10. Формирование документов с учетом дополнения

Формирование дел — это группирование завершенных в делопроизводстве документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Существуют следующие требования к группированию документов:

- в дела помещают только оригиналы документов, а при их отсутствии — заверенные в установленном порядке копии документов, оформленные в соответствии с требованиями действующих нормативно-правовых актов и национальных стандартов;

- не допускается включать в дела постоянного хранения черновики, личные документы, размноженные копии и документы, подлежащие возврату (с оттиском штампа, принадлежащего органу высшего уровня);

- документы группируют в дела за один год, за исключением документов, помещенных в судебные, личные и переходные (завершаемые в следующем году) дела. Личные дела формируются в течение всего времени работы работника на предприятии;

- документы постоянного хранения, подлежащие внесению в состав Национального архивного фонда, и документы временного, в частности длительного (более 10 лет), хранения формируют в разные дела.

Организационные документы (уставы, положения, планы, правила, инструкции и т. д.), утвержденные предписывающими документами (постановлениями, решениями, приказами и т. д.), помещают в дела вместе с ними.

Приказы (распоряжения) группируют в разные дела в зависимости от срока их хранения:

- по основной деятельности предприятия (имеют постоянный срок хранения);

- о приеме, увольнении, поощрении, совместительстве работников предприятия, о предоставлении им материальной помощи (срок хранения — 75 лет);

- о предоставлении отпусков работникам предприятия (срок хранения — 5 лет);

- о наложении взысканий на работников предприятия, об их командировках (срок хранения — 3 года);

- по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения — 3 года).

Документы общих собраний трудового коллектива, документы заседаний коллегиальных и совещательных органов (дирекции, правления, коллегии и т. д.) предприятия группируют в два дела:

- протоколы и документы (доклады, справки, проекты решений и т. д.) к ним (на предприятиях, документы которых поступают в государственные архивы, хранятся постоянно, на всех других предприятиях — до ликвидации предприятия);

- документы (повестки дня, перечень приглашенных, макет рассадки, список докладчиков и т. д.) по организации и проведению собраний трудового коллектива или заседаний коллегиального органа предприятия (срок хранения — 1 год).

Протоколы заседаний коллегиальных органов группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям указанных органов систематизируют по датам и номерам протоколов, а в середине группы документов, касающихся одного протокола — по повестке дня заседания.

Поручения органов высшего уровня и документы, связанные с их выполнением, группируют в дела или по направлениям деятельности предприятия, или по авторам инициативных документов. Если количество таких документов небольшое, их разрешается формировать в одно дело. В середине каждого дела указанные документы систематизируют по датам поручений.

Утвержденные планы, отчеты, сметы группируют в дела отдельно от проектов данных документов.

Переписки группируют по содержанию и корреспондентским признакам и систематизируют в хронологической последовательности: письмо-ответ идет за инициативным письмом.

В личных делах работников документы группируют в хронологическом порядке по мере их пополнения в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов дела;

- заявление о приеме на работу (контракт):

- направление или представление;

- личный листок по учету кадров;

- автобиография;

- документы об образовании (копии дипломов, аттестатов, свидетельств и т. д.);

- извлечения из предписывающих документов (приказов, распоряжений) о назначении, переводе на должность, увольнении работника;

- дополнения к личному листку по учету кадров;

- справки и другие документы.

Копии приказов, распоряжений о взыскании, поощрении, изменении фамилии работника и т. д. к личному делу не прилагаются. Эти сведения заносятся в личный листок по учету кадров или в трудовую книжку.

Лицевые счета работников предприятия, ведомости о начислении заработной платы и прочие подобные финансовые документы систематизируют в пределах года в алфавитном порядке по фамилиям или ежемесячно.

Методическое руководство и контроль за формированием дел предприятия осуществляет служба делопроизводства или должностное лицо, ответственное за организацию делопроизводства на предприятии.

Завершенные в делопроизводстве дела постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и по личному составу следует обязательно передавать в архивное подразделение (архив) предприятия для дальнейшего хранения и использования. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) можно тоже передавать в архив предприятия по решению его руководителя.