1. Автоформат таблиц

Средство Автоформат таблицы позволяет использовать готовые форматы, которые выбираются одним щелчком мыши. Щелкните на таблице и дайте команду Таблица/Автоформат таблицы или щелкните на таблице правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Автоформат таблицы – откроется диалоговое окно Автоформат таблицы (Рис. 13).

Рис. 13

Автоформат предоставляет средства использования рамок, заливки, шрифтов и цвета. Большинство форматов обеспечивают специальное форматирование строки заголовка, последней строки, первого и последнего столбцов, так как именно эти столбцы и строки часто содержат заголовки и итоговую информацию. Установите или снимите флажки, в зависимости от того, какие параметры форматирования надо применить. Выбранный формат отображается на панели предварительного просмотра Образец. Для применения выбранного формата щелкните на кнопке ОК. Если результат не нравится, щелкните на кнопке Отменить или вновь выберите пункт Автоформат и измените формат.

Здесь же в диалоговом окне Автоформат таблицы (Рис. 13) имеется возможность задания собственных стилей таблиц и изменения некоторых существующих.

2. Границы и заливка

Не обязательно пользоваться готовыми вариантами диалогового окна Автоформат таблицы. Для произвольного форматирования удобно применять панель Таблицы и границы. Рамки ячеек создаются при помощи кнопок Тип линии, Толщина линии и Цвет границы . Щелкните на раскрывающих стрелках у кнопок Тип линии, Толщина линии и выберите нужный вариант.

Щелкните на кнопке Цвет границы (Авто) – откроется палитра. Выберите нужный цвет и проведите появившимся «карандашом» по линиям, цвет которых надо изменить. Убедитесь, что прочерчена линия целиком, иначе цвет применен не будет. Три описанные выше кнопки являются динамическими, то есть содержат последний сделанный выбор, который легко применить повторно.

Для изменения типа линий выделите ячейки, рамки которых надо преобразовать, выберите нужные установки и щелкните на раскрывающей кнопке Границы . Вид рамки выбирается из 10 возможных вариантов. Внутренние рамки возникают, если выбрано несколько ячеек. Внешние рамки задают границу вокруг ячейки или группы ячеек. Обычно внешнюю рамку задают для всей таблицы.

Щелкните на раскрывающей стрелке у кнопки Цвет заливки , откроется палитра цветов заливки, включающая и оттенки серого. Если распечатанная таблица будет ксерокопироваться, помните, что некоторые цвета при ксерокопировании передаются плохо.

6. Вычисления в таблицах

В таблицах Word допустимы простые вычисления. Если лишь изредка требуется подсчет итогов, можно проводить вычисления прямо в Word, a Excel оставить для более сложных задач.

Рис. 14

В качестве примера рассмотрим Табл. 4, в которой применено вычислительное средство Word под названием Формула. В столбце «Зачетная оценка» должно стоять из расположенных левее оценок. Щелкните на ячейке, стоящей под надписью «Зачетная оценка» в которую надо поместить сумму стоящих слева чисел, затем ее поделить на их количество. Для вычисления суммы надо щелкнуть на кнопке Автосумма на панели Таблицы и границы. По этой команде складываются все числа, расположенные выше данной ячейки. Если там нет чисел, проверяются ячейки, расположенные левее текущей. Если число, включенное в формулу, изменилось, необходимо выделить ячейку с результатом и щелкнуть на кнопке Автосумма еще раз. Также можно щелкнуть на клавише F9 – обновление полей, что является более общим.  Убедимся, что курсор стоит на полученной сумме. Далее необходимо результат поделить на 6. Для этого выполним команду Таблица/Формула – откроется диалоговое окно Формула (Рис. 14). Word автоматически предложит формулу, исходя окружения текущей ячейки. В данном случае предложена уже использованная формула =SUM(LEFT). В данном поле разделим⁵ сумму на 6 и щелкнем на кнопке OK - вычисленное среднеарифметическое значение добавляется в таблицу. В другие расположенные ниже ячейки столбца среднеарифметическое можно скопировать () и вставить (), затем не забыть обновить поля нажав F9 на клавиатуре.

Для более сложных вычислений, требуется знать адреса ячеек, входящих в формулу. Адрес ячейки – это ссылка на ячейку. Она состоит из буквы английского алфавита, соответствующей столбцу, и номера строки. Формула обязательно начинается со знака «=». Далее можно с клавиатуры вводить адреса ячеек и соединять их знаками необходимых арифметических операций. Для установления порядка вычисления можно использовать круглые скобки.

В дополнение к обычным операциям, таким как сложение и вычитание, можно выбрать из раскрывающегося списка функции, например Average ( ), Minimum ( ), Maximum ( ) и Count ( ). Для использования функции введите в текстовое поле Формула знак «=»; а затем выберите нужную функцию из раскрывающегося списка Вставить функцию. Формат результата можно выбрать из раскрывающегося списка Формат числа.

После ввода формулы в ячейку ее нельзя редактировать напрямую. Изменить можно только форматирование ячейки, но не ее содержание. При изменении любого числа, на котором основана формула, надо заново вычислить результат. Для этого, выбрав ячейку, надо нажать клавишу F9.