6. Информационно-справочные и информационно-аналитические документы.

Основное предназначение документа — ретрансляция информации, закрепленной на материальном носителе. Поэтому основной функцией документа является информационная коммуникация.

В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствует три категории документов:

• Документы, ориентированные в определенном направлении: СВЕРХУ ВНИЗ (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции).

• И СНИЗУ ВВЕРХ (докладные записки, заявления, жалобы);

• Документы ДВУСТОРОЕИЕГО/МНОГОСТОРОННЕГО ДЕЙСТВИЯ, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы, акты, протоколы).

Т.о., подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для издания распорядительных документов. Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. Имеется и статусное отличие – информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения. " "

КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. По способа-отражения информации

*Информационно-справочные(телеграммы, телефонограммы, переписка, докладные, служебные, объяснительные записки, представления и т.п.).

*Информационно-аналитические (создаются путем синтетической переработки, осмысления информации. Это: справки, акты, списки, отзывы, рецензии и т.п.).

2) По степени юридической значимости

• Документы, содержащие информацию, подлежащую обязательной переработке, (являются основанием для определенных действий), т.е. устанавливают ФАКТ (акты, протоколы, справки, номенклатуры дел).

• Документы передающие информацию рабочего/делового характера (письма, протоколы, докладные, служебные, объяснительные записки).

1. По способу составления

*Издаваемые коллегиальным органом (акты, телеграммы, письма, справки и др.) *Авторские (докладные, служебные, объяснительные записки, представления, телефонограммы, письма)

4) По способу связи:

*Традиционные (на бумажных материальных носителях);

*Электронные (факсимиле, телеграммы, телефонограммы, электронная почта)

5) По адресату:

*исходящие из организации и поступающие (письма, справки, телеграммы, телефонограммы)

*внутренние ( записки, акты, протоколы)

Основные функции исд

1. Транслирующая функция заключается в передаче информации в пространстве. Такую функцию выполняют все документы ИСД. Например, письмо-напоминание об окончании срока аренды; докладная записка о нарушениях графика работы отдела кадров и т.д.

2. Доказательная функция характерна документам, цель которых заключается в закреплении факта, события на материальном носителе. Такой функцией обладают акты, протоколы, справки.

3. Аккумулятивная функция ИСД позволяет накапливать информацию и транслировать ее в пространстве и во времени. Такую функцию выполняют перечни, сводки, аналитические записки и т.д.

4. Познавательной (информационной) функцией надел каждый документ ИСД, особенно информационные и рекламные письма. Она сводиться к передаче в документе новых данных.

Таким образом, информационно-справочная документация:

*фиксирует, транслирует информацию руководителю, необходимую для эффективного функционирования организации;

*является одним из юридических оснований для издания распорядительных документов (например, заявление об увольнении);

*является средством связи внутри организации и между фирмами, учреждениями, предприятиями.

Отличительной характеристикой информационно-справочных документов является их смешанный статус: некоторые документы обладают юридической силой (утвержденные акты, протоколы), другие составляются для сведения. Поэтому ИСД подразделяются на директивные (побуждающие к действию, например, письма вышестоящих организаций с требованием что-то осуществить) и информационные, исполнять которые необязательно, например, письмо-приглашение и т.д.