2.4. Схема документооборота зао «полад» для потока входящих документов
Рассмотрим типичную схему документоооборота ЗАО «ПОЛАД» для потока входящих документов (схема 1):
-
Секретарь просматривает и сортирует корреспонденцию, присланную по почте, доставленную курьером или переданную лично.
-
Секретарь регистрирует их и относит директору для получения резолюции.
-
Директор, получив документ, составляет резолюцию, в которой указывает, кому документ должен быть разослан, надо ли ставить документ на контроль, сроки исполнения и возвращает секретарю.
-
Секретарь завершает заполнение полей документа и создает поручения или согласования по документу согласно резолюции, полученной от директора. Или подключает ранее созданный маршрут выполнения поручений или согласований, а также корректирует его. Передает на контроль начальнику отдела контроля исполнения.
1
.
Сортировка входящей документации
секретарь
2. Регистрация входящей документации
4
.
Создание поручений и согласований
6
.
Передача ответственным исполнителям
7
.
Передача на исполнение
8.
Выполнение поручений
9
.
Отчет о выполненном поручении
схема 1.
-
Секретарь завершает заполнение полей документа и создает поручения или согласования по документу согласно резолюции, полученной от директора. Или подключает ранее созданный маршрут выполнения поручений или согласований, а также корректирует его. Передает на контроль начальнику отдела контроля исполнения.
-
Начальник отдела контроля исполнения может изменить срок исполнения документа и исполнителя по документу. Он может вводить тексты заданий ответственным исполнителям и устанавливает сроки исполнения поручений или согласований по документу. Передает ответственным исполнителям.
-
Ответственные исполнители, получив уведомления о поручениях или согласованиях, создают подпоручения (поручения по поручениям) по документу и назначают исполнителей этих поручений.
-
Исполнители получают поручения по документу, просматривают их тексты и выполняют связанные с ними поручения.
-
Выполнив поручения, исполнители пишут отчеты.
-
Отчеты о выполнении поручений передаются ответственному исполнителю. Он может принимать отчеты либо признавать отчеты неудовлетворительными и возвращать поручения исполнителям на доработку. В случае, когда отчет устраивает, передает начальнику отдела контроля исполнения.
-
По выполнении всех поручений или согласований начальник отдела контроля исполнения снимает документ с контроля. При этом он пишет при необходимости комментарий по результатам исполнения документа. Сам документ с этого момента считается исполненным.