1.2. Порядок складання особових документів та особливості їх оформлення

До документації щодо особового складу відноситься характеристика як документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві (учня, студента). Вона подається при вступі до середніх і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів, тощо. У кожній правильно написаній характеристиці повинно вказуватися по-перше, прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, національність, освіта (розташовують у стовпчик справа); по-друге, дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін.); по-третє, власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, стосунки у трудовому колективі. Вказується згадка про нагороди або заохочування; по-четверте, висновки, де зазначено призначення характеристики; по-п’яте, посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (при потребі – інших відповідальних осіб). Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою. Характеристика видається на руки або надсилається до підприємства, установи (організації), які її запитали. Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

Не менш важливим в особовій документації є документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності, тобто автобіографія, яка пишеться в довільному порядку. Заголовок може складатися з одного слова “автобіографія”, яке розміщується посередині рядка. Кожне нове повідомлення в автобіографії повинне починатися з абзацу. Зліва під текстом ставиться дата написання, справа – підпис автора. Незважаючи на довільний виклад тексту, автобіографія має такі реквізити: назву виду документа; прізвище, ім’я та по батькові (у називному відмінку однини); дата народження: число, місяць (літерами), рік, місце народження: село, селище, місто (у називному відмінку), район (у родовому відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у називному відмінку), а також усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження, відомості про навчання: повна назва навчальних закладів (як вони називалися у час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом); перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі; відомості про трудову діяльність (повна назва місць роботи та посад); нагороди, стягнення, заохочення; відомості про громадську роботу та короткі відомості про склад сім’ї (без займенників); дата укладання (ліворуч); підпис укладача (праворуч).

Одне з провідних місць розпорядчих документів щодо особового складу (по кадрах) належить наказам. Вони регламентують прийняття громадян на роботу, переведення, звільнення й переміщення працівників на інші посади, а також включають в себе накази про заохочення, стягнення, присвоєння розрядів й категорій, надання відпусток. На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів щодо особового складу. На підприємствах, в установах, організаціях і фірмах (невеликих) з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляються на спеціальних чи загальних бланках або чистих аркушах паперу (формату А4).

Накази готуються на підставі розпоряджень керівника підприємства, установи, організації, заяв працівників, які складаються за довільною формою, багаторічною практикою вироблена певна схема розташування реквізитів і написання тексту документа. Заява включає в себе такі реквізити як: адресат (з великої літери праворуч) – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у Д. відмінку, чергуючи закінчення - ові (- еві, - єві) з –у (-ю); адресант (без прийменника з малої літери) – посада, звання, назва закладу, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крапки у кінці останнього слова); назва виду документа (посередині, з малої літери); текст (з великої літери, з абзацу); підстава (додаток): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації; дата написання (ліворуч); підпис адресанта (праворуч). Різновидами заяв також є повні заяви, які подаються до суду, наприклад, позовна заява про стягнення аліментів, заяви про облік житла, заяви-зобов’язання. Також окрім заяв працівників, накази ґрунтуються на підставі не менш важливих рішень конкурсної комісії, рішень кваліфікаційних і атестаційних комісій, підписаного контракту тощо. Усі накази оформлюються на аркуші паперу формату А4 й повинні мати обов'язкові реквізити: повна назва підприємства, установи, організації, фірми; назву виду документа — наказ; дату складання, підписання (29 травня 1999 року); місце складання чи видання (м. Трускавець); номер (доповнюється індексом "К" або "ОС"); заголовок до тексту; текст; підстава; підпис керівника; на зворотному боці гриф погодження, ознайомлення. Проект наказу готують працівники відділу кадрів, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації.

