лекции / информационные системы
.doc1.2. Основные виды информационных систем и их пользователи
Основные виды пользователей
Невозможно рассматривать информацию, которую производят информационые системы, вне связи с ее источниками и потребителями (пользователями).
В сфере экономического менеджмента с информационными системами работают две категории специалистов: управляющие конечные пользователи и специалисты по обработке данных. Круг знаний, которыми оперируют в повседневной деятельности эти две категории, не может быть одинаковым. В процессе формулирования и совместного обсуждения требований к ИСМ используются довольно простые, "прозрачные" понятия круг понятий быстро расширяется, усложняется и требует специального образования по информационным системам.
Конечный пользователь - это тот, кто использует информационную систему или информацию, которую она выпускает. Это определение не распространяется на специалистов по автоматизированной обработке данных (инженеров-си ситемоаналитиков, инженеров-проектировщиков, программистов), которые профессионально анализируют, проектируют и разрабатывают систему.
Круг конечных пользователей весьма разнообразен. По способам использования оборудования ИС различают два типа конечных пользователей: (1) непосредственный конечный пользователь, который в ручном режиме прямо взаимодействует с оборудованием ИС, и (2) непрямой конечный пользователь, который лишь использует информацию, получая ее от ИС, но не контактируя с ее обрудованием.
В крупных организациях могут быть также два типа менеджеров, ответственных за работу информационной системы: менеджер по эксплуатации ИС (управление и контроль за текущей деятельностью ИС) и менеджер по планированию ИС (согласование работы ИС со стратегическими планами организации, оценка риска в связи с возможной порчей оборудования ИС или нарушениями защиты данных).
Обобщенно, в контексте нашего курса, управляющий конечный ползователь - это пользователь, который непосредственно работает с ИС и принадлежит к менеджерскому корпусу. Мы ориентируемся прежде всего на эту категорию специалистов.
Необходимый уровень знаний пользователей по ИС
Конечным пользователям нет смысла постоянно отслеживать в деталях обновление информационно-технологических особенностей ИС. В условиях стремительного обновления ИС это трудно даже для специалистов по обработке данных. Менеджерам достаточно иметь об ИС такое же представление, какое имеет, например, бизнесмен о бухгалтерском учете. Это хороший уровень, однако все же не такой, как, скажем, у главного бухгалтера.
Для менеджеров важны две составляющих знаний об ИС. Во-первых, современный менеджер теоретически должен понимать столько, чтобы не ощущать нехватки квалификации в процессе оценки возможностей ИС, обсуждения планов их развития и обоснования своего мнения по этому поводу. Это достаточно большой диапазон теоретических знаний. Во-вторых, менеджер по маркетингу, финансам, сбыту, производству практически должен хорошо овладеть основными аналитико-прогнозными методами разработки альтернатив решения - как минимум, с помощью электронных таблиц.
Роль электронных таблиц в повседневной работе этих категорий специалистов очень велика. Программные пакеты электронных таблиц относят к генераторам поддержки принятия решений (ГППР). Однако подчеркивается, что это ограниченные генераторы, которые, как минимум, поддерживают: методы "что, если", анализ чувствительности прогнозов; корреляционно-регрессионный анализ; моделирование и анализ трендов; поиск оптимального решения и целевой подбор параметров. Электронные таблицы дают возможность использовать эти методы практически без применения программирования, т.е. на пользовательском уровне.
Трудно сказать однозначно, что именно из информационных систем (и связанных с ними научных дисциплин) следует знать конечному пользователю, поскольку это весьма собирательное понятие. Реальный круг пользователей очень разнообразен по деловым обязанностям и сферам деятельности. И в каждом конкретном случае могут существовать свои особые требования. Говоря выше о минимуме методов, мы выделили их универсальное ядро, способное в большинстве случаев быть полезным менеджерам при проектировании альтернатив решений.
ИС используются людьми на благо отдельных лиц, организаций и общества, и в целом успех информационной системы зависит от согласования пользовательских интересов с целями организации.
