Методическое пособие по дисциплине «ИНФОРМАТИКА»

(2 часть)

Excel, Word

оглавление

Электронные таблицы Microsoft Excel 4

Назначение и основные функции 4

Наиболее известные редакторы электронных таблиц 5

Общая схема работы с Excel 7

Способы запуска приложения Excel 7

Окно программы Excel 7

Создание, сохранение и открытие документа в Excel 12

Структурные единицы электронных таблиц и работа с ними 13

Структурные единицы электронных таблиц 13

Выделение элементов электронной таблицы 14

Изменение ширины столбцов и высоты строк 15

Добавление ячеек, строк, столбцов и листов 17

Операции удаления и очистки 17

Адреса ячеек 18

Относительный адрес 18

Абсолютный адрес 19

Изменение адресов при копировании или перемещении формул 19

Типы и формат данных 20

Число 21

Текст 22

Формулы 23

Логическая функция ЕСЛИ 27

Логическая функция И 28

Логическая функция ИЛИ 29

Текстовая функция ПРАВСИМВ 29

Статистическая функция СРЗНАЧ 30

Статистическая функция СЧЁТЕСЛИ 31

Статистическая функция МИН 31

Статистическая функция МАКС 31

Математическая функция СУММ 31

Функция ВПР из раздела «Ссылки и массивы» 32

Ввод, редактирование и форматирование данных 34

Ввод чисел и текста 34

Ввод формулы 35

Редактирование данных 36

Форматирование символов в Excel 36

Форматирование ячеек 37

Анализ и обработка данных электронной таблицы 38

Сортировка данных 40

Фильтрация (выборка) данных из списка 42

Фильтрация данных с использованием автофильтра 42

Фильтрация данных с использованием расширенного фильтра. 43

Автоматическое вычисление общих и промежуточных итогов 45

Построение диаграмм 47

Способы создания диаграмм 48

Построение диаграмм с помощью Мастера диаграмм 48

Редактирование диаграмм 51

Текстовый процессор Microsoft Word 53

Текстовый редактор: назначение и основные функции 53

Редакторы текстов и документов 54

Основные версии текстового процессора Microsoft Word 56

Назначение и функциональные особенности текстового процессора MS Word 2000 60

Общая схема работы с Word 62

Способы запуска приложения Word 62

Создание, сохранение и открытие документа Word 63

Окно программы Word 64

Режимы отображения документа на экране 68

Шаблоны 70

Типы шаблонов 71

Создание шаблона 72

Создание документа на основе созданного шаблона 72

Структурные элементы документа Word 73

Структура страницы документа Word 73

Основные элементы текстового документа 76

Абзац, параметры абзаца и форматирование абзаца 76

Основные параметры абзаца 77

Вид первой строки абзаца 78

Способ выравнивания строк абзаца 78

Ширина абзаца и его положение на странице: 79

Междустрочный интервал 79

Отбивка абзаца 80

Уровень абзаца 80

Форматирование абзаца 80

Использование табуляции 81

Работа со списками 82

Символы, параметры символов и форматирование символов 83

Основные параметры символов 83

Шрифт 83

Размер шрифта (кегль) 86

Начертание 87

Форматирование символов 87

Стили 88

Объекты 92

Работа с графическими объектами. 92

Работа с рисунками 93

Работа с изображениями 95

Вставка диаграмм из Excel путем внедрения и связывания 96

Способы взаимодействия графических объектов (рисунков и изображений) с окружающим их текстом 98

Привязка рисунков и изображений 100

Создание формул 101

Создание таблиц и работа с таблицами в Word 102

Новые возможности для работы с таблицами в Word 2000 104

Ввод данных, редактирование и форматирование таблиц 105

Работа с таблицей Word как с базой данных 106

Вычисления в таблицах Word 107

Работа с полями 108

Вставка информации с помощью полей 108

Код и значение поля 109

Работа с полями (обновление, перемещение) 111

Вставка номеров страниц и колонтитулов. 111

Вставка нумерации страниц 111

Вставка колонтитулов 112

Создание оглавления документа 114

Слияние документов 115

Курсовая работа по информатике 120

Задание 120

ВАРИАНТЫ для Курсовой работы 122

Методические указания к выполнению курсовой работы 123

Табличный процессор Excel. 123

Заполнение Листа Основной список исходными данными 123

Заполнение Листов 2, 3, 4, 5, 6 (Ведомость1, Ведомость2, Ведомость3, Ведомость4, Ведомость5) 124

