Создание документа2

Второй документ Word представляет собой основной документ–бланк включающий поля слияния из листа Основной список книги Excel. Он имеет следующий вид:

МГАПИ Лыткаринский филиал УВЕДОМЛЕНИЕ Уважаемый Иванов Иван Иванович сообщаем Вам, что Ваша стипендия за 2 семестр 2004/2005 учебного года составляет 300 рублей Деканат Лыткаринского филиала

Текст, выделенный серым, является результатом вычисления полей.

Для выполнения слияния необходимо иметь:

• основной документ, содержащий постоянную информацию;

• документ-источник для хранения переменной информации.

Основным документом в Курсовой работе является бланк-уведомление о размере стипендии студента (см. выше). Основной документ, кроме обычного текста, содержит коды полей (выделенный серым текст), которые в процессе слияния будут заменяться информацией из источника – базы данных (таблицы).

Документ-источник должен представлять собой базу данных или таблицу, состоящую из однотипных записей. В Курсовой работе документом-источником является основная таблица, находящаяся на листе Основной список в книге Excel.

В процессе слияния основной документ заполняется отдельными записями из базы данных, и создается новый составной документ (документ слияния).

Операция слияния выполняется с помощью команды СЕРВИС  Слияние (в Word 2000) или команды СЕРВИС  Письма и рассылки  Мастер слияния (в Word ХР), панели инструментов Слияние и диалогового окна Слияние.

Вставка в основной документ полей слияния выполняется с помощью панели инструментов Слияние. Щелчок по кнопке Добавить поле слияния раскрывает список полей базы данных, связанной с основным документом.

Для обращения перед именем получателя письма часто используют какое-либо прилагательное, в рассматриваемом примере «Уважаемый» или «Уважаемая». Для того чтобы при обращении это прилагательное изменялось («уважаемый» на «уважаемая», и наоборот, в зависимости от пола получателя письма), нужно при вставке поля слияния выбрать из списка строку IF…THEN…ELSE (вставка условий в текст письма): в качестве условия (в окошечке Поле) выбрать «Пол», в списке сравнить установить «равно» и в поле Сравнить с чем ввести мужской пол (точно так, как пол указан в полях документа источника данных), например буква «м»; далее в поле Вставить текст можно ввести только окончание прилагательного «Уважаемый» - «ый» или все слово целиком, тогда в поле В противном случае – окончание «ая» или слово «Уважаемая».

При выполнении операции слияния основной документ связывается со своей базой данных. В автоматическом режиме происходит поочередное слияние со всеми записями базы данных, а результат слияния записывается либо во вновь созданный составной документ, либо сразу направляется на принтер.

Список литературы

1. Андреев А.В., Беккерман Б.И., Гриднев В.И. Основы информатики и вычислительной техники. — Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2002. – 256 с.

2. Шафрин Ю.А. Учебник. IBM PC. — М.: Бином. Лаборатория знаний, 2002. – 536 с.

3. Ефимова О., Морозов В., Угринович Н. Курс компьютерной технологии с основами информатики. — М.: ООО «Издательство АСТ»; ABF, 2004. – 424 с.

4. Безручко В.Т. Практикум по курсу «Информатика». Работа в Windows 2000, Word, Excel. — М.: Финансы и статистика, 2003. – 544 с.

5. Лучшие рефераты по информатике/ Составитель М. Семенов. – Ростов н/Д: Феникс, 2002. – 352 с.

6. Персон Р., Роуз К. Microsoft Word 97 в подлиннике: пер. с англ. – СПб.: BHV – Санкт-Петербург, 1997. – 1120 с.

2