Основные виды информационных систем
В соответствии с разработанной в 1970 гг. отечественной концепцией автоматизированных систем управления (АСУ) различают прежде всего АСУ технологическими процессами (АСУТП) и автоматизированные системы организационного управления (АСОУ). АСУТП управляют преимущественно быстродействующими процесами материального производства, а АСОУ касаются, главным образом, медленных процессов взаимодействия оборудования и людей в сложных комплексах. Существуют также и комбинированные АСУ, когда на одном объекте управления взаимосвязанно функционируют АСУТП и АСОУ. Организационное управление не может быть автоматическим, поскольку решения здесь всегда принимают люди, объектами управления в этом случае служат коллективы людей. По уровню или сфере действия различают также АСУ международные, национальные, региональные, отраслевые, предприятий, корпораций, фирм. Вместо термина "АСОУ" в настоящее время более распространен термин "информационная система".
Общепринятые ныне концепции и классификации ИС сформировались в условиях рыночной экономики. Их рассмотрение значительно расширяет кругозор и подчеркивает большее количество функций, выполняемых современными ИС. Следует понимать, что несмотря на теоретическое выделение некоторого количества видов ИС, в реальной жизни они чаще всего существуют в тесной взаимосвязи различных концептуальных, типов.
В начале этой главы мы уже давали определение информационной системы и информационной системы менеджмента. Напомним одно из общих (технологических) определений: информационная система - это система, которая принимает данные как ресурс и преобразует его в информационный продукт.
Современные концепции ИС обусловлены пониманием функций, которые выполняют ИС в организациях, анализом роли ИС в обеспечении массовых текущих (рутинных) операций, а также влиянием ИС на достижение стратегических преимуществ в конкурентной борьбе. С этой точки зрения в табл. 1.1. дается концептуальная схема уровней ИС в организациях, где наивысший уровень - первый.
1. Обеспечение стратегических конкурентоспособных преимуществ.
2. Обеспечение принятия управленческих решений. Д, Обеспечение текущих бизнес-операций.
Исторически же ИС развивались от третьего уровня к первому. Раньше других появились автоматизированные ИС для обеспечения текущих бизнес-операций (например, регистрация вкладов, снятия денег со счетов, регистрация складских операций, продаж товаров и т. д.). ИС третьего уровня определяют ныне как операционные (или транзакционные). Они имеют три разновидности.
(3.1) Системы обработки операций выполняют записи об операциях и сделках, модернизируют базы данных, обрабатывают данные, выводят разнообразные отчеты и справки.
(3.2.) Системы управления процессами управляют физическими процессами производства продукции, подачи товаров, материалов и т. п. (3.3) Системы автоматизации офиса поддерживают коммуникации, делопроизводство и производительность офиса.
Системы обработки операций исключительно разнообразны, если их рассматривать по функциям бизнеса (деловым функциям). В этом смысле системы обработки операций называют также деловыми ИС.
ИС уровня 2 - для обеспечения принятия решений охватывают три вида:
(2.1). Системы предоставления информации предоставляют менеджерам предопределенные и регламентированные сообщения (отчеты, справки) о текущих бизнес-операциях. На вход этого уровня отчеты поступают с выхода уровня 3.1.
(2.2). Системы поддержки решений предоставляют менеджерам набор диалоговых и специальных средств проектирования альтернатив для использования и непрограммируемых ситуациях. Стандартные средства генератора поддержки решений менеджер приспосабливает к собственному уникальному стилю.
(2.3). ИС руководителей обслуживают менеджеров высшего уровня с целью мгновенного формирования критической информации в свободных форматах, (по желанию самих менеджеров). Информируют о состоянии проектов по ключевым факторам - на выбор высших руководителей. Более детальная характеристика систем поддержки принятия решений рассматривается следующем параграфе.
ИС уровня 1 - для обеспечения стратегических конкурентоспособных преимуществ (ИСКП) также могут обслуживать стратегические потребности организации в лице менеджеров наивысшего уровня. ИСКП дают мгновенный и быстрый доступ к информации о важнейших факторах, влияющих на достижение фирмой своих задач. Здесь широко используются графики, мгновенный доступ к внутренним и внешним базам данных. Но главное назначение и характерная черта ИСКП: они должны производить такие информационные продукты и услуги, которые содействуют привлечению клиентов и поставщиков к своей фирме за счет клиентов конкурента. Это хорошо иллюстрируется примерами из сферы банковских информационных систем.
