7. Что хотят видеть в отчете его читатели.

Что нужно учитывать при написании отчета в первую очередь?

Главное, о чем необходимо помнить при написании любого отчета — это его читатели. О читателях следует позаботиться еще на этапе постановки целей. В противном случае написание отчета будет похоже на стрельбу из лука в темноте. Может оказаться, что различные группы людей, которым предназначено одно и то же сообщение, нуждаются в различной его трактовке. Поэтому всегда принимайте во внимание:

• Кому предназначен отчет;

• Составляют ли его будущие читатели однородную группу (если нет, то какие в ней существуют подгруппы);

• Зачем им нужен отчет;

• Что необходимо включить в подготовленный для них отчет и с какой степенью подробности;

• Чего подготовленный для них отчет содержать не должен.

Нужно также заранее подумать о результатах, которых люди могут ожидать от чтения отчета. Например, они могут рассчитывать договориться о принятии какого-то обоснованного решения.

Информация о потенциальных читателях очень важна. Чем больше Вы знаете о том, что это за люди (молодые, старые, опытные, неопытные и пр.), об их квалификации и знаниях в отношении темы отчета, их возможных установках и реакциях (будет ли отчет интересным, важным или новым для них), тем лучше. Конечно, что бы Вы ни писали, это будет лучше воспринято, если предназначено конкретным людям и учитывает их положение, статус и сферу интересов. В данном случае «лучше воспринято» означает более высокую вероятность того, что они предпримут ожидаемые Вами действия.

Как удержать внимание читателей отчета?

Представьте себе, что Вам нужно быстро решить какую-либо проблему, связанную с работой Вашего компьютера. Не зная, как это сделать, Вы берете техническое руководство. Чаще всего первый взгляд на него вызывает мысль: «Это будет трудно читать». В таких случаях часто говорят, что чтение документа требует больших умственных затрат: он написан сжато, с использованием специальной терминологии и трудности его чтения очевидны.

Хорошо написанные отчеты должны обладать совершенно противоположным качеством. С первого взгляда должно быть видно, что их легко читать, поэтому решающее значение имеет хороший, доступный стиль изложения. Читатели, как правило, непроизвольно мысленно задают себе следующие вопросы: «Будет ли мне легко читать? Сколько времени потребует чтение? Пойму ли я смысл? Испытаю ли я разочарование?» и т.д. Если же, начав читать, человек быстро обнаруживает, что отчет действительно легко читается, Вы достигли многого.

В процессе работы над отчетом старайтесь не забывать о ситуациях, когда Вы были читателем, а не писателем.

Написанный текст должен быть:

• Кратким, по крайней мере настолько, насколько позволяет содержание и цель;

• Ясным и понятным;

• Точным, выражающим именно то, что нужно сказать (без постороннего материала, не имеющего прямого отношения к теме);

• Изложен на языке читателя (на приемлемом техническом уровне);

• Простым, а не сложным и запутанным;

• Логичным по структуре;

• Описательным в должной мере.

Читатели должны чувствовать, что документ написан на приемлемом для них языке, потому что им нравится, когда учитываются их точка зрения и интересы. Например, иногда нужно написать два варианта документа для технически подготовленных и для неподготовленных людей. Каждая из групп должна чувствовать, что документ предназначен именно для них.

В результате Ваши отчеты будут не только выглядеть легкими для чтения, но их действительно будет легко читать, а наградой для Вас послужит то, что их вообще прочтут.

А что обычно не нравится читателям отчетов?

Читатели надеются, что отчет не будет:

• Интроспективным (т.е. более ориентированным на его автора, чем на читателя). В большинстве деловых документов слово «Я» (»мы», «компания», «отдел» и т.п.) употребляется чаще слова «Вы». Однако фраза «Вы скоро получите больше информации» может быть уместнее и воспринята лучше, нежели «Я скоро сообщу более подробную информацию».

• Снисходительным. Читателям не нравится, когда их не воспринимают всерьез. Если автор тем или иным образом подчеркивает свое превосходство, то, как правило, ничего кроме раздражения это не вызывает.

• Предвзятым. Навязывание читателям своего личного мнения также, как правило, вызывает раздражение читателей.

• Некорректным. Есть тонкости, которые нельзя игнорировать или недооценивать. Необходимо проявлять определенную изобретательность и тщательно подбирать слова. Надо позаботиться о том, чтобы подготовленный Вами документ не вызывал чувства неловкости и не вынуждал читателя идти на ухищрения, чтобы трактовать его должным образом.

Так каким же хотят видеть отчет его читатели? Читатели хотят, чтобы отчет был понятным, читабельным, простым и естественным.

Кажется очевидным, что текст отчета (да и любого другого делового документа) должен быть ясен читателю. Однако сплошь и рядом в повседневной жизни мы встречаемся с совершенно неясными выражениями. Ясность восприятия зависит от множества элементов, но особое внимание необходимо обратить на следующие:

Использование правильных слов. Читателю должно быть ясно, о чем Вы пишете: о рекомендациях или о возможных вариантах решения, о целях (желаемых результатах) или стратегиях (путях достижения целей), о задачах или намерениях и т.п.

Использование правильных фраз. Что значит «24-часовые услуги»? Означает ли это, что услуги оказываются в течение 24 часов после обращения или в любое время суток? Что значит «личные услуги»? Значит ли это, что обслуживанием занимаются люди? Тогда это очевидное утверждение. Быть может, следовало бы объяснить пользу и суть конкретных услуг?

Выбор и расстановка слов для обеспечения ясности содержания. Например, выражение «На данном этапе соглашения таковы, что...» предполагает, что позже будет что-то еще (новый этап), в то время как у автора такого намерения вовсе нет. Выражение «около 11,27%» также неясно. Что значит «около»? Фраза «После работы до глубокой ночи отчет будет у Вас на столе сегодня после обеда» означает, что допоздна работал отчет, а не его автор.

Читабельность трудно определить теоретически, но мы все знакомы с ней по опыту. Написанное Вами должно быть подобно течению. Одна мысль должна вести к другой, должен быть выбран правильный тон, и весь документ должен иметь ясную логическую структуру.

Простота изложения существенно облегчает восприятие текста. Простота означает, что нужно употреблять простые слова, простые словосочетания, короткие предложения (но не переусердствуйте, чередуйте короткие предложения с длинными, иначе чтение текста станет похожим на пулеметную очередь!) и короткие параграфы.

Естественность восприятия текста зависит от стиля письма. Об этом более подробно будет рассказано в следующей главе