2.2. Ведення особових справ

До документів щодо особового складу належать особові справи, які створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, також заохочення, надання дисциплінарних стягнень і т.д. Палеха Ю.І. [9] стверджував: «Особова справа це – сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників». На підставі документів, що ґрунтується в ній, вивчаються та використовуються управлінські кадри. За матеріалами особової справи вирішуються питання використання працівника на роботі, присвоєння спеціальних, почесних та військових звань, нагороджування, а також обчислення трудового стажу для виплати надбавок чи призначення пенсії. Заводяться особові справи (досьє) на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їхніх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів, професорсько-викладацький склад та інших працівників. Оформляються справи після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім – усі основні документи, пов’язані з трудовою діяльністю працівника в установі чи організації. Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або по структурних підрозділах згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігаються окремо. У кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно – посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ. Особова справа включає такі документи: додаток до особового листка з обліку справ; особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 4x6 см; автобіографія; копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації, перепідготовку тощо; перелік наукових праць (для працівників, які мають вчений ступінь чи знання); різного роду характеристики чи рекомендаційні листи; документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо); копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або витяги з цих наказів; матеріали про проведення атестації.

До особової справи можуть бути внесені також довідки – копії наказів, розпоряджень, постанов вищої організації або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для наукових працівників, які брали участь у конкурсному заміщення вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу (для керівників, яких обирає на посаду трудовій колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Розміщуються ці документи, зазвичай у хронологічному порядку. Усі вони підшиваються до справи. Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення групуються у самостійну справу окремо від самостійних справ або розміщуються у «кишеньці» чи конверті, підклеєному на зворотному боці обкладинки особової справи. Включати до особової справи накази (розпорядження) про відпустки, направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування недоцільно. Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й його вік, освіту, трудовій стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, у них не рідко можна знайти документи, необхідні для вивчення розвитку тих чи інших підприємств, установ. Документи особової справи ведуться не за роками, а протягом усього часу праці особи на підприємстві і в номенклатуру справ не заносяться.

При звільненні працівника заяву про звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (листи про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та заносять в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, відтак здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання – 75 років. Доступ до особових справ повинен бути обмеженим. Вони мусять знаходитись на особливому зберіганні на рівні з секретними документами. Як правило особові справи розміщують у сейфах чи, в крайньому разі. У спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються Відповідальність за зберігання особових справ покладається на начальника відділу кадрів, референта з персоналу, секретаря або відповідальну особу, призначену керівником. Вони видаються для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу понад добу, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь–які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи, чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена. Особові справи, зазвичай, зберігаються в архіві окремо від інших документів. У разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство в межах однієї системи, корпорації. Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку. Вона залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після заповнення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа кладеться на своє місце. У разі відправлення особової справи поштою в картці вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.

Отже, однією з невід’ємних ланок документації щодо особового складу є особові справи, які створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, також заохочення, надання дисциплінарних стягнень і т.д. Палеха Ю.І. [9] стверджував: «Особова справа це – сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості». Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що ґрунтується в ній, вивчаються та використовуються управлінські кадри.

Таким чином, можна зробити висновок, що особливості функціонування документації щодо особового складу ґрунтуються на підставі документування роботи з персоналом, як однієї з найважливіших ланок становлення суспільства, та веденні особових справ за матеріалами яких вирішуються питання використання працівника на роботі, присвоєння спеціальних, почесних та військових звань, нагороджування, а також обчислення трудового стажу для виплати надбавок чи призначення пенсії.

ВИСНОВКИ

Документація щодо особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує вона правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. У ній відображується діяльність підприємства з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, атестації, пенсійного забезпечення кадрів тощо. До такої документації відносяться заява, характеристика, автобіографія, наказ з особового складу, доручення, розписка та багато інших не менш важливих документів.

Для всіх текстів рукописних чи друкованих особових документів характерні такі ознаки, як: ясність, точність, компактність, гранична стислість викладу з використанням термінології, часте вживання віддієслівних іменників, відіменних прийменників (на основі, за рахунок, згідно з метою та ін.), складних сполучників (внаслідок того що, у зв’язку з тим що, зважаючи на те що ), оповідний характер викладу, перевага прямого порядку слів у реченнях, повна відсутність художньо-зображальних засобів. До документів ставляться найвищі вимоги: використання спеціальних термінів, дат, цифрових даних, точна назва установ. Особова документація класифікується за різними ознаками, та найбільш поширеними є дві групи: вихідні та похідні облікові документи. Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи. Похідні облікові документи мають другорядній характер і забезпечують повну вірогідну інформацію з усіх напрямків довідкової та звітної роботи.

Документація щодо особового складу в обов’язковому порядку включає в себе особові справи, які ведуться на керівників підприємства, їх заступників, начальників структурних підрозділів, секцій, спеціалістів, які ведуть самостійні роботи, а також на матеріально відповідальних працівників. Вона необхідна для вивчення, добору і використання персоналу на підприємстві, а тому відіграє дуже важливу роль в впорядкуванні та веденні документації персоналу. На підставі документів, що ґрунтується в ній, вивчаються та використовуються управлінські кадри. За матеріалами особової справи вирішуються питання використання працівника на роботі, присвоєння спеціальних, почесних та військових звань, нагороджування, а також обчислення трудового стажу для виплати надбавок чи призначення пенсії. Заводяться особові справи (досьє) на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їхніх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів, професорсько-викладацький склад та інших працівників. До особової справи можуть бути внесені також довідки – об’єктиви, копії наказів, розпоряджень, постанов вищої організації або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для наукових працівників, які брали участь у конкурсному заміщення вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу (для керівників, яких обирає на посаду трудовій колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Оформление документов. / Головач А. С. – К.: Донецк: Высшая шк.,

1983. – 210 с.

2. Сучасні ділові папери: Навч. посібник. / Глущук С. В. – К.: А.С.К, 2002. –

400 с.

3. Данилюк В. М. Кадрове діловодство: Навч. посіб. / В. М. Данилюк, Л.П. Кулаковська. – К.: Каравела, 2007. – 240 с.

4. Делопроизводство: Учеб. Пособ. / О. П. Сологуб – Омега-Л, 2008. – 208 с.

5. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. / М. Т. Ли­хачев – М.: Экономика, 1991. – 271 с.

6. Коваль А. П. Культура ділового мовлення. / – К.: Вища шк., 1997. – 296 с.

7. Козоріз В. П. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. / В. П. Козоріз.,

Н. І. Лапіцька. – К.: МАУП, 2002. – 168 с.

8. Организация роботы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА–М, 1998. – 575 с.

9. Організація сучасного діловодства: Навч. посібник. / Палеха Ю. І. – К.: Кондор, 2007. – 194 с.

10. Діловодство кадрової служби 2-е вид. / Пашутинський Є. К. – К.: КНТ., 2006. – 272 с.

11. Загальне і кадрове діловодство. / Рожнов В. С. – К.: ТКК « Персонал», 1996. – 178 с.

12. Українське ділове мовлення: Навч. посібник. / Шевчук С. В. – К.: Літера 2000. – 480 с.

13. Діловодство: Навчальний посібник. / Скібіцька Л. І. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.