Банковские пластиковые карточки дают более надежную защиту от кражи наличных денег во время безналичной оплаты товаров или услуг в магазинах, путешествиях, деловых поездках. Поэтому клиент выбирает именно тот банк, который предоставляет услуги в виде пластиковых карточек. Но карточки — это элемент большой комплексной системы электронных банковских услуг (см. гл. 12). Когда большинство банков также начнет использовать пластиковые карточки, банк может предложить клиентам новый ценный и престижный вид банковского обслуживания на дому. А это уже возможность выполнять все банковские операции и обращаться из собственной квартиры (прямо из офиса, из личного автомобиля) к ЭВМ банка с целью получения любых справок о личных счетах. Такая услуга привлекает максимум состоятельных и надежных клиентов, что и дает банку стратегические преимущества.
В приведенных примерах ИС для обеспечения конкурентоспособных преимуществ - это фактически комплекс многих других видов ИС. Рыночные условия требуют от фирм, корпораций, банков постоянно изыскивать новые возможности для повышения конкурентоспособности. В последнее время весомые преимущества создаются за счет использования телекоммуникаций, локальных, корпоративных и глобальных компьютерных сетей. Они, во-первых, позволяют привлекать клиентов сокращением времени обслуживания или предоставления им комфорта, во-вторых, повышают качество и оперативность работы менеджеров в процессе принятия решений за счет скоростного сбора данных от региональных подразделений и оперативного анализа данных.
Таким образом, концептуальные классы ИС предназначены для того, чтобы раскрыть и подчеркнуть большое количество функций, выполняемых информационными системами. Практически ИС существуют как многофункциональные, взаимосвязанно выполняя регистрацию данных о текущих операциях и сделках, обрабатывая их, предоставляя отчетную информацию для текущих дел, а также предоставляя возможности формирования информации для поддержки принятия решений.
Таблица 1.1 Информационные системы менеджмента (деловые ИС)
Уровень
Класс
Сущность
3.1. Системы обработки операций
Выполняют текущую регистрацию записей об операциях и сделках, модернизируют базы данных, обрабатывают эти данные и выводят разнообразные документы, сообщения, отчеты
З.ИСдля обеспечения текущих бизнес- операций
3.2. Системы управления процессами
Управляют физическими процессами производства продукции, подачи товаров и т. п.
3.3. Системы автоматизации офиса
Поддерживают коммуникации, деловодство и продуктивность офиса. Преобразуют ручные методы , деловодства и традиционные коммуникации путем сбора, обработки, хранения и передачи данных в виде электронных офисных коммуникаций. Охватывают обработку текстов, электронную почту, печать на рабочем столе, организацию телеконференций, обработку документов
2. ИС для обеспечения принятия управленческих решений
2.1. Системы предоставления информации
Предоставляют менеджерам предопределенные и регламентированные сообщения (отчеты, справки) о текущих бизнес-операциях
2.2. Системы поддержки принятия решений
Предоставляют менеджерам специальный набор диалоговых средств проектирования и выбора альтернатив для использования в непрограммируемых ситуациях. Стандартные средства генератора поддержки решений менеджер приспосабливает к собственному уникальному стилю. На стадии проверки выбора альтернативы могут использоваться экспертные системы.
2.3. Информационные системы Руководителей
Обслуживают менеджеров высшего уровня с целью формирования критической информации в свободных форматах (по желанию самих менеджеров). На выбор высших руководителей информируют о ключевых факторах, влияющих на достижение фирмой своих стратегических целей. Возможно использование экспертных систем.
1. ИС для обеспечения стратегических конкурентоспособных преимуществ
ИСдля привлечения и удержания клиентов, привязки Поставщиков, и т. п.
Привлекают клиентов (от конкурентов) и закрепляют поставщиков уникальным комфортным информационным обслуживанием. Широко используют мгновенный доступ к внутренним и внешним базам данных. Возможно использование экспертных систем.