Накази щодо особового складу (по кадрах), за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника. У наступному рядку і далі зазначається посада, вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд, категорія, клас, найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом. Потім зазначається підстава підготовки наказу, після чого наказ підписується та реєструється у книзі реєстрації наказів, що має такі реквізити: номер наказу, дату видання, вид наказу, короткий зміст, ким підписаний (прізвище, ініціали), кому направлено (оголошено під розписки). Особові документи включають в себе групові накази, які передбачають ряд питань та рекомендують розміщувати їх в такій послідовності: прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з роботи, надання відпусток, заохочення, стягнення тощо. У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати за алфавітом. Перший примірник наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії. У разі потреби третій примірник (копія наказу) передається до планово-економічного відділу, а до структурних підрозділи копії чи примірники наказів по особовому складу не передаються. Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури. Ці справи ведуться протягом календарного року, після завершення зберігаються у відділі кадрів протягом двох років. Через два роки вони передаються до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) підприємства, установи, організації. У разі ліквідації підприємства, установи, організації накази по особовому складу передаються на постійне зберігання до державного архіву. Накази щодо особового складу (по кадрах) і книги їх реєстрації є документами постійного зберігання (додаток А).

Прийняття громадян на роботу оформляється виданням наказу, в якому зазначаються: прізвище та ім’я, по батькові працівника, посада (спеціальність, кваліфікація, категорія, розряд прописом), структурний підрозділ, специфічні умови (з повною матеріальною відповідальністю, за сумісництвом, зі строком випробування один місяць, на 0,5 ставки посадового окладу тощо). Цей наказ оголошується працівнику під підпис, однак трудовий договір вважається укладеним, якщо фактичне допущення до роботи мало місце за вказівкою особи, наділеною правом прийняття на роботу. Після ознайомлення працівника з наказом у його трудовій книжці, а також в особовій картці по формі № П-1 робляться відповідні записи, і працівник у графі "Підпис власника трудової книжки" ставить свій підпис. Згідно з чинним законодавством цей підпис підтверджує, що працівник з наказом про прийняття на роботу ознайомлений, тому в розділі III "Призначення і переведення" особової картки № П-1 вказується наявність копії наказу (додаток Б). Без відповідних документів, які працівник зобов'язаний пред'явити, неможливо укласти трудовий договір. При укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, прописку та документи, подання яких не передбачене законодавством (ст. 25 КЗпП України). Згідно зі статтею 29 КЗпП України до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний: роз'яснити працівнику його права й обов'язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, про його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору; ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором; визначити працівнику робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами; проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони. Громадянин, при укладенні трудового договору зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я тощо.

Документація щодо особового складу включає в себе також накази про переведення працівників на іншу посаду чи роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації готуються та оформляються на підставі розпорядження керівника або заяви працівника з урахуванням вимог і рекомендацій, викладених у розділі "Загальні положення" цієї глави. Накази складаються з констатуючої та розпорядчої частини. Однак у наказах, що видаються на виконання ухвал керівних (вищих) органів, часто не пишуть констатуючу частину. Замість цього подають посилання на номер і дату вищого розпорядчого документа. Констатуючої частини може також не бути, якщо дії запропоновані до виконання, не потребують роз’яснень та з різнопланових питань. У таких випадках текст наказу складається з параграфів. Вони складаються з таких реквізитів як: назва міністерства, якому підпорядковується організація, підприємство, установа (для державних), повна назва організації, установи, назва виду документа, дата укладання, номер наказу, назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа, заголовок (короткий зміст наказу) “про…”, текст, який складається з констатуючої частини яка містить такі складові: вступ (зазначається причина видання наказу); доведення (викладаються основні факти); висновок (вказується мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядження вищого органу (установи), то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата й заголовок до тексту розпорядчого документу, а також передається зміст певного розподілу статті документа вищого органу (установи), який є підставою для видання конкретного наказу; розпорядча частина розпочинається словами “Наказую”, “Зобов’язання”, “Пропоную”, “Доручаю” і т. ін. Вона складається із пунктів, що поділяються на такі складові: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами.

Текст викладу розпорядчої частини повинен мати наказову форму. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі (“Зарахувати”, “Призначити”, “Здійснити”, “Наголосити”, “Звільнити” і т. ін.). Якщо ж фактові надається значення більш, ніж особі, тоді вживається пасивна форма (“Грубі порушення виявлено…”), активна форма вживається для вказівки на ініціатора певної дії (“…завідувач навчальної частини зобов’язаний…”). Як виконавець указується назва організації, підрозділу, службова особа із зазначенням у Д. відмінку посади, прізвища та ініціалів. Якщо в одному пункті перераховуються кілька осіб, то їхні прізвища вказуються за абеткою. Якщо розпорядча частина значна за кількістю пунктів, то її оформляють у вигляді таблиці. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу (відповідно до службової ієрархії). Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання (службова записка, паспорт, рапорт, заява тощо), посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч), візи (якщо є) “Проект наказу внесено…”, “Проект наказу погоджено…”. Проект наказу погоджується: із заступником керівника установи (підприємства); з куратором питань, розглянутих у документі; з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу, а також з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу з чинними правовими актами та розпорядженнями керівників установ.

Також у розпорядчій частині наказу вказується попередня посада, і структурний підрозділ, куди переводиться працівник, дата і строк переведення (постійно чи тимчасово), причина переведення (виробнича потреба, для заміни відсутнього, у зв'язку з простоєм тощо), умови оплати праці, пільги і компенсації, підстава видання наказу. Якщо працівник переводиться постійно на іншу посаду, до його особової картки № П-5 і трудової книжки заносяться відповідні записи і він повинен поставити свій підпис у картці № П-5. Слід також пам'ятати, що переведення працівника (крім виробничої необхідності, простою і заміни відсутнього строком до одного місяця) допускається тільки за його письмовою згодою (додаток В). Не менш важливими в особовій документації є накази про звільнення працівників, які готуються на підставі заяви, ініціативи власника або уповноваженого ним органу і третьої особи, яка не є стороною трудового договору (суд, профспілковий комітет) з урахуванням рекомендацій, викладених у розділі "Загальні положення" цієї глави. Підготовка й видання наказу про звільнення правомірні: за підставах викладених у законі; за додержання певного порядку звільнення працівника за конкретною підставою. Вони складаються, як правило, з двох частин: розпорядчої (визначається прізвище, ім'я, по батькові працівника, посада, структурний підрозділ, дата й відповідна стаття КЗпП України) та констатуючої, в якій визначаються причина звільнення та мотиви коротко. Далі — підстава видання наказу. При складанні даного документу, слід пам'ятати, що днем звільнення вважається останній день роботи. Вказуючи у розпорядчій частині дату звільнення, не треба писати літеру "з" (з якого), а писати: звільнити 30.07.96. В особовій картці № П-2 у рядку: "Дата і причина звільнення" вказується дата і причина звільнення, після чого працівник обов'язково ставить свій підпис. У разі смерті працівника в розпорядчій частині наказу визначається прізвище, ім'я, по батькові, посада, структурний підрозділ і дата (день смерті), виключення зі списків штатно-посадової книги у зв'язку зі смертю. Готуючи накази про прийняття, переведення і звільнення працівників, слід пам'ятати специфіку щодо деяких категорій працівників.

Так, у ст. 21 КЗпП України визначено, що особливою формою трудового договору є контракт, у якому строк його дії, права, обов'язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання договору, у тому

числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін. Сфера застосування контракту визначається законами України. Тобто застосування контракту можливе лише у випадках, передбачених законом (ст. 21 КЗпП України, Постанова Кабінету Міністрів України "Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору" від 15.03.94 № 170) (додаток Г). Контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати визначеної сторонами у контракті. Він є підставою для видання наказу про прийняття працівника на роботу з дня, встановленого у контракті за угодою сторін. У будь-якому випадку умови контракту не повинні погіршувати становище працівників.

Отже, до особової документації відноситься характеристика як документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві (учня, студента). А також одне з провідних місць розпорядчих документів щодо особового складу належить наказам, які готуються на підставі розпоряджень керівника підприємства, установи, організації, заяв працівників, підписаного контракту, рішень кваліфікаційних комісій тощо. Всі накази мають чітко визначені критерії складання і оформлення, та певні вимоги до викладу тексту, оскільки правильні, чіткі формулювання гарантують трудові права працівників.

Таким чином, важливими факторами що впливають на функціонування документації щодо особового складу є: порядок складання, особливості та оформлення, що детально пояснюють та визначають порядок розміщення головних реквізитів документа, а також класифікація, яка розподіляє документи за різними ознаками, та найбільш поширеними є дві групи: вихідні облікові документи, які заповнюють відповідно до особистих документів громадян, та похідні, які забезпечують повну вірогідну інформацію з усіх напрямків довідкової та звітної роботи.