Розділ 2 особливості функціонування документації щодо особового складу

2.1. Документування роботи з персоналом

Документування роботи з персоналом включає в себе наявність карток обліку осіб, зарахованих до кадрового резерву, що складають картотеку резерву, в середині якої формуються розділи, котрі відповідають затвердженим номенклатурам посад. Розділи картотеки резерву кадрів поділяють на групи за конкретними посадовими ознаками кандидатів на висунення. Картки обліку осіб, зарахованих до резерву кадрів, крім соціально-демографічних даних претендентів, містять відомості про підвищення їхньої кваліфікації та загальноосвітнього рівня, тимчасове заміщення інших посад, відрядження і стажування, виконання спеціальних доручень. У відділі кадрів складають також списки резерву кадрів на просування. Ці списки підлягають затвердженню та узгодженню з вищою організацією. Резерв кадрів для державної служби формується згідно з положенням, затвердженим постановою Кабінету міністрів України від 19.12.94 №853. За цим положенням резерв кадрів для державної служби створюється для заміщення посад державних службовців, а також для їхнього просування по службі. Робота, що проводиться з особами, зарахованими до резерву кадрів, має сприяти підвищенню професійного рівня працівників та підготовці їх до виконання функцій на майбутній посаді.

Резерв кадрів формується державним органом з керівників і спеціалістів підприємств, установ, організацій, сфера діяльності яких належить до компетенції цього державного органу та інших органів; працівників місцевих органів державної виконавчої влади і органів самоврядування; випускників вищих навчальних закладів відповідного профілю; державних службовців, які підвищили кваліфікацію, пройшли стажування, або рекомендовані на вищі посади; осіб, рекомендованих конкурсними комісіями для зарахування до резерву кадрів. До резерву кадрів зараховуються професійно підготовлені працівники, які успішно справляються з виконанням службових обов’язків проявляють ініціативу, мають організаторські здібності і необхідний досвід роботи, певні успіхи в навчанні. Для зарахування працівника до резерву кадрів повинна бути його письмова згода. Керівництво за місцем роботи зарахованого дістає повідомлення про зарахування працівника до резерву кадрів. На кожну посаду державного службовця формується резерв кадрів з двох працівників і більше. Зарахування до резерву проводиться керівником державного органу за пропозиціями керівників структурного підрозділу. Список зарахованих осіб, щороку переглядає керівник державного органу після проведення їхнього тестування. Керівники державних органів і структурних підрозділів проводять роботу з працівниками, зарахованими до резерву кадрів згідно із затвердженими особистими річними планами, в яких передбачається: система навчання шляхом самоосвіти; періодичне навчання і підвищення кваліфікації у відповідних навчальних закладах (у тому числі зарубіжних); участь в роботі семінарів, нарад, конференцій з відповідних проблем та питань діяльності державних органів і структурних підрозділів; стажування у відповідному державному органі строком до 2 міс.; заміщення на період відсутності державного службовця посади, на яку зараховано працівника з резерву кадрів; участь у підготовці проектів актів законодавства та інших нормативних документів тощо; вивчення і аналіз виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету міністрів України, у тому числі на місцях.

Рішення про зарахування до резерву кадрів приймається за умови знання претендентом основних вимог до майбутньої роботи. Так, менеджер з персоналу повинен знати: законодавчі та нормативно-правові акти, методичні матеріали, які регламентують діяльність підприємства, установи, організації з управління персоналом; кон’юнктуру ринку праці та освітніх послуг; передові технології кадрової роботи, стандарти та уніфіковані форми кадрової документації; методи оброблення інформації із застосуванням сучасних технічних засобів комунікацій та зв’язку, обчислювальної техніки; правила та норми охорони праці, пожежної безпеки та виробничої санітарії. Отже бачимо, що для повноцінного зарахування до резерву кадрів потрібно мати відповідні навики та знання. В окремих підрозділах та групах підрозділів регулярно має проводиться атестація працівників, метою якої є: оцінювання професійної підготовки, здатності самостійно вирішувати поточні питання, вміння мобілізувати колектив на виконання поставлених завдань (якщо атестують керівника). Підготовка до атестації розпочинається з видання наказу керівника підприємства. У наказі зазначають: дату початку та закінчення атестації; склад атестаційних комісій з визначенням днів тижня, часу, місця їх засідань; графік проведення атестації, в якому вказують початок і кінець засідання атестаційної комісії для кожного підрозділу, а також строки підготовки поіменних графіків атестації у підрозділах, відгуків на характеристики тих, кого атестують, проведення інструктажу з атестації.

Атестація працівників проводиться раз на три роки. Виняток становлять лінійні керівники (майстри, старші майстри, начальники цехів та дільниць), яких атестують раз на два роки. Не підлягають атестації: особи, які займають посаду менше року; молоді спеціалісти, назначений час обов’язкової роботи яких за призначенням після закінчення вищого навчального закладу ще не минув; жінки, які перебувають у декретних відпустках, по догляду за дітьми. Їх атестують після закінчення дії вказаних пільг. Також не підлягають атестації пенсіонери та особи, які працюють за контрактом і терміновим договором, та особи, посади яких підлягають скороченню. Атестаційна комісія призначається у складі голови, заступника голови, секретаря і декількох членів. Вона має відповідні права тільки на період атестації. Для проведення чергової атестації спеціалістів, які своєчасно не пройшли її з поважних причин, а також повторної атестації кадрів за рішення комісії через рік, керівники підприємств призначають нові комісії, якщо навіть їх склад залишається незмінним. Усі особи, які атестуються, мають бути ознайомлені з посадовою інструкцією під розписку з зазначенням дати, невиконання цієї вимоги перешкоджає проведенню атестації. Для атестації керівника мають бути в наявності положення про очолюваний ним підрозділ і комплект посадових інструкцій підпорядкованих працівників. Про ознайомлення з цими документами керівник, якого атестують, розписується із зазначенням дати. На кожного атестованого готують характеристику-відгук, яка висвітлює його виробничу діяльність. У характеристиці визначають сильні та слабкі сторони працівників відповідно до вимог посадової інструкції. Висновок про відповідальність чи невідповідальність займаній посаді не записується. Ознайомлення атестованого з характеристикою проводиться безпосередньо його керівником за тиждень до початку атестації. Працівник, якого атестують, своїм особистим підписом підтверджує його ознайомлення з характеристикою, записує конкретні зауваження. Поіменний графік проведення атестації вивішують для загального ознайомлення або доводять до відома працівників за місяць до її проведення.

Отже, можна зробити висновок, що документування роботи з персоналом – це одна з найважливіших ланок становлення суспільства, яка забезпечує підвищення професійного рівня працівників та підготовку їх до виконання функцій на майбутній посаді.