Лабораторная работа № 6

Система управления базами данных Access

Цель работы: сформировать представление об основных этапах создания СУБД Access. Выработать навыки работы с типами и свойствами полей таблиц. Сформировать представление об основных действиях над таблицами СУБД Access и их данными.

Система управления базами данных Access. Создание таблиц в режиме Конструктора. Создание связей между таблицами

Теоретические сведения

Microsoft Access 2007 — профессиональная программа управления базами данных. С ее помощью можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты.

Запустив программу Ассеss, в окне Новая база данныхвведите имя файла базы данных в строку Имя файла. Тип файла умолчанию установитcя accdb. По умолчанию, имя новой базы данных – База данных1.accdb.Нажмите кнопкуСоздать.

В Office Access 2007 основные вкладки команд, расположенных на ленте — Главная, Создание, Внешниеданные и Работа с базами данных. Каждая вкладка содержит группу связанных команд, которые могут открывать другие новые элементы интерфейса, например коллекцию — элемент управления, позволяющий выбирать варианты по внешнему виду.

Команды на ленте соответствуют текущему активному объекту. Например, если открыть таблицу в режиме таблицы и нажать кнопку Форма на вкладке Создание в группе Формы, то будет создана форма на основе активной таблицы. То есть имя активной таблицы будет указано в свойстве формы Источник записей (RecordSource).

Область, где приводится список существующих в данной базе таблиц, запросов, форм называется областью переходов.

Создание таблиц

Таблицы являются основными объектами в структуре базы данных. Они предназначены для хранения данных. Их можно создавать как в режиме Конструктора, так и используя шаблоны таблиц. Шаблоны таблиц выбираются из меню Создание → Таблицы → Шаблоны таблиц.

Автоматический при создании новой базы данных создается Таблица1 в режиме Конструктор с ключевым полем Код.

Ключевое поле –поле, значения которого в таблице не повторяются и однозначно определяют каждую запись. Ключ служит для связи таблиц в базе данных. Для определения ключевого поля выделите нужное поле по области выделения (если ключевое поле состоит из нескольких полей, то их выделение осуществляйте с удерживание клавиши Сtrl. затем нажмите кнопку Конструктор → Ключевое поле. Слева от имени поля в области выделения строки появится символ ключа

При закрытии окнаКонструктора таблиц на запрос о сохранении таблицы ответьтеДа, введите имя создаваемой таблицы и нажмите кнопку ОК. Если ключевое поле не определено, Ассеss выведет запрос на создание ключевого поля (нажмите кнопку Нет, т.к. при нажатии на кнопку Да ключевое поле задается автоматически с типом Счетчики именем Код. Значения в полеСчетчиквносятся также автоматически в виде последовательности чисел, увеличивающихся на единицу).

Для создания таблицы в режиме Конструкторавыбираем Главная → Режимы → режим Конструктора.

Столбцы в таблице называются полями, а строки – записями. Каждое поле имеет имя, значения, тип и свойства.

Имя поля– это произвольный и неповторяющийся набор символов. Например, Фамилия, ФИО, Код товара, КТ. Имя поля не должно начинаться с пробела.

Значения поля– это данные, расположенные в столбце таблицы.

Типы полей. Текстовый– используется для хранения текстовой информации. Это могут быть любые символы, количеством не более 255.

Поле МЕМО– предназначен для данных объемом до 64 тыс. символов. Это может быть текст или комбинация текста и чисел.

Числовой– предназначен для данных, которые могут использоваться в математических расчетах.

Дата/время– значения вводятся в поля в стандартном формате, например, 20.01.98 или 12:15. Однако пользователь может создать и собственный формат.

Денежный– предназначен для хранения точного значения очень больших чисел (15 знаков слева от запятой и 4 – справа).

Счетчик– при использовании этого типа полю автоматически присваивается числовое значение. Это могут быть последовательные числа, начиная с 1 или случайные числа. Значения полей этого типа изменить нельзя.

Логический– поле может принимать только два значения: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл.

Поле объекта ОLЕ– этот тип поля предназначен для хранения объектов, созданных в других приложениях Windows (документов, таблиц, графиков, рисунков, звуковой информации и др.).

