5

Вопрос 25 Каковы этапы разработки номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематизированный список заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января каждого календарного года.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

1. Определение круга документов для включения в номенклатуру.

Основное требование к номенклатуре – охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом учитывается документация как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел организации.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (т.н. переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники, периодические издания и т.д.).

2. Составление заголовков (наименований) дел:

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, т.к. именно по заголовку дела производится поиск документов. Он содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы, сметы расходов, договоры и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.

В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

При группировки в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа во множественном числе, автор и год: «Приказы генерального директора по основной деятельности за 2005 г.», «Протоколы заседаний Совета директоров за 2005 г.».

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность: «Сводный бухгалтерский баланс за 2005 г.», «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института за 2005 г.».

Понятие дело употребляется в заголовках дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, например: Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея в г.Бологое.

При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указывается в именительном падеже.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы по закупкам форменной одежды (копии счетов, сертификаты качества, акты приема-сдачи)».

Термин «документы» также применяется в заголовках дел, состоящих из приложений к каким-либо документам, например: «Документы к протоколам заседаний Совета директоров».

Использование термина материалы и документальные материалы неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом (ГОСТ Р 51141-98).

В наименовании дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:

- если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела: «Переписка с фирмой «Интерчас» о выполнении контракта по поставкам часов и комплектующих материалов».

- если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно: «Переписка с органами власти и управления».

- если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (регион, край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в математических олимпиадах».

- в случае переписки с разными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос: «Переписка об организации международной конференции «Женщины и бизнес», «Переписка об аренде складских помещений».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то сначала составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.