11. Автоматизация работы в ms Word xp

Для автоматизации работы в MS Word может быть применено следующие:

• автоматические Названия, включающие нумерацию, рисунков, таблиц, формул и т.п.;

• Перекрестные ссылки на Названия;

• автоматическое составление Оглавления и Указателей, а также Списков иллюстраций и Таблицы ссылок;

• формирование нумерованных списков литературы и ссылок на нее, ссылок на названия глав документа

и многое другое.

Важно то, что все перечисленные вещи могут быть изменены и обновлены, например, можно вставить дополнительный рисунок в начале документа, а затем автоматически (при открытии документа либо принудительно) обновится не только нумерация всех рисунков, но и ссылки на них.

1. Названия и Перекрестные ссылки

Название — это нумерованная надпись, например, «Рисунок 1», которую добавляют к рисунку, таблице, формуле и любому другому элементу. Номер, определенный MS Word, может автоматически добавлять названия при вставке в документ рисунков, таблиц и прочих элементов. Если элементы уже добавлены в документ, то названия можно добавить вручную.

Можно изменить название надписи и формат нумерации для различных типов элементов, например, «Таблица II» и «Формула 1-А». Кроме того, можно изменить надписи для одного или нескольких названий, например, изменить «Таблица 6» на «Рисунок 6». Можно создать новое название надписи, например «Фотография». При добавлении, удалении или перемещении названий можно одновременно обновить все номера названий.

Рис. 29

Для создания Названия необходимо установить курсор в требуемое место документа и выполнить команду Вставка/Ссылка/Название. После чего появится диалоговое окно (Рис. 29). По конструкции название состоит из Подписи (Рисунок), порядкового номера названия (1 или 1.1 и т.п.) и произвольного текста названия. Подпись и номер выбираются в документе один раз для конкретного типа называемых объектов, далее предлагаются MS Word автоматически. Текст же вводится каждый раз вручную (может отсутствовать). В появившемся окне (Рис. 29) выбираем необходимую Подпись (если нет подходящей, то ее можно Создать, нажав соответствующую кнопку. В случае включения в номер Названия номер главы, необходимо это сделать в соответствующем окне, нажав кнопку Нумерация. Также имеется возможность автоматической вставки названия при размещении в документ объекта определенного типа (Автоназвание). Текст же названия может быть введен здесь же, прямо в поле Название. Это можно сделать и позже в документе. Нажав кнопку OK, обеспечим вставку выбранного названия в документ¹¹.

Замечания.

1. Следите, чтобы Название было вставлено в документ с нового абзаца. Это очень важно, т.к. в противном случае в момент ссылки будет вставляться все, что расположено перед Названием до конца предыдущего абзаца!

2. В случае необходимости, когда объект, для которого вставляется Название, располагается левее последнего, например, нумерация формул, рекомендуется использовать вспомогательную Таблицу с невидимыми линиями: в первую ячейку вставляется объект, а во вторую – название.

Создание перекрестных ссылок. Перекрестные ссылки можно создавать только между элементами одного документа. Чтобы создать перекрестную ссылку на элемент в другом документе, необходимо сначала объединить соответствующие документы в главный документ.

Рис. 30

Для создания Перекрестной ссылки на Название или Абзац необходимо установить курсор в требуемое место документа и выполнить команду Вставка/Ссылка/Перекрестная ссылка. Появится диалоговое окно (Рис. 30). В нем необходимо в поле Тип ссылки выбрать тип Названия на которое ссылаетесь¹². В поле Для какого названия будет отображен перечень всех элементов Названий данного типа. Среди них надо выбрать необходимое, затем в поле Вставить ссылку на выбирается часть Названия на которую ссылаетесь (в большинстве случаев это Постоянная часть и номер). Затем щелкаете на кнопку Вставить и ссылка вставляется в документ. В одно место можно вставить несколько различных ссылок, затем щелкнуть на кнопку Закрыть, которая появляется на месте кнопки Отмена.

Замечание. Не забывайте, что в случае изменения порядка Названий в документе необходимо обновить поля (F9) в выделенном документе.