Лекция №11 (Продолжение Темы №9 Адаптация информационно-управляющей системы к области применения)

Управленческую деятельность можно условно разделить на следующие категории:

• стратегическое планирование – процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов;

• управленческий контроль – процесс, посредством которого управляющие обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижения общих целей организации;

• оперативный контроль – процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

Эти категории деятельности примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ИУС должна давать информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой из категорий. Такое разделение определяет и характеризует преобладающие по важности, по распространению виды и категории управленческой информации.

Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.

Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня.

Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях.

Производя больше полезной информации на более широкой основе, ИУС облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно, можно рассматривать ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнения работы.

ИУС должна быть ориентирована на пользователя, то есть информация, которую она обрабатывает, должна служить потребностям тех управляющих, которые ее получают. Хотя ИУС может предоставить оператору всю информацию, которая хранится в системе и соответствует правам доступа данного оператора, но очень часто требуется определенная удовлетворяющая пользователя информация или сводка результатов в приемлемом и читаемом виде. Т.е. можно говорить о полезности информации, т.к. информация в полном объеме необходимая оператору будет лишней и ненужной директору или управляющему.

По полезности к информации предъявляются следующие требования:

• уместность и своевременность информации - способность повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку;

• достоверность и точность информации - гарантия объективности и правдивости представляемых данных, что предполагает необходимость указания методов сбора, учета и обработки информации, чтобы пользователи могли правильно понимать назначение представляемой информации и проверить ее;

• сопоставимость информации - возможность сравнения показателей с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что требует применения определенных стандартов в предоставлении информации;

• краткость, доступность и понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку. Для ясного понимания информации необходимо, чтобы формы ее представления отражали существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, правильно переведенные на иностранные языки;

• конфиденциальность информации - строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером.

Соответствие потребностей управляющих возможностям ИУС

Уровень управления	Управленческая ответственность	Информация требуемая ИУС	Как используется информация ИУС
Высшее управление	Увеличение производительности, рост, накопление и использование ресурсов; выживание всей организации.	Данные о среде и тенденции, прогнозы, сводные отчеты об операциях, уведомления об исключительных проблемах.	Установление организационных целей, политики, ограничений, принятие решений, касающихся стратегических планов и управления всей организацией.
Среднее звено управления	Размещение ресурсов в соответствии с распределенными заданиями, установление оперативных планов, контроль операций.	Сводки о результатах операций и уведомления об исключительных ситуациях, относящихся к делу действиях и решениях других руководителей среднего звена.	Установление оперативных планов и политики, контроль процедур, составление уведомлений об исключительных ситуациях, составление оперативных сводок по распределению ресурсов, о действиях и решениях для других управляющих среднего звена.
Нижнее звено управления	Производство товаров или услуг в пределах бюджетов, установление потребности в ресурсах, перевозке и хранении материалов.	Свободные отчеты о взаимодействиях, подробные отчеты по проблемам, оперативные планы и политики, процедуры контроля, действия и решения связанных между собой управляющих.	Составление уведомлений об исключительных ситуациях и сообщений о состоянии работы, определение потребности в ресурсах, составление рабочих календарных планов.

Таким образом, информация должна быть целенаправленной и ориентированной на соответствующие уровни управления. Это еще одно требование к ИУС, внедряемой на предприятие.

При выборе внедряемой ИУС необходимо помнить о ее функциональности и надежности. Чем больше предприятие, тем больший объем информации нужно получать и обрабатывать системе. При непрерывном или опасном производстве, где не допускается выход из строя даже на небольшой срок автоматизированной системы, нужна такая система, которая бы могла работать при тяжелых, непрерывных условиях с возможностью дублирования важных функций основной системы. Если система не отвечает поставленным перед ней требованиям, нужно искать более мощную и усовершенствованную ИУС.

Также стоит отметить, что ИУС имеет относительно жесткую структуру по отношению к программному обеспечению. Необходимо, чтобы имеющееся аппаратное обеспечение удовлетворяло требованиям задействованного программного обеспечения во внедряемой ИУС.

Вопросы для самопроверки:

1. Какие требования предъявляются к полезности информации?

2. Какого соответствие потребностей управляющих возможностям ИУС?