3.1 Автоматизація робочого місця бухгалтера

Для вдосконалення управління Товариством необхідно використовувати нові методи управління і сучасні технічні засоби побудови різних інформаційних систем. І перш за все необхідно провести корінну реконструкцію його технічної і інформаційної бази на основі впровадження автоматизованої системи обліку, контролю і аудиту, до складу якої входили б автоматизовані робочі місця бухгалтера (АРМБ).

Сучасна автоматизована система обліку, контролю і аудиту будується на основі новітніх засобів обчислювальної техніки і повинна забезпечувати:

- повне і своєчасне задоволення інформаційних потреб користувачів;

- виконання контрольних і аудиторських завдань з метою отримання необхідної інформації про наявні відхилення;

- отримання комп'ютерних управлінських рішень;

- здійснення аналізу і прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства.

На СТОВ «Імені Щорса» бухгалтерський облік, контроль і аналіз не автоматизовані. В умовах інтенсифікації виробництва оперативне управління виробничою, заготівельно-збутовою, фінансовою діяльністю сільськогосподарського підприємства, складання податкової, бухгалтерської і статистичної звітності потребує автоматизації обліку. В умовах впровадження автоматизації бухгалтерського обліку, бухгалтерська інформація використовується на якісно вищому рівні та набагато ширше, ніж під час ручної обробки даних. Автоматизація робочого місця бухгалтера дає можливість терміново надавати необхідну для управління інформацію. З огляду на ці факти ручний метод ведення бухгалтерського обліку поєднується із застосуванням комп'ютерної техніки. Кінцевою метою комплексної автоматизації є створення інформаційної бази, яка б сприяла прийняттю управлінських рішень, вибору стратегії на основі аналізу господарської діяльності за різними показниками та досягненню конкурентоспроможності підприємства.

Комп'ютерна система обліку на підприємствах може створюватися за такими методиками:

- створення необхідної кількості автоматизованих робочих місць, призначених для вирішення певних облікових завдань;

- організація системної комп'ютеризації обліку, тобто об'єднання всіх автоматизованих робочих місць в єдину комп'ютерну мережу. В цьому випадку весь обсяг інформації в мережі стає доступним всім користувачам;

- створення все новіших і новіших комп'ютерних програм ведення обліку;

- використання нової апаратури, тобто встановлення новіших версій комп'ютерів на підприємстві, в яких швидкість роботи і обсяг пам'яті більші, що полегшується ведення обліку.

Найбільш уживаний спосіб для цього сьогодні - обладнання автоматизованих робочих місць для працівників, зайнятих на найбільш трудомістких ділянках облікової роботи. Автоматизоване робоче місце - це робоче місце спеціаліста, яке обладнане персональним комп'ютером і комплексом програм для виконання спеціалістом функцій з обробки інформації.

Автоматизоване робоче місце дозволяє автоматизувати облік праці та її оплати, ведення особових рахунків працівників господарства, виготовлення платіжних документів; дозволяє автоматизувати ведення виробничого і фінансового обліку, включаючи ведення регістрів аналітичного обліку по всіх рахунках, Головної книги, складання податкової, бухгалтерської та статистичної звітності. Також дає можливість здійснювати з відділенням банку обмін платіжними документами в електронному вигляді, а також організувати ділову переписку з контрагентами засобами електронної пошти.

Для умов сільськогосподарського підприємства в його склад доцільно включати автоматизовані робочі місця: керівника (обліковця) рослинницьких підрозділів; тваринницьких підрозділів; керівника (нормувальника) промислового підрозділу; керівника (обліковця) машинно-тракторного парку; агронома; зоотехніка; інженера-механіка; бухгалтера з обліку витрат на виробництво; бухгалтера з обліку основних засобів тощо.

При великому обсязі документації щодо руху товарно-матеріальних цінностей, реалізації продукції, обліку роботи автомобілів, тракторів тощо можна додатково обладнувати автоматизовані робочі місця обліковців (диспетчерів), бухгалтерів з обліку готової продукції та її реалізації, матеріальних цінностей, основних засобів і та ін.

Нині на програмному ринку пропонується декілька програмних комплексів для автоматизації бухгалтерського обліку: "1С:Бухгалтерія", "Дебет-Плюс" та ін., а також розроблена спеціально для сільськогосподарських підприємств програма «1С:Бухгалтерія» для сільськогосподарських підприємств. Програма дозволяє вести облік декількох підприємств в одній інформаційній базі, забезпечує систему авторизації, контролю і обмеження прав користувачів. Для ведення обліку "1С:Бухгалтерія 7.7 для України" надає:

- план рахунків, містить типові настройки аналітичного, валютного і кількісного обліку практично для всіх розділів бухгалтерського обліку;

- набір довідників для формування первинних документів і ведення списків об'єктів аналітичного обліку;

- набір документів, призначених для введення, зберігання і друку первинних документів і автоматичного формування бухгалтерських операцій;

- набір констант, використовується для настройки загальних параметрів ведення обліку в конкретній організації;

- набір стандартних звітів, який дозволяє отримувати дані бухгалтерського обліку в різних розрізах по будь-яких розрахунках, будь-яких об'єктах аналітики;

- набір регламентованих звітів (податкових, бухгалтерських і ін.);

- спеціальні режими обробки документів і операцій, які виконують сервісні функції;

- підбір рахунків з можливих допустимих кореспонденцій при ручному введенні проведень;

- режим типових операцій;

- вбудовані засоби тестування і виправлення інформаційної бази;

- режим проглядання журналу історії роботи користувачів.

Первинні документи і регламентовані звіти друкуються на українській мові.

Програма «1С:Бухгалтерія» для сільського господарства розроблена для автоматизації ведення бухгалтерського обліку на сільськогосподарських підприємствах та дозволяє вести документацію щодо руху товарно-матеріальних цінностей, худоби, реалізації продукції, обліку роботи автомобілів, тракторів, обліку рослинництва тощо.

Дана програма має ряд особливостей:

1. При розробці конфігурації велика увага була приділена можливості накопичення, аналізу та розподілу затрат по різних видах діяльності підприємства із наступним отриманням їх фактичної собівартості. Затрати по підприємству накопичуються в розрізі видів діяльності, підрозділів і видів затрат.

2. Реалізований облік готової продукції. На протязі всього виробничого циклу (року) облік готової продукції ведеться в планових цінах. В кінці року розраховується фактична собівартість готової продукції, визначаються калькуляційні відхилення фактичної собівартості від планової з наступним розподілом калькуляційних різниць.

3. Реалізований облік допоміжного та переробного виробництв з можливістю аналізу затрат як по допоміжному виробництву, так і по підрозділу, для якого виконувались роботи.

4. Реалізований облік робіт автотранспорту та сільськогосподарської техніки.

5. Реалізована обробка шляхових листів з можливістю розрахунку норми списання палива, обліку переміщень та списання ПММ, розрахунку зарплати водіїв і помічників.

6. Забезпечена можливість розрахунку фактичної собівартості кілометра пробігу, тонно-кілометра перевезень, фізичного гектара та гектара умовного оброблення.

7. Реалізований облік тваринництва . Облік рогатої худоби ведеться як в сумарному вираженні, так в головах і в живій вазі.

8. Програма адаптована до ведення багатофірмового обліку. Це дає можливість вести облік на декількох сільськогосподарських фірмах із отриманням зведеної звітності, включаючи головну фірму і віддалені філіали.

9. Реалізований податковий облік. Існує декілька схем обліку ПДВ, які відповідають законодавству України.

Крім того, в настройці є можливість ведення розрахунків по паях.

В настройці наявний набір стандартних бухгалтерських и спеціальних звітів. Можливо автоматичне формування статистичної звітності (форми 50-сг, 24-сг, 21-заг, 16-сг та ін.)

Дана програма розроблена на основі ПП «1С:Підприємство 7.7» і являє собою рішення для автоматизації обміну даними (інформацією про гривневі платіжні доручення й банківські виписки) між ПП «1С:Підприємство 7.7» і системами « Клієнт-Банк» за допомогою файлів імпорту-експорту, що дозволяє уникнути подвійного введення інформації при виконанні платіжних операцій.

Враховуючи те, що бухгалтерський облік, контроль і аналіз на СТОВ «Ім. Щорса» не автоматизовані, пропонується СТОВ «Ім. Щорса» впровадити в дію програму «1С:Бухгалтерія» для сільськогосподарських підприємств. Дана програма дозволяє вести документацію щодо руху товарно-матеріальних цінностей, худоби, реалізації продукції, обліку роботи автомобілів, тракторів, обліку рослинництва, та користується великим попитом серед сільськогосподарських підприємств так як має ряд, вищезазначених, особливостей.