1.2 Выбор метода решения

При исследовании структуры предметной области, подлежащей автоматизации, было выявлено, что менеджер по продаже компьютерной техники теряет много времени и сил, заполняя все бланки приказов и личных карточек сотрудников вручную, выполняя при этом рутинные операции.

Это в наше время стало неэффективно.

Можно предложить помощь менеджеру по продажам, упростив работу путём внедрения разрабатываемого программного продукта выполненного в базе данных Microsoft Access или в Microsoft Excel.

Microsoft Excel – самая распространенная в мире программа электронных таблиц. Одна из особенностей программы Excel заключается в возможности придумывать и создавать приложения для нее. Она одинаково хорошо подходит как для создания накладных так и для анализа научных данных. Электронные таблицы Excel могут использоваться для создания образцов бланков, расчетов по закладным, финансовых отчетов и для многого другого.

Программу Excel можно использовать для хранения данных. Эта программа обладает многими возможностями, присущими современным программам для работы с базами данных. Так, например, Excel имеет средства для обработки данных и осуществления их фильтрации. Однако по своим возможностям Excel уступает специализированной программе, предназначенной для работы с базами, такой как Microsoft Access.

В частности, Excel не может работать с очень большими базами данных. Это связано с тем, что программа Excel загружает в память всю базу данных, независимо от ее объема. Специализированные же программы загружают только те данные, которые необходимы. Также Интерфейс создаваемой базы данных остается не завершенным, в отличие от возможностей создания в программе Microsoft Access. Access – это мощное приложение, предлагающее широкий диапазон средств для эффективного управления информацией.

База данных – это совокупность данных.

Access – это гибкая программа, позволяющая работать как с простыми, так и со сложными базами данных. Следует добавить, что это реляционная база данных, которая позволяет определять отношения между различными категориями информации. В результате мы имеем возможность пользоваться данными совместно.

Access имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

В состав Access входят встроенные меню и панели инструментов. Набор этих компонентов в окне приложения может быть разным в зависимости от выполняемой вами задачи. Вы вправе вносить изменения в существующие меню и панели инструментов и даже создавать свои собственные. У каждого меню и у каждой панели инструментов есть свои свойства, определяющие, можно ли менять их положение, размеры, параметры, а также можно ли закреплять, скрывать или отображать их на экране.

Access – это современное средство для управления и разработки баз данных. Разрабатываемый программный продукт прост в эксплуатации, сэкономит финансовые затраты предприятия на приобретение стандартного программного продукта. Эта база данных рассчитана на довольно широкий круг пользователей, среди которых могут быть как начинающие пользователи, так и опытные программисты.

Существуют стандартные программные продукты. Например, существует стандартный программный продукт «Компьютерного магазина».

Этот программный продукт дорого стоит, не удовлетворяет потребностей менеджера по продаже компьютерной техники. Не каждое предпринимательство способно приобрести стандартный программный продукт. При работе с такими программными продуктами пользователь должен быть специалистом в той области программирования, в которой разработан программный продукт.

Если с базой данных должен работать пользователь, не знакомый с приёмами работы с программным продуктом (а именно к этой категории относится большинство пользователей специализированных информационных систем), единственным радикальным решением остаётся разработка приложения, автоматизирующую не некоторые, а все действия пользователя.

Наиболее полно преимущество грамотно спроектированной базы данных проявляются в тех случаях, когда с ней работает несколько пользователей.

После проектирования и реализации базы данных возникает проблема организации работы с ней. Кроме того, каждой категории пользователей приходится работать с различными типами документами на бумажных и магнитных носителях.

Перечисленные выше проблемы в сегодняшних информационных системах решаются при помощи приложений.

В этой базе данных была разработана приложение, который автоматизирует не некоторые, а все действия менеджера по продаже компьютерной техники и действует эффективно.