24. Формуляр текстового документа и его развитие

24. Формуляр текстового документа и его развитие.

План: понятие «формуляр» документа: особенности материального носителя, состав реквизитов, конструкционная сетка. текстовый документ как результат текстового документирования. состав реквизитов документов на первых этапах развития делопроизводства. изменения в материальных носителях и составе реквизитов в 18-19 вв. современные требования к формуляру управленческого документа.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Иначе говоря, формуляр документа – это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, отдельного вида документа.

Предназначенность документа для хранения и передачи информации в пространстве и времени обусловливает его специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и т. п.

Эта специальная конструкция обеспечивает выполнение документами их главной функции, давая возможность быть удобными для перемещения в пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, приспособленными для физиологических возможностей чтения сообщения.

Сейчас согласно последнему ГОСТу рекомендуется использовать 30 реквизитов, среди которых: текст, государств. Герб РФ, наименование организации, дата док-та, подпись, оттиск печати и др.

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности. Для разметки используется конструкционная сетка - пересечением вертикальных и горизонтальных линий на листе бумаге установленного формата в зоне расположения документа, ограниченной служебными полями.

Вообще документ является результатом различного документирования, если говорить о текстовом док-те, то он является результатом текстового документирования – записыванием речи слогово-буквенным письмом.

Следует отметить, что до начала 18 века в законодательстве не были закреплены нормы оформления документов. Начало этому было положено Генеральным регламентом Петра I.

Внедрение в процесс документирования бланков, служившие образцом для составления и оформления официальных документов, продолжили традицию законодательного закрепления требований к оформлению управленческих документов.

Форма бланков советских учреждений была установлена постановлением Совета народных комиссаров (СНК) «О форме бланков государственных учреждений» в 1918 г. Обязательными реквизитами бланка определены название ведомства, название учреждения, структурная часть, дата документа, номер документа, адрес учреждения.

В 1920-е годы появляются первые государственные стандарты на документы, в которых основное внимание обращено на состав реквизитов и их размещение на стандартных листах бумаги. Каждое учреждение должно было иметь два вида бланков организационно-распорядительной документации: бланки для служебных писем и бланки для всех других видов документов.

В 1972 г. утвержден стандарт на организационно-распорядительную документацию – ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец», содержащий перечень из 26 реквизитов с закреплением за каждым реквизитом строго определенного места

ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Общие положения» установил обязательные требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу таким документам. Состав реквизитов: наименование организации-создателя, местонахождение организации-создателя или почтовый адрес, наименование документа, дата изготовления документа, код лица, ответственного за правильность изготовления документа (или код лица, утвердившего документ). Последний реквизит должен содержать идентификационный код, должность, фамилию.

Последний принятый ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Согласно ему состав реквизитов равняется 30. Также в нем прописано требования к бланкам. Несмотря на это ГОСТ является рекомендуемым, что отмечено в его разделе «область применения»