15. Номенклатура дел требования к составлению, их регламентация в нормативно-методических документах

15. Номенклатура дел: требования к составлению, их регламентация в нормативно-методических документах.

План: определение номенклатуры и её назначение в делопроизводстве организации; виды номенклатуры; основные документы, которыми следует руководствоваться при составлении номенклатуры; методика разработки номенклатуры дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Она предназначена для: - классификации документов;- порядка формирования дел в делопроизводстве; - учета дел;- группировки исполненных документов в дела;- систематизации дел; - индексации дел; - составления описей при сдаче документов постоянного и временного сроков хранения в архив; - учета в архиве документов временного сроков хранения документов.

Виды номенклатур: Типовая номенклатура дел разрабатывается в целях унификации документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения.

В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года.

Методика разработки номенклатуры дел: Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов: определение круга документов для включения в номенклатуру; составление заголовков (наименований) дел; разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел; определение сроков хранения дел; определение системы индексации и установление индексов дел; оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации - При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций. В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров. Составление заголовков дел. Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, и т.д.