Для того чтобы в последующем такая проверка осуществлялась автоматически при сохранении файлов в форматах предыдущих версий, устанавливается флажок ПРОВЕРКА СОВМЕСТИМОСТИ ПРИ СОХРАНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ (рис. 5.10).

5. Уровень 2. Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2010

Когда файл, созданный в одной из предыдущих версий Word, сохраняется в файл Word 2010, появляется новый файл, а исходный файл остается в той же папке. Вместо этого можно преобразовать файл таким образом, чтобы файл формата Word 2010 заменил старый файл. Для этого на вкладке ФАЙЛ выбирается команда СВЕДЕНИЯ, нажимается кнопка ПРЕОБРАЗОВАТЬ.

6. Уровень 3. Закрытие файлов

Для закрытия файла используется команда ЗАКРЫТЬ вкладки ФАЙЛ или кнопка закрытия окна документа. Если перед закрытием изменения не были сохранены, то появится запрос о необходимости сохранения файла. Для одновременного закрытия всех открытых файлов и завершения работы с Word 2010 применяется команда ВЫХОД вкладки ФАЙЛ.

Если в процессе работы с файлом от момента последнего сохранения изменений до его закрытия прошло некоторое время (по умолчанию 10 минут), то срабатывает функция автосохранения документов Word. В этом случае при закрытии файла также появляется предупреждение. Однако в этом случае, даже если нажать кнопку НЕ СОХРАНЯТЬ, в течение нескольких дней сохраняется копия (черновик) файла в последней его редакции.

Автосохраненную копию текущего файла можно открыть с помощью команды СВЕДЕНИЯ вкладки ФАЙЛ, выбрав версию файла. Полученную копию можно сохранить как отдельный файл.

7.Использование шаблонов

7.1.Уровень 2. О шаблонах

Шаблоном называется документ специального типа с содержимым (таким как текст, стили и форматирование), разметкой страницы (например, полями, размером страницы, расположением колонтитула),

56

а также элементами оформления (особые цвета, границы и другие детали, обычно используемые в темах Word). Он представляет собой основу для создания документов (рис. 5.11) и при его открытии создается новый документ, имеющий все параметры открытого шаблона. Заметим, что открывается не сам шаблон, а его копия, наделяя новый документ всем своим содержимым.

Рис. 5.11. Пример шаблона

Далее пользователь работает с новым документом, включающим все элементы исходного шаблона, удаляя и добавляя информацию при необходимости. Поскольку новый документ не является шаблоном, то изменения сохраняются в документе, а шаблон остается без изменений. Таким образом, один шаблон может служить основой для неограниченного числа документов. Следовательно, за счет применения шаблонов обеспечивается единообразие оформления документов.

Шаблоны отличаются от документов не только своими функциями, но и типом файлов ШАБЛОН Word. Файлы этого типа имеют рас-

ширение dot (Word 97–2003) или dotx (Word 2007–2010).

К преимуществам использования шаблонов можно отнести следующие:

1)ускоряется процесс создания и оформления документов;

2)не нужно искать новейшую версию оформления документа. Это будет в измененном шаблоне;

3)можно не беспокоиться о случайной перезаписи более старых версий, т. к. шаблон открывает копию самого себя в виде нового документа;

4)изменение содержимого шаблона избавляет от необходимости каждый раз удалять устаревшие сведения и, тем самым, помогает сэкономить время;

57

5)устранение обновляемой информации снижает вероятность сохранения и случайной отправки документа, содержащего неверные сведения;

6)если создаваемый шаблон будет применяться другими пользователями, можно защитить его содержимое от нежелательных изменений. Например, можно задать пароль, без ввода которого редактирование шаблона будет невозможно.

7.2.Уровень 2. Создание пользовательских шаблонов

Шаблон можно создать на основе существующего документа или существующего шаблона. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1)выбрать команду СОХРАНИТЬ КАК на вкладке ФАЙЛ;

2)в открывшемся окне СОХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА указать тип файла ШАБЛОН WORD (рис. 5.12);

3)в списке папок в группе ПАПКА выбрать папку НАДЕЖНЫЕ ШАБЛОНЫ (рис. 5.12);

4)присвоить имя файлу шаблона;

5)нажать кнопку СОХРАНИТЬ.

Рис. 5.12. Сохранение файла как шаблона

Сохранение шаблона в папке НАДЕЖНЫЕ ШАБЛОНЫ помечает его как безопасный, даже если он содержит макросы и другой программный код. Поскольку макросы могут содержать вредоносный код,

58

Word накладывает ограничения на открытие документов с макросами. Если на компьютере задан рекомендуемый уровень безопасности, Word открывает любой файл шаблона, однако при этом отключает содержащиеся в нем макросы. Для шаблонов, содержащихся в папке НАДЕЖНЫЕ ШАБЛОНЫ, отключение макросов не выполняется. Word предполагает, что эти файлы безопасны, поэтому следует помещать в эту папку только те файлы, которые были получены из надежного источника.

Другим преимуществом сохранения шаблона в папке НАДЕЖНЫЕ ШАБЛОНЫ является то, что при этом значительно упрощается поиск нужного шаблона. Это позволяет находить шаблон с помощью ссылки МОИ ШАБЛОНЫ в разделе ДОСТУПНЫЕ ШАБЛОНЫ (рис. 5.13) (ФАЙЛ – СОЗДАТЬ).

Шаблон можно сохранить в любую папку, но в этом случае в разделе ДОСТУПНЫЕ ШАБЛОНЫ в папке МОИ ШАБЛОНЫ она отображаться не будет. Для отображения нужной папки в окне раздела следует предварительно изменить расположение пользовательских шаблонов следующимобразом:

1)открывается окно ПАРАМЕТРЫ WORD (ФАЙЛ – ПАРАМЕТРЫ);

2)выбирается опция ДОПОЛНИТЕЛЬНО (рис. 5.14);

3)нажимается кнопка РАСПОЛОЖЕНИЕ ФАЙЛОВ;

4)в появившемся окне РАСПОЛОЖЕНИЕ (рис. 5.15) выделяется строка ШАБЛОНЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ;

5)нажимается кнопка ИЗМЕНИТЬ;

6)выбирается нужная папка.

Рис. 5.13. Окно ДОСТУПНЫЕ ШАБЛОНЫ

59