4.6. Охорона таємниць підприємства

Світовий досвід захисту комерційних таємниць фірм показує, що успіх у цій справі дає тільки комплексний підхід, котрий по< ііі\< адміністративно-організаційні й соціально-психологічні заходи. То перших належать:

наявність служби безпеки, що відповідає, поряд з іншим, за збереження комерційних таємниць;

організація спеціального діловодства, що включає класи-фікап н документів за ступенем і терміном їх секретності, відповідний облік, зберігання, використання, знищення або розсекречен­• оптимальне обмеження кількості осіб, що мають досту 1і ю комерційних таємниць фірми, дотримання ними правил ко' : стування конфіденційною інформацією;

наявність охорони на всіх об'єктах фірми, встановлення там, де потрібно, пропускного і внутрішньооб'єктного режиму; проведення заходів, що запобігають (або істотно ускладнюю і:, :• використанню конкурентами технічних засобів перехоплення або знімання інформації з її носіїв. Розробляючи систему заходів захисту комерційних таємниць фірми, працівник, що відповідає за безпеку, має зробити таке:

1. скласти (разом із керівництвом та експертами) перег відомостей, що становлять комерційну таємницю, в якому виділити найбільш цінну інформацію, що потребує особ ■^і,,.ої охорони;

2. установити терміни, протягом яких ті чи інші відомості кретними (або закритими для сторонніх осіб);

3. виділити категорії носіїв таємної й закритої інформації - кон­кретних працівників; документи, вироби, матеріали, технічні засоби зберігання, обробки, тиражування і передачі інформації; фізичне випромінювання;

4. перелічити просторові зони і час матеріалізації комерційної таємниці в носіях інформації (місця і час переговорів, ярмарків, виставок, нарад тощо);

скласти схему робіт з конкретними відомостями, матеріалі­зованими в конкретних носіях, з прив'язкою цих захисних заходів до місця й часу.

Можна виділити два напрями проведення соціально-психо-логі чі і >;■•: заходів захисту: 1) правильний підбір і розстановка персоналу; 2) ■• користання матеріальних і моральних стимулів.

Західні фахівці з економічної безпеки вважають, що від правильного підбору, розстановки і стимулювання персоналу збереження фірмові';-, таємниць залежить як мінімум на 80%!

У поняття підбору персоналу входить насамперед вивчення професійної придатності кандидатів на посади, вибір серед них таки ■.. що найбільше відповідають поставленим вимогам. Для правильної'-підбору визначальну роль відіграє всебічна інформація про особу ка дидата та його попередню діяльність.

4.7. Налагодження ожорони комерційної таємниці

Завдання підприємця - надійно перекрити канали просочування конфіденційної інформації. Коли на підприємстві визначено пере. відомостей, що становлять комерційну таємницю, то потрібно зазна­чити джерела витоку цієї конфіденційної інформації. Потенційними джерелами витоку комерційної таємниці можуть бути:

1. Документація підприємства або просто документи (накази, бізнес-плани, ділове листування тощо). Це найпоширеніша фор­ма обміну інформацією, її накопичення та зберігання. Важливою особливістю документів є те, що вони іноді є єдиним джерелом найважливішої інформації (наприклад, контракт, боргова розписки та ін.), а отже, їх втрата, викрадання, знищення можуть завдати не­поправного збитку. Структура документів підприємства є предметом окремого розгляду, оскільки документи можуть мати не тільки різні ' зміст, а й різні фізичні форми - матеріальні носії. Різноманітність фо] . і змісту документів за призначенням, спрямованістю, характером руху і використанням є вельми принадним джерелом для зловмисників, що, природно, привертає їх увагу до можливості отримання інформації, яка їх цікавить.

Із джерел конфіденційної інформації можна мати дані про скл;. зміст і напрям діяльності підприємства (організації), що цікавим конкурентів. Природно, що така інформація їм украй потрібна, і вони знайдуть способи отримати її.

Тому грамотна система захисту, розроблена з урахуванням усіх •> особливостей, дасть змогу запобігти багатьом проблемам.

