Тема № 11 работа с шаблонами теоретические сведения о шаблонах

Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

Автотекст. – текстовые или графические элементы, которые можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.

Макрос – макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматического выполнения некоторых операций. Макросы записываются на языке программирования Visual Basic для приложений.

Общие шаблоны, включая шаблон Normal.dot, содержат настройки, доступные для всех документов. Шаблоны документов, например шаблоны записок или факсов в диалоговом окне Шаблоны, содержат настройки, доступные только для документов, основанных на соответствующих шаблонах. Шаблон Normal.dot – универсальный шаблон для любых типов документов. Для изменения стандартного форматирования или содержимого документа в этот шаблон можно внести необходимые изменения.

Гиперссылка – цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту файла или странице HTML в интрасети или Интернете.

Общие шаблоны

При работе над документом, как правило, можно использовать только настройки, сохраненные в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблоне Normal.dot. Для использования настроек, хранящихся в другом шаблоне, можно загрузить нужный шаблон в качестве общего шаблона. После загрузки шаблона элементы, сохраненные в этом шаблоне, доступны в любом документе до окончания текущего сеанса работы с Microsoft Word.

Загруженные надстройки и шаблоны выгружаются при завершении работы Microsoft Word. Надстройки и шаблоны, которые требуется загружать при каждом запуске Microsoft Word, следует скопировать в подпапку Startup папки Microsoft Office.

Надстройка – вспомогательная программа, служащая для добавления в Microsoft Office специальных команд или возможностей.

Шаблоны документов

Шаблоны, сохраненные в папке Шаблоны, отображаются на вкладке Общие диалогового окна Шаблоны (Рисунок 23). Чтобы создать в диалоговом окне Шаблоны пользовательские вкладки для шаблонов, создайте новую подпапку в папке Шаблоны, а затем сохраните шаблоны в этой подпапке. Имя, заданное для подпапки, будет присвоено новой вкладке.

Рисунок 23. Диалоговое окно Шаблоны

При сохранении шаблона Microsoft Word автоматически выбирает расположение, заданное для типа файлов шаблоны пользователя (меню Сервис, команда Параметры, вкладка Расположение). По умолчанию используется папка Шаблоны и ее подпапки. Шаблоны, сохраненные в других папках, не будут отображаться в диалоговом окне Шаблоны.

Любой файл с расширением DOC, сохраняемый в папке Шаблоны, также используется как шаблон.

Просмотр сведений о форматировании

В меню Формат выберите команду Показать форматирование.

Выделите текст, форматирование которого необходимо показать.

Сведения о форматировании будут отображены в области задач Показать форматирование.

Выполните любое из следующих действий:

Чтобы изменить свойства форматирования, щелкните текст, который подчеркнут синей волнистой линией, а затем в появившемся диалоговом окне измените нужные параметры.

Чтобы определить источник форматирования, например, взят ли данный формат из стиля, установите флажок Различать источники стилей

Чтобы отобразить знаки форматирования, такие как знаки абзаца и табуляции, установите флажок Все знаки форматирования

Чтобы форматировать выделенный текст таким же образом, как текст, расположенный рядом с данным, в поле Выделенный текст щелкните стрелку, а затем выберите команду Применить форматирование окружающего текста

Стиль – набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно.