчанию. Перед выводом запроса на печать полезно посмотреть его в режиме Предварительного просмотра. Для этого нужно нажать кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов.

3. Можно открыть запрос в режиме Таблицы и выполнить команду Файл, Печать. В этом случае перед печатью таблицы на экран выводится стандартное окно Печать, в котором можно изменить параметры печати, заданные по умолчанию. Например, можно выделить в результирующей таблице только некоторые записи, а затем в диалоговом окне Печать установить переключатель выделенные записи. Тогда будут напечатаны только выделенные записи.

Задание №20. Создайте самостоятельно в вашей базе данных, запросы (по вариантам):

- Запросы на выборку используя Мастер запросов и Конструктор.

- Запрос с использованием логических опе­раций в условии отбора.

- Сводный запрос.

- Запрос с использованием вычисляемого поля.

- Запрос Обновление_2, Обновление_3, меняющий значения поля Excel 4 и 3 на 8 и 6.

- Перекрестный запрос.

- Запрос на основе расширенного фильтра.

3. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. Классификация запросов

2. Запросы на выборку данных

3. Вычисляемые поля в запросах

4. Операторы для связи выражений

5. Запросы на изменение данных

14