Документація підприємства. Не всі документи фірми можуть міс і і комерційну таємницю. Зокрема, не містять комерційної таємниці:

• засновницькі документи, а також такі, що дають право на ;;\: і тя підприємницькою діяльністю і деякими видами господарськ • діяльності, що підлягає ліцензуванню;

³ документи за затвердженими формами статистичної звітної: 11 та звітності про фінансово-економічну діяльність, необхідні :■. і ■■ перевірки правильності розрахунків і сплати податків та інши обов'язкових платежів;

⁸ документи про сплату податків та інших обов'язкових платежів;

• документи, що засвідчують платоспроможність фірми; документи про чисельність, склад персоналу, заробітну плату та умови праці працівників, а також про наявність вільних ро бочих місць;

документи про забруднення навколишнього середовища, по­рушення анти монопольного законодавства, недотримання правил охорони праці, реалізацію продукції, яка завдає шкоди здоров'ю споживачів, а також про інші порушення законодав ства й розміри завданого при цьому збитку. Проте важливим є будь-який документ. Навіть малозначущий до­кумент за певного збігу обставин може виявитися надзвичайно важ ливим. Організація контролю за документацією підприємства дає змо­гу уникнути плутанини, адже на будь-якому підприємстві робочих документів дуже багато. Крім того, належна система обліку й контролю документів дасть змогу запобігти багатьом проблемам,

Що ж являє собою система контролю і обліку документів? Уза-і.шьпено вона охоплює:

1. Облік усієї документації підприємства ч ннапіфікацією за сферою мстосування, датою, змістом тощо.

2. Реєстрацію і облік усіх вхідних/ви? і і іи.\ документів під­приємства з фіксацією у спеціальному ж- рна іі чані отримання/ підправлення документа,

3. Реєстрацію документів, з яких роблип коші ; фіксацією у • медіальному журналі (дата копіювання, якою метою зроблено копії та ін.

4. Дані про особливий режим знищеній. гч.ументів. Перед цим потрібно проконтролювати їх зміст, щоб уникну і и випадкового знищення потрібних документів. Важливо, щоб документи, викинуті в корзину, були подрібнені за допомогою "шре п :•■■ ; інищувача паперу) або вручну так, щоб їх неможливо було б від!і- жи ш.

Для впорядкування системи контролю всі, юк /мен і її треба поділити на три категорії: 1) загального користування. ), нія службового кори­стування; 3) таємні.

Поділ документів на категорії не є разовим іи\о .ом. Нові документи обов'язково оцінюють, після чого визначають ка і сі орію. Крім того, має діяти регулярна система "переоцінок", оскільки : часом або настанням певних подій ті чи інші документи можуть п -Л є і іоі .і о або втра­чати своє значення, тобто переходити з одіг. і каті . рії в іншу.

Документи різних категорій різняться не тільки при иіаченням, а й колом осіб, що мають доступ до них. Кожній категорії привласнюють свій гриф за допомогою штампів, спеціальних відміток або р< >бля різного кольору (наприклад, документи загального користування службового - жовті, таємні - червоні).

Важливо, щоб ця система була ефективною. Для цього потрі» ■■ ■ провести відповідну роз'яснювальну роботу з персоналом, а та інструктаж.

Краще, коли роботу з контролю за документами доручено окремі ■ ••■. працівникові (наприклад, інспекторові режиму роботи з доку м;.. і а в ідеалі цим займається група режиму служби безпеки підприємс і і«:і

Крім того, доцільно ухвалити відповідне положення прі документообіг підприємства, у якому подані правила роботи ; юі ментами, особливості роботи з документацією, що має конфіденційнії і характер.

Розглянемо докладніше, як працювати з кожною категор документів.

1. Документи загального користування підлягають попере '. ньому контролю змісту, після чого беруть участь в документообі- у (копіювання, передавання, пересилання тощо). Знищують їх у зви чайному порядку, обов'язково здійснюючи системний контроль, і уникнення плутанини.

2. Документи службового користування підлягають обов'язково \\ попередньому контролю їх змісту. їм привласнюють гриф "Для слуя ■ бового користування" і ознайомлюють з ними персонал, можливо, об межене коло працівників з обов'язковим інструктажем щодо нерозголі > шення таємниці. Обов'язковою є систематизація і облік цих документів • відпов- даому р< с грі. Копіювати їх можна тільки в разі потреби. Кількіс і копій обмежена, за потреби записують кількість копій, мету копіювання і для кого зроблено копію. Знищують такі документи за спеціальним рс -жимом (під контролем відповідального працівника із складання акта).

Секретні документи. Обов'язково контролюють їх зміст, при­власнюють їм гриф "комерційна таємниця", "таємно" або інший. Ознай­омлюють з ними тільки осіб, що мають до них доступ. Обов'язко; о складають список осіб, ознайомлених з інформацією. Бажано під час ознайомленна з цими документами брати підписку про нерозголошен-ня таємниці. Копіювання можливе тільки з дозволу відповідального працівника з обов'язковою фіксацією кількості копій, мети копіювання і для кого зроблено копію.

Крім того, людина є не просто вмістищем інформації, не просі; 11 носієм, а ще й обробляє та аналізує інформацію, робить певні висновкі Отже, отримавши та опрацювавши лише частину інформації, вона мо» ■ оволодіти всією інформацією, не кажучи вже про ту, яка їй відома, моя-легко відтворювати, копіювати й поширювати дані.

Персонал підприємства часто володіє безцінною комерційної!" інформацією. Працівники іноді знають більше, ніж можна припусти ти, про фінансовий стан підприємства, його перспективні розр ні та бізнес-плани, про комерційні пропозиції, про ділових партнер. . не кажучи вже про різні дані про керівників та ін. І підприємці не застраховані від того, що ця інформація не стане доступною для тре осіб. Що ж робити в такому разі, як обмежити можливість розголоиі) вання конфіденційної інформації персоналом? Відповідь дуже прос • - потрібно розробити заходи, які дають змогу контролювати дост\. до комерційних секретів підприємства.

З чого почати? З поділу інформації за рівнем доступу. На бу і якому підприємстві персонал умовно може бути поділений на гри групи:

1. Керівники:

а) вищої ланки (власник підприємства, засновники, президен г, начальник служби безпеки);

б) середньої ланки (начальники відділів і служб, менеджери та ін.).

2. Фахівці (найбільш численна група, до якої належать працівник) що володіють спеціальними знаннями і безпосередньо виконую?;, основну роботу підприємства).

3. Обслуговуючий і технічний персонал (вантажники, різнороби прибиральниці та ін.).

Очевидно, що всі ці групи мають володіти різними обсягами інформації. Керівники підприємства повинні мати доступ до будь-якої інформації, що стосується діяльності підприємства; керівники підрозділів - до інформації що стосується роботи ввіреного підрозділу; фахівці - до такого обсягу інформації, який потрібен їм для професійного і добросовісного викої ап ня своїх професійних обов'язків; обслуговуючий і технічний персонал мають мінімальний доступ до конфіденційної інформації. При допус к\ робочого персоналу до конфіденційної інформації слід керуватися золої ''.і правилом: чим менше особа знає про щось, тим менше вона може про це розповісти.

Краще за все здійснювати підбір персоналу через кадрове агентство, яких нині багато. Дехто накопичує базу даних вакансій і ре~ згоме, не спромігшись перевірити кандидата. Отже, говорити про те, що пропоновані таким агентством працівники справді підійдуть, не можна Адже вони не проходять ніяких перевірок - ні за рівнем підготовки, ні за особистими якостями, а агентство не несе ніякої відповідальнос гі за свого кандидата. Тому дуже важливо ретельно підбирати справ.:. надійне і професійне агентство з наймання, бо тільки звернення по допомогу до нього позбавить від безлічі клопоту і, крім того, забс: печить конфіденційність.

На жаль, керівники підприємств часто вдаються до наймання працівників по знайомству або за гроші. Таку практику слід вважа­ти неправомірною, не кажучи вже про те, що такі дії можуть бу кримінально караними. Чому прийнято вважати, що родичі чи знайо'-м мають незаперечні переваги перед рештою кандидатів. Влаштовані і,о блату здебільшого виявляють найгіршу підготовку. Саме вони часі а вчиняють різні порушення й розкрадання майна, будучи абсолютно впевненими у своїй безкарності. Адже, якщо працівник, що провин я вс негайно буде звільнений, то родича або знайомого так просто звільнити буде ш {ручно. Крім того, узявши на роботу такого "блатника", от­римую ■: "(. мбу сповільненої дії"", яка коли-небудь та вибухне. Такі працівники часто думають, що їм на підприємстві все дозволено, по- -водяться за) . ) чіло стосовно інших.

Таким чином, на під приємстві формується вельми негативна атмос­фера незадоволеності. Напевно, тому вже нині на деякі фірми (пере­важно іноземні) достатньо складно влаштуватися, якщо там працюють ваші родичі, а якщо вони ще й займають керівні посади - практично неможливо.

Попередня перевірка. Припустімо, працівник уже стоїть на порозі з твердим бажанням влаштуватися на роботу. Починати завжди треба із бесіди (інтерв'ю) з ним, ретельно підготувавшись до неї. Адже саме з інтерв'ю можна дізнатись багато чого.

По--перше, в жодному разі не слід, створювати атмосферу допиту, ні не зашкодити собі. Чесна й порядна людніш, відчувши негативне ■аішення до себе, може відмовитися від робота. А зловмисник, на-і.'іки, зачаїться, насторожиться, вміло при: <>нас свої наміри.

По-друге, не слід поводитися заро іуміио, вважаючи, що коли одина прийшла влаштовуватися на робочу, го вона вже вам всім ібов'язана і все терпітиме.

Ііо-третє, ніколи заздалегідь нічого не п >тр»>п > обіцяти: говоріть ■іше про реальні речі. Краще за все створи ні ір ,■ кию атмосферу меморозуміння. Тоді кандидат трохи ро« і нипм я і ;можс говори-і відвертіше. А ви при цьому уважно січ «тг чк икні.іша поводить-і, що і як говорить, наскільки скута чи пани н и рп ку га і кромна її хвалькувата. Доцільно заздалегідь ознаішми іи< і і шеиіапмшми атеріалами. Деякі працедавці влаштовую) і, іонішщапім її і посаду окладну екскурсію на підприємстві, ознайом ноючи -. <•< обіміностями айбутньої роботи, чого не варто робити до >юн< рс. і,нм і перевірки, іожливо, ця людина не підійде, тоді кришг коші і'дша імачиме яко-ога менше.

І Іо-перше, в жодному разі не слід, створювати атмосферу допиту, ні не зашкодити собі. Чесна й порядна людніш, відчувши негативне ■аішення до себе, може відмовитися від робота. А зловмисник, на-і.'іки, зачаїться, насторожиться, вміло при: <>нас свої наміри.

По-друге, не слід поводитися заро іуміио, вважаючи, що коли одина прийшла влаштовуватися на робочу, го вона вже вам всім ібов'язана і все терпітиме.

По-третє, ніколи заздалегідь нічого не п >тр»>п > обіцяти: говоріть ■іше про реальні речі. Краще за все створи ні ір ,■ кию атмосферу меморозуміння. Тоді кандидат трохи ро« і нипм я і ;можс говори-і відвертіше. А ви при цьому уважно січ «тг чк икні.іша поводить-і, що і як говорить, наскільки скута чи пани н и рп ку га і кромна її хвалькувата. Доцільно заздалегідь ознаішми іи< і і шеиіапмшми атеріалами. Деякі працедавці влаштовую) і, іонішщапім її і посаду окладну екскурсію на підприємстві, ознайом ноючи -. <•< обіміностями айбутньої роботи, чого не варто робити до >юн< рс. і,нм і перевірки, іожливо, ця людина не підійде, тоді кришг коші і'дша імачиме яко-ога менше.

Не слід вимагати від працівника документів, які не перед-бачет чинним законодавством! Припустімо, ви перевірили всі відомості, що цікавлять вас, про кандидата і тепер повинні прийняти одне з таких рішень: узяти його на роботу; відмовити. Розглянемо обидва варіанти. Отже, .ми дина з якихось причин не підходить і потрібно відмовити їй у прийнятті на роботу. Як це зробити без істотного збитку для неї, головне - без збі: і к> для підприємства? Справді, якої шкоди може завдати відмова прийняти когось на роботу?

Якщо ви різко відмовляєте людині в прийнятті на роботу, говорі 11 ■.. що вона недостатньо розумна, що в неї диплом не того формату. що вам не підходить колір її волосся або щось інше, то будь-яка нормальна людина після такої відмови затаїть образу, прийде додому, розповість про все своїм близьким, а також друзям, знайомим, а ті, у свою чергу, -своїм друзям і знайомим. І піде негативна інформація, як круги по зо п від кинутого каменя. Адже все це ваші потенційні клієнти. Можуть по­ширитись погані розмови про підприємство, які негативно позначать я на його діловій репутації. Як результат - зниження кількості клієнті], обсягів замовлень, тобто прямий матеріальний збиток у вигляді недр-отриманого прибутку.

Не забувайте, що кандидат на посаду під час приймання на робо­ту має певні гарантії, передбачені трудовим законодавством. Зокрема, не допускається пряме або непряме обмеження прав чи надання пря­мих або непрямих переваг при прийманні на роботу залежно від раси, національності, мови, соціального походження, майнового стану, місі -¹ проживання, ставлення до релігії, переконань, належності до грома. н і ких об'єднань та інших обставин, не пов'язаних з діловими якостям • працівників. Недотримання цих вимог може бути підставою подачі по­зову до суду про необгрунтовану відмову в прийманні на роботу