Алгоритмы расчетов 125

Алгоритм пересчета оценок из текстовой формы в числовую форму 125

Алгоритм пересчета оценок из текстовой формы в числовую форму (с помощью функций ЕСЛИ) 125

Алгоритм пересчета оценок из текстовой формы в числовую форму (с помощью функции ВПР) 125

Алгоритм вычисления среднего балла 126

Алгоритм расчета категории успеваемости 126

Алгоритм расчета стипендии 128

Заполнение Листов 7 и 8 (Фильтрация и Итоги) 129

Фильтрация данных 129

Подведение промежуточных итогов 129

Построение диаграмм 130

Текстовый процессор Word 131

Создание документа1 131

Создание документа2 132

Список литературы 135

Электронные таблицы Microsoft Excel Назначение и основные функции

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Таблица – форма организации данных по столбцам и строкам. Компьютер позволяет представлять таблицы в электронной форме, а это дает возможность обрабатывать данные. Класс программ, используемых для создания и обработки таблиц, представленных в электронной форме, называют электронными таблицами или табличными процессорами.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями, и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными. Главное достоинство электронной таблицы — возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

На первых порах электронные таблицы применялись в основном для обработки числовых данных, точнее, — для автоматизации рутинных процедур пересчета производных величин в зависимости от изменений в исходных данных. Часто электронная таблица использовалась как обычный калькулятор. Многие новички и сейчас полагают, что табличные процессоры предназначены исключительно для обработки числовых данных.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно, например, для:

• проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

• автоматизации итоговых вычислений;

• решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;

• обработки результатов экспериментов;

• проведения поиска оптимальных значений параметров;

• подготовки табличных документов;

• построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Кроме того, электронную таблицу можно использовать как простую базу данных (с операциями сортировки, выборки (фильтрации), импорта-экспорта информации). Табличный процессор позволяет создавать сложные и красиво оформленные документы, которые вообще не имеют никакого отношения к математическим расчетам, - например, рекламу с прайс-листами, каталоги, планы и графики работ, расписания и т.п.

Таким образом, электронная таблица — это специальная модель структурирования, представления, обработки и отображения произвольной информации, тесно связанная и с текстовыми документами, и с базами данных.

Наиболее известные редакторы электронных таблиц

На мировом рынке программных продуктов первый редактор электронных таблиц появился в 1982 году. Это была система Lotus 1-2-3, разработанная компанией Lotus. Вскоре появились похожие системы, в том числе Excel фирмы Microsoft. Конечно, в те времена редакторы электронных таблиц не оснащались графическим интерфейсом, не позволяли создавать сложных документов и не обеспечивали многих других полезных и важных возможностей, но структура таблиц, правила адресации ячеек и применения формул, то есть то, что составляет основу электронных табличных вычислений, с тех пор практически не менялось.

Данные о наиболее распространенных редакторах электронных таблиц приведены в таблице:

Название редактора	Название офисного пакета, в состав которого входит таблица	Производитель	Базовая операционная система	Примечание
Spreadsheet	Apple Works	Apple	Mac OS
Quattro Pro	Word Perfect Office	Corel	Windows
Star Calc	Star Office	Star Division	Linux, Windows	Существуют бесплатные версии
Excel	Microsoft Office	Microsoft	Windows
KSpead	KOffice	KDE Group	Linux	Распространяется бесплатно

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel. Эта программа предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.

Excel отличается от других аналогичных программ обработки электронных таблиц более удобным интерфейсом пользователя, расширенными функциональными возможностями, высоким качеством выходной информации. (Excel в переводе с английского означает «превосходить»).