Гиперссылка – cсылки, дающие возможность открывать объект Access (таблицу, форму, запрос и т.д.), файл другого приложения или web-страницу.

Мастер подстановок. Создает поле, позволяющее выбрать с помощью раскрывающегося списка значение из другой таблицы или из списка значений.

Набор допустимых свойств для поля зависит от того, какого типа данные будут храниться в поле.

Свойства полей. Размер поля– допускаетсядля текстового поля максимальное число символов – 255. По умолчаниюустанавливается 255. Для числового поля – байт, целое, длинное целое и др.

Формат поля– определяет для числового поля вид числа, выводимого на экран. Система поддерживает семь форматов (основной, денежный, евро, фиксированный, процентный и др.).

Маска ввода–используется, если требуется ввод данных в заранее определенном формате. Например, номер телефона, дата, почтовый индекс и т.п. Маски ввода выполняют значительную часть задач проверки данных, поскольку позволяют вводить данные только определенным образом.Маска ввода состоит из трех частей, которые разделены точкой с запятой. Первая часть является обязательной, а две остальные — необязательными. Например, номер моб. телефона: (999) 0000-000;0;-. Цифра 9 обозначает необязательную цифру (междугородный код вводится не всегда), тогда как 0 определяет обязательную цифру.

Значение по умолчанию – значение поля, автоматически вводимое в таблицу при добавлении записи. Значение устанавливается пользователем.

Подпись – второй индентификатор поля. Первым является имя поля.

Условие на значение – это свойство служит для автоматического контроля значения поля, вводимого в таблицу: оно должно удовлетворять условию, заданному пользователем. Например, выражение >2001 And <2010 допускает ввод значений от 2002 и 2009. Если условие не соблюдается, на экран выводится сообщение об ошибке и допустимые значения поля

Сообщение об ошибке – дополняет предыдущее свойство. Пользователь может сформулировать свой текст сообщения об ошибке. Например: Год рождения указан не верно. В этом случае допустимые значения поля на экран не выводятся.

Обязательное поле – это логическое свойство, которое может принимать значенияДа и Нет. При значенииДа в поле обязательно должны быть введены данные. В числовых полях допустимым является значение 0.

Пустые строки – это также логическое свойство. Оно указывает, что в поле можно вводить значение нулевой длины, которое обозначается как две кавычки. Вместе со свойством Обязательное поле данное свойство позволяет различать несуществующие данные и данные, которые существуют, но не известны.

Индексированное поле – используется для ускорения поиска и сортировки записей в таблице по одному полю.

Число десятичных знаков – это свойство определяет число десятичных знаков справа от запятой, которые будут отображаться на экране при наборе чисел. Данное свойство необходимо устанавливать одновременно со свойством Формат поля.

Имя поля набирается на клавиатуре имя поля с последующим нажатием клавишиЕпtег. В области Свойства поля перечень свойств со значениями по умолчанию. Для изменения типа данных, щелкните мышью кнопку раскрытия списка типов полей и выберите необходимый тип данных. В графеОписаниенабирается поясняющий текст для данного поля.

Создание поля со списком в таблице.Поля в таблице можно создать как поля с раскрывающимся списком значений, которые пользователь выбирает при заполнении таблицы.

Для поля, для которого необходимо сформировать список, установите тип данных Мастер подстановок. При использовании Матера подстановок таблица с данными, которые будут использоваться в этом поле, должна уже быть создана. Выберите способ формирования значений списка (обычно для формирования списка используются значения таблицы) и нажмитеДалее.

Если выбран способ создания Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса, то:

• Выделите имя таблицы или запроса, который будет содержать столбец подстановки. Нажмите, кнопкуДалее.

• В открывшемся окне в списке Доступные поля выделите поле, которое содержит значения для столбца подстановки и нажмите соответствующую кнопку. Нажмите кнопкуДалее.

• В открывшемся окне задайте ширину столбца подстановки. Нажмите кнопкуДалее.

• Задайте подпись для столбца подстановки. Нажмите кнопку Готово.

• На запрос о сохранении таблицы ответьтеДа.

Если выбран способ созданияБудет введен фиксированный набор значений, то:

• Введите необходимый список в Столбец 1. Нажмите кнопкуДалее.

• Задайте подпись для столбца подстановки. Нажмите кнопку Готово.

Для просмотра результатов выполненной процедуры перейдите в режим таблицы, выполнив команду Конструктор → Режим → Режим таблицы.

Создание связей между таблицами. После создания таблицы для каждого объекта в базе данных нужно предоставить средства, с помощью которых эти данные возвращаются, когда это необходимо. Это осуществляется с помощью добавления общих (ключевых и совпадающих) полей в связанные таблицы и определения межтабличных связей. После этого можно создавать запросы, формы и отчеты, отображающие сведения одновременно из нескольких таблиц.

Связь позволяет установить правила взаимодействия между таблицами. Различают два типа связей: один ко многим и многие ко многим. Ключевое поле первичной таблицы должно соответствовать аналогичному полю таблицы, которая с ней связывается.

Связи создаются в окне Работа с базами данных → Схема данных.

В появившееся окне Добавление таблицы выделите те таблицы, между которыми будут создаваться связи (в списке таблиц выделите первую таблицу для связи и нажмите кнопкуДобавить, затем выделите вторую таблицу для связи и нажмите кнопку Добавить, и так далее. Если связываются все таблицы списка, то можно выделить сразу все таблицы и один раз нажать кнопкуДобавить).Нажмите кнопкуЗакрыть.

В результате в окне Схема данных появятся добавляемые таблицы, точнее списки их полей. Создание связей между таблицами перетаскиванием выбранного ключевогор поля одной таблицы и его мышью на соответствующее поле другой таблицы. Для связывания нескольких полей это выполняют при нажатой клавише Сtгl. Откроется окно Связи.Установите флажок Обеспечение целостности данных. Этот режим запретит вводить в связанную таблицу (на стороне∞) запись с несуществующим значением аналогичного поля в главной таблице (на стороне 1). Установите флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей. Это обеспечит автоматическое изменение данных в связанной таблице при внесении изменений в первую таблицу. Нажмите кнопкуСоздать для возврата в окно Схема данных.

Вставка в поле значения по умолчанию (повторяющегося значения всех записях). Установите указатель мыши на поле, которое предполагается заполнять по умолчанию. В разделе Свойства поля в строке Значение по умолчанию введите необходимое значение.

В режиме таблицы в поле, для которого задано значение по умолчанию, значение будет вводиться автоматически.Чтобы значение; по умолчанию было введено в ранее созданные записи, установите курсор с нужное место и нажмите клавиши Ctrl+Alt+Spacebar.

Копирование и вставка. При копировании необходимого столбца и вставки его в таблицу необходимо предварительно создать пустой столбец того же типа данных в таблице, что и вставляемый. Копировать и вставлять можно используя меню Главная → Буфер обмена или контекстное меню правой кнопки мыши.

Для копирования и вставки таблицы в другую базу данных меню вставки предлагает несколько параметров вставки таблицы.

Отображение скрытого столбца. Скрыть столбец можно командойГлавная → Записи → Дополнительно → Скрыть столбцы. Дляотображения столбцов надо воспользоваться командой Главная → Записи → Дополнительно → Отобразить столбцы.

Скрытие таблицы. Прискрытии таблицы может быть два варианта: а) исчезнет значок и название таблицы; б) значок и названия таблицы виден, но неотчетливо. Чтобы был вариант б) установите флажокПоказыватьскрытые объекты в меню Параметры переходов контекстного меню правой кнопки мыши, курсор которой находится в области переходов.

Для скрытия таблицы: выделите нужную таблицу и в окне Свойства таблицы,выбранном из контекстного меню мыши, установите атрибут Скрытый.

Сортировка данных и фильтр. Сортировка списков позволяет пользователям просматривать и находить нужные данные, не просматривая все данные подряд.Записи в таблице, запросе, форме или отчете можно отсортировать по одному или нескольким полям.

Для сортировки одного поля выделите соответствующий столбец, выполните команду Главная → Сортировка и фильтри выберите порядок сортировкиПо возрастанию или По убыванию.

Условием сортировки двух полей одновременно является подчиненность полей. Например, необходимо рассортировать данные о студентах по полю Факультет, а внутри факультета по полю Специальность. Здесь поле Специальность является подчиненным полем. Выполните:

1. Расположите поля-столбцы, подлежащие сортировке, рядом в таблице так, чтобы второе поле-столбец было подчиненным по отношению к первому. В нашем примере поле Специальность должно следовать за полем Факультет.

2. Выделите оба поля-столбца.

3. Выполните необходимую команду сортировки.

Фильтр– условие или правило, задаваемое для поля, чтобы отобразить значения поля, соответствующие этому условию. После применения фильтра в представление включаются только те записи, которые содержат указанные значения. Остальные записи будут скрыты до тех пор, пока фильтр не будет удален.

Практическая часть

Задание 6.1.Создать базу данных.

1. Запустите программу Accessи создайте новую базу данных под именем Вашей фамилии.

2. Создайте таблицу, включающую поля: Фамилия, Дата рождения, Год поступления на работу, Образование, Вуз, Ставка, Надбавка.

В качестве типа данных для полей Фамилия, Образование, Вуз выберите Текстовый; для поля Дата рождения – Дата/время; для поля Ставка – Денежный; для поля Надбавка – Числовой.

Введите описание полей:Ставка – Основная заработная плата за месяц; Надбавка – Надбавка за профессиональное мастерство в %.

Задайте cледующие свойства для полей:

– Дата рождения: Маска ввода – 00.00.0000;0;_ и Обязательное поле – Да;

– Год поступления на работу: Условие на значение: >1980 And <2005;

– Ставка: Число десятичных знаков – 0.

В качестве ключевого поля выберите Фамилия.Сохраните таблицу под именем СОТРУДНИКИ

3. Создайте новую таблицу, включающую поля: Город, КодАМТС, Страна.

В качестве типа данных для всех полей выберите Текстовый.

Введите описание для поля Код АМТС: Код направлений автоматической междугородной телефонной связи.

В качестве ключевого поля выберите Город.Сохраните таблицу под именем ГОРОДА.

4. Создайте новую таблицу, включающую поля: Код командировки,Фамилия, Направление командировки, Командировочные расходы.

В качестве типа данных выберите для поля Код командировки – Счетчик, для полей Фамилия – Текстовый, для поля Направление командировки – Мастер подстановок... (в качестве источника данных для списка значений используйте таблицу ГОРОДА и значения поля Город), для поля Командировочные расходы – Числовой.

Введите описание для поля Командировочные расходы: в усл. ед.

Задайте для поля Командировочные расходыЧисло десятичных знаков – 0.Сохраните таблицу под именем КОНТАКТЫ.

5. Создайте новую таблицу, включающую поля: Вуз, Название и Город.

В качестве типа данных для всех полей выберите Текстовый.

Введите описание для поля Название: Полное название Вуза.

Введите подпись для поля Название: НАЗВАНИЕ ВУЗА.

Задайте для поля НазваниеРазмер поля – 60.

В качестве ключевого поля выберите Вуз.Сохраните таблицу под именем ВУЗЫ.

6. Введите в таблицы данные, для ввода данных дважды щелкнув по нужной таблице или нажать кнопкуОткрыть,выделив нужную таблицу. Список СОТРУДНИКИ начинать со своей собственной фамилии.

Таблица СОТРУДНИКИ.

Таблица ГОРОДА.

Таблица КОНТАКТЫ.

Таблица ВУЗЫ.

7. Разработайте схему данных для базы данных, включив в нее таблицы: ВУЗЫ, ГОРОДА, КОНТАКТЫ, СОТРУДНИКИ.

Обеспечьте целостность данных, а также возможность каскадного обновления связанных полей и удаления связанных записей.

Контрольные вопросы

1. Общая характеристика СУБД.

2. Объекты БД, их модель в СУБД.

3. Типы данных:«Текстовый», «Поле МЕМО», «Числовой», «Дата/время», «Денежный», «Счетчик», «Логический», «Поле объекта OLE», «Гиперссылка». Их назначение.

4. Свойства полей: «Условие на значение», «Маска ввода», «Индексированное поле», «Обязательное поле». Их использование.

5. Что такое «Ключевое поле»?

6. Создание связей. Их типы.

7. Мастер подстановок.

